Quais são os conceitos fundamentais da gestão de processos?

Antes de utilizar o módulo Fluxos, é importante conhecer alguns conceitos que fazem parte da gestão de processos. Eles ajudam a compreender como um processo é estruturado, quem participa dele, quais são suas entradas e saídas e como seu desempenho pode ser acompanhado e melhorado. Neste artigo, você vai conhecer os principais conceitos que servem de base para a gestão de processos e que ajudam a interpretar e construir os processos dentro do Qualiex.

🧭 Gestão de processos

Toda organização funciona por meio de processos: uma sequência de atividades que se repete no dia a dia. Por exemplo: receber e atender um cliente, aprovar um documento ou realizar uma compra. A gestão de processos consiste em organizar e acompanhar essas atividades para que sejam executadas de forma padronizada e possam ser continuamente melhoradas.

Na prática, envolve conhecer, padronizar, acompanhar e melhorar como o trabalho é realizado. Isso traz mais previsibilidade, preserva o conhecimento e reduz erros e retrabalhos.

🧩 Processo, subprocesso e macroprocesso

Os três termos representam diferentes níveis de detalhe do trabalho realizado pela organização:

Processo: conjunto de atividades relacionadas que transforma uma entrada em um resultado. Ex.: contratar um novo colaborador.
Macroprocesso: reúne processos relacionados a um objetivo mais amplo. Ex.: Gestão de Pessoas, que pode incluir recrutamento, admissão e treinamento.
Subprocesso: detalha uma parte específica de um processo. Ex.: realizar exames admissionais dentro do processo de admissão.

A relação entre os três é como a de uma estrutura que se abre em níveis. Um macroprocesso pode ser dividido em vários processos, e um processo pode ser detalhado em subprocessos. Assim:

Gestão de Pessoas (macroprocesso) → Admissão (processo) → Realizar exames admissionais (subprocesso)

🔄 O que é um fluxo

O fluxo representa como um processo acontece, mostrando a sequência das atividades, as decisões, os responsáveis e os caminhos que podem ser seguidos. Enquanto o processo representa o o quê — aquilo que precisa ser realizado e seu resultado —, o fluxo representa o como, mostrando como o trabalho acontece na prática.

🔁 Ciclo de vida: versão, revisão e aprovação

Os conceitos de versão, revisão e aprovação estão relacionados ao ciclo de vida de um processo dentro da gestão de processos. Eles ajudam a controlar as diferentes etapas pelas quais um processo passa, desde sua criação ou alteração até sua disponibilização para uso.

Versão

Representa uma nova edição do processo, utilizada quando há uma alteração relevante em sua estrutura ou conteúdo.
Cada vez que uma nova versão é criada e aprovada, ela substitui a anterior como versão vigente, mantendo o histórico completo de todas as versões anteriores.
Possui uma numeração sequencial, como v1, v2 e v3.
Identifica o estado vigente do fluxo aprovado.
É imutável após aprovação, garantindo rastreabilidade.

Revisão

Representa o estágio de elaboração e análise de alterações dentro de uma versão existente.
É utilizada para propor ajustes, atualizações ou melhorias no fluxo, sem afetar a versão vigente até que a aprovação seja concluída.
É criada a partir da versão vigente, herdando todos os dados e vínculos existentes.
Após a aprovação, gera automaticamente uma nova versão e arquiva a anterior.

Aprovação

É a etapa em que o processo é analisado e validado por quem possui autoridade para aprová-lo antes de sua utilização.
Durante a aprovação, a versão em análise não substitui a versão vigente.
Após a aprovação, a nova versão passa a ser a versão vigente.

Esse ciclo contribui para manter os processos atualizados, controlados e rastreáveis, garantindo que as pessoas tenham acesso à versão correta e que alterações passem pelas etapas definidas pela organização.

🔄 Estados do fluxo e regras de edição

Um fluxo passa por diferentes estados ao longo de seu ciclo de vida. Cada estado representa uma etapa diferente, desde a elaboração até a aprovação, e indica a situação atual do fluxo.

Em Elaboração: é a fase de desenvolvimento do fluxo. Nesse estado, o desenho pode ser editado e o fluxo pode ser enviado para avaliação.
Aguardando Avaliação: indica que o fluxo está em análise na Avaliação Inicial. Nessa etapa, o desenho não pode ser editado, mas é possível incluir anexos e comentários.
Em Fluxo: indica que o fluxo está passando pelo processo formal de aprovação da categoria. Durante essa etapa, a edição do desenho permanece bloqueada até a conclusão da aprovação.
Reprovado: indica que o fluxo não foi aprovado e precisa de ajustes. A edição é liberada e, após a primeira alteração, o fluxo retorna automaticamente para Em Elaboração.
Aprovado: indica que o fluxo foi aprovado e está vigente e publicado. O desenho não pode ser editado diretamente; alterações futuras exigem a criação de uma nova revisão.

🗺️ Modelagem de processos

Modelar um processo é representá-lo graficamente, transformando em um diagrama as atividades, decisões, responsáveis e caminhos que fazem parte do fluxo. No módulo Fluxos, essa representação torna o processo visual, consultável e compartilhável, facilitando seu entendimento e gestão.

📐 Notação BPMN

Para que os processos sejam representados de forma padronizada, o módulo Fluxos utiliza a BPMN (Business Process Model and Notation), uma notação reconhecida internacionalmente para modelagem de processos.

Os principais elementos da BPMN são:

Eventos marcam acontecimentos ao longo do processo, com destaque para o início e o fim — o ponto onde tudo começa e onde se encerra.
Atividades ou tarefas representam o trabalho que é realizado, ou seja, cada ação que precisa ser executada dentro do processo.
Gateways são os pontos de decisão e desvio, onde o caminho pode se dividir ou se juntar conforme uma condição — como o momento em que a solicitação de compra segue por um rumo ou por outro dependendo do valor.
Fluxos de sequência são as setas que conectam os elementos e indicam a ordem em que as etapas acontecem.
Pools e lanes (piscinas e raias) organizam o diagrama por responsáveis, separando visualmente quem faz o quê — cada raia agrupa as atividades de uma determinada pessoa, área ou sistema.

🔎 O detalhamento de cada elemento e suas variações pode ser consultado nos seguintes artigos:

🎯 Conclusão

Com esses conceitos em mente, o uso do módulo Fluxos se torna mais natural. Essa base ajuda a interpretar os modelos existentes e a construir novos fluxos de forma mais consistente, entendendo o papel de cada elemento e as etapas pelas quais um processo passa. Assim, você consegue representar, controlar e acompanhar os processos de forma mais clara e estruturada dentro do Qualiex.