Como enviar um documento em criação no módulo Documentos?

CONem sempre o documento está pronto para entrar em vigor de uma vez. O módulo Documentos permite enviar o documento deixando-o "Em criação" — ou seja, cadastrado e guardado, mas ainda em elaboração, para você concluir em outro momento. Todo envio passa pelo assistente "Novo Documento", e é ali que você escolhe deixar o documento em criação.

✦ Antes de começar

Acessando o módulo

Enviando o documento

1. Abra a pasta onde o documento vai ficar e clique em "Novo documento".

2. No assistente "Novo Documento", escolha a fonte do conteúdo:

• "Enviar arquivo": para enviar um arquivo do seu computador;

• "Google Docs": para criar online, diretamente no módulo Documentos. Caso opte pelo Google Docs, irá escolher a extensão do documento: docx ou xlsx.

2. Preencha os campos abaixo:

• Nome do documento: informe o nome que identificará o documento no sistema.
• Revisão inicial: defina o número da revisão atual do documento.
• Categoria: selecione a categoria à qual o documento pertence. Ela é utilizada para organizar os documentos e aplicar configurações específicas, quando houver.
• Pasta: vem preenchido com a pasta selecionada.
• Responsável: selecione o usuário responsável pela gestão do documento, como acompanhamento de revisões e atualizações. 🔎 Veja: Como definir um responsável pelo documento e o que isso significa?
• Local: defina o local ao qual o documento está relacionado. Esse campo permite organizar os documentos por unidade, setor ou estrutura cadastrada nas Configurações > Locais.
• Descrição: insira uma breve descrição sobre o conteúdo ou objetivo do documento para facilitar sua identificação.

• Próxima revisão: informe a data prevista para a próxima revisão do documento.
• Validade: defina a data de validade do documento, caso ele tenha um período de vigência determinado. Caso ultrapasse essa data e o documento não tenha sido revisado, ele se tornará obsoleto no sistema.

• Em "Status do documento", selecione "Em criação" e clique em "Próximo".
  
  

Formulário adicional

Caso a categoria tenha um formulário vinculado, a próxima aba é Formulário, onde você irá preencher os campos adicionais configurados.

Documento controlado

Caso não exista o vínculo com formulário na categoria, o sistema irá avançar para a aba Documento controlado, onde é possível configurar regras próprias para o controle de cópias físicas para esse documento.

• Defina esse documento como exceção a regra de documento controlado definida na Categoria do Documento: ao marcar, o documento deixa de seguir as regras da categoria e passa a usar as próprias configurações de controle e impressão.

• Gerenciar o controle de cópias físicas para rastreamento e conformidade: quando habilitada, o sistema permite controlar a distribuição e o rastreamento das cópias físicas desse documento. Quando desabilitada, esse controle não é realizado, e o documento não terá gerenciamento de cópias físicas.

• Quantidade de cópias físicas: quando a opção acima está ativada, é possível definir uma quantidade máxima de cópias físicas diferente da estabelecida na categoria.

3. Após finalizar, clique em "Enviar" (ou "Criar documento", se a fonte escolhida foi o Google Docs), e o sistema irá exibir a mensagem "Documento enviado com sucesso" e o documento entra na pasta com o status "Em criação", pronto para você retomar e concluir depois.

• Enviar arquivo: o documento é criado com o status Em criação, permitindo que você o edite em um aplicativo do seu computador, como o Microsoft Word. Após concluir as alterações, basta enviar o arquivo atualizado para o sistema e finalizar a elaboração.

• Google Docs: o editor online do Google Docs é aberto para que você crie ou edite o documento diretamente no navegador. As alterações são salvas no próprio editor e ficam integradas ao sistema.

Assim, seu documento ficará com o status "Em criação", indicando que ele ainda está em construção e pode ser editado antes de ser enviado para aprovação.

 Como concluir um documento em criação 

1. Para concluir a elaboração do documento, acesse o menu de contexto (⋮) e selecione a opção "Concluir elaboração".

2. Clique na aba "Associações", mantenha a checkbox "Concluir elaboração" habilitada e clique em "Salvar e concluir".

Confirmar modelo de cabeçalho/rodapé

Caso exista um modelo de cabeçalho e rodapé configurado para a pasta e categoria do documento, o sistema irá exibir uma janela para confirmar o modelo que será aplicado ao documento.

• Com um ou mais modelos configurados: você irá escolher qual modelo de cabeçalho será aplicado nesse documento. É possível selecionar um modelo específico ou utilizar a opção "Sem modelo", para não aplicar nenhum modelo ao documento.
• Com um modelo de cabeçalho obrigatório: o sistema irá informar que o modelo de cabeçalho configurado é obrigatório. Clique em "Confirmar e concluir" para avançar.

Fluxo de aprovação

O que acontece após configurar o modelo de cabeçalho e rodapé, depende do fluxo associado à pasta/categoria:

• Sem fluxo de aprovação configurado: o documento já é enviado como vigente.
• Com um fluxo não obrigatório associado: aparece a janela "Selecionar fluxo de aprovação". Você pode escolher um fluxo (o documento muda o status para "Em fluxo") ou clicar em "Ignorar fluxo de aprovação" (o documento vai direto a Vigente).

• Com fluxo obrigatório: aparece "Fluxo de aprovação obrigatório" — aqui não há como ignorar; o documento entra irá passar por fluxo obrigatoriamente.

🔎 Sobre aprovar/reprovar no fluxo, veja Como aprovar ou reprovar um documento em um fluxo de aprovação.

Após concluir o fluxo de aprovação, o documento terá seu status alterado para "Vigente" e poderá ser consultado pelos usuários que possuam permissão para visualizá-lo.

⚠️ Comportamentos importantes

• "Próximo" só habilita com o essencial preenchido. É preciso ter Nome, Categoria e uma fonte de conteúdo (arquivo enviado ou Google Docs) — sem isso, o botão fica indisponível.
• "Em criação" é um rascunho. O documento fica guardado e editável; ele só passa a valer quando for concluído (como vigente) ou aprovado em um fluxo.

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