Quando um documento entra em um fluxo de aprovação, seu status muda para "Em fluxo" aguardando a decisão dos aprovadores de cada etapa. Se você é aprovador, é aqui que registra a sua avaliação — aprovando (para o documento seguir) ou reprovando (para ele voltar e ser ajustado). Em ambos os casos, é obrigatório informar uma observação, garantindo o registro do motivo da decisão.
✦ Antes de começar
Você precisa ser aprovador da etapa atual do fluxo. A forma mais direta de registrar a decisão é pelo próprio documento (menu de opções ⋮ → "Fluxo de aprovação"). Os documentos com pendência de aprovação também costumam aparecer na aba "Em Fluxo" da Visão Pessoal.
🔎 Veja Visão Pessoal: como acompanhar minhas atividades no módulo Documentos.
Como o documento entra no fluxo
É possível enviar um documento para o fluxo no momento em que ele é concluído, em três cenários:
- Concluir a elaboração de um documento em criação.
- Enviar um documento como Concluído (Vigente).
- Concluir o processo de revisão.
O comportamento do sistema depende da configuração do fluxo associado à pasta/categoria:
- Com um fluxo obrigatório, aparece o aviso "Fluxo de aprovação obrigatório" e basta confirmar em "Aplicar fluxo obrigatório".
- Com um fluxo não obrigatório (apenas ativo), aparece a janela "Selecionar fluxo de aprovação", e você escolhe se irá enviar o documento em fluxo ou ignorá-lo, enviando o documento como concluído.
- Caso tenha mais de um fluxo configurado para a categoria/pasta, você irá escolher qual deve ser aplicado.
🔎 Para configurar o fluxo, veja Como cadastrar um fluxo de aprovação e definir etapas e aprovadores.
Registrando sua decisão
- Abra o menu de opções (⋮) do documento e clique em "Fluxo de aprovação".
2. Antes de aprovar o documento, você pode visualizar as informações do fluxo, como a etapa atual, o elaborador e todas as etapas configuradas. Quando o fluxo estiver na etapa em que você é um dos aprovadores, a opção Aprovar será exibida ao lado do seu nome. Clique nela para abrir a janela de avaliação.
3. Na janela "Registrar decisão", você pode escolher entre "Aprovar" ou "Reprovar" o fluxo.
4. Observação (obrigatório): informe o motivo da sua decisão. Esse campo deve ser preenchido tanto na aprovação quanto na reprovação da etapa, registrando a justificativa da avaliação realizada.
Ao aprovar:
- Para aprovar, mantenha a opção "Aprovar" selecionada.
- Observação (obrigatório): registre o parecer sobre a aprovação do fluxo.
- Para finalizar, clique em "Confirmar".
- Caso seja a última etapa do fluxo, o documento se torna Vigente.
- Se houver próximas etapas, o fluxo avança para a etapa seguinte e o documento continua "Em fluxo" até que o fluxo seja concluído.
Ao reprovar:
- Para aprovar, clique na opção "Reprovar.
- Em um fluxo de uma etapa, o documento irá retornar ao elaborador (status "Em criação") para ajustes.
- A partir da segunda etapa, você escolhe para qual etapa/status deseja retornar o documento: é possível devolver para uma etapa anterior do fluxo ou para o elaborador ("Em criação").
- Retornar para o elaborador (Em criação): o documento volta para o responsável pela elaboração, que poderá realizar os ajustes necessários e enviá-lo novamente para o fluxo de aprovação.
- Retornar para uma etapa anterior do fluxo: o documento retorna para a etapa selecionada, permitindo que o aprovador responsável revise as alterações realizadas e registre uma nova decisão, aprovando ou reprovando a etapa.
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Observação (obrigatório): informe o motivo da reprovação do fluxo. Utilize esse campo para descrever os ajustes que precisam ser realizados no documento ou qualquer outra informação que ajude o usuário a entender o motivo da reprovação.
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Para finalizar, clique em "Confirmar".
⚠️ Comportamentos importantes
- A observação é obrigatória — inclusive ao aprovar. Sem preencher a "Observação", o botão "Confirmar" não é habilitado.
- A reprovação não é sempre para o começo. Em fluxos de mais de uma etapa, quem reprova decide se o documento volta uma etapa ou retorna ao elaborador.
Perguntas frequentes
Como faço para "enviar" um documento para o fluxo? Não há envio manual. O documento entra no fluxo ao ser concluído: se a pasta/categoria tem um fluxo obrigatório, ele é aplicado automaticamente ("Aplicar fluxo obrigatório"); se o fluxo é não obrigatório, você o escolhe na janela "Selecionar fluxo de aprovação".
Reprovei um documento. Ele volta para onde? Em fluxo de uma etapa, volta ao elaborador ("Em criação"). Em fluxos com mais etapas, você escolhe: uma etapa anterior ou o elaborador.