Quando o documento é revisado e há um fluxo de aprovação aplicado para à sua pasta ou categoria, a nova versão não se torna vigente ainda: ela passa pelo fluxo e só se torna vigente depois de aprovada. O começo é igual ao de uma revisão comum — muda o desfecho, que agora inclui a aprovação.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Revisar" habilitada na pasta ou documento. A pasta/categoria deve ter um fluxo de aprovação associado. 🔎 Veja Como cadastrar um fluxo de aprovação e definir etapas e aprovadores.
Importante: só é possível revisar arquivos com o status vigente.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Revisando documentos com fluxo de aprovação
O início do processo é igual ao de uma revisão sem fluxo: você inicia o processo de revisão, realiza as alterações necessárias e conclui a revisão. A diferença está na etapa final, em que é necessário selecionar o fluxo de aprovação que será utilizado.
🔎 Para consultar o passo a passo de como iniciar o processo de revisão, acesse o artigo [Como revisar um documento sem fluxo de aprovação.]
Concluindo a revisão com fluxo de aprovação
Após clicar para "Concluir " na aba "Associações", o sistema direciona para a janela de seleção do fluxo de aprovação.
O que acontece ao concluir depende do fluxo associado à pasta/categoria:
- Com um fluxo não obrigatório associado: aparece a janela "Selecionar fluxo de aprovação". Você pode escolher um fluxo (o documento muda o status para "Em fluxo") ou clicar em "Ignorar fluxo de aprovação" (o documento vai direto a Vigente).
- Com fluxo obrigatório: aparece "Fluxo de aprovação obrigatório" — aqui não há como ignorar; o documento entra irá passar por fluxo obrigatoriamente.
🔎 Sobre aprovar/reprovar no fluxo, veja Como aprovar ou reprovar um documento em um fluxo de aprovação.
Ao finalizar o fluxo, o documento volta a Vigente com o número da revisão incrementado (ex.: Rev. 0 → Rev. 1) e a data de próxima revisão é recalculada, caso haja uma periodicidade de revisão configurada na categoria.
⚠️ Comportamentos importantes
- A nova versão só publica após a aprovação. Enquanto o fluxo não é concluído, o documento fica "Em fluxo"; a versão anterior continua sendo a vigente até a aprovação.
- Não é preciso que o fluxo seja obrigatório. Basta haver um fluxo ativo associado à pasta/categoria para a janela "Selecionar fluxo de aprovação" aparecer ao concluir a revisão — e você decide entre usá-lo ou ignorá-lo.