Um fluxo de aprovação define quem precisa aprovar um documento — e em que ordem — antes de ele se tornar vigente. É assim que a sua organização garante que nada entra em vigor sem passar pelas pessoas certas. Os fluxos são cadastrados em Configurações › Fluxos de Aprovação, uma área compartilhada por vários módulos do Qualiex, e você define nele as etapas e os aprovadores de cada etapa.
✦ Antes de começar
Para cadastrar um fluxo, é necessário ter a permissão Gerenciar fluxos de aprovação definida no papel em Papéis e Permissões nas Configurações.
Cadastrando o fluxo
1. Acesse as Configurações do Qualiex pelo menu de módulos.
2. Acessa a aba "Fluxos de aprovação" e clique em "Adicionar".
Aba GERAL
Na aba Geral, preencha os campos cadastrais do fluxo.
- Informe o Nome do fluxo e, em Módulo, selecione "Documentos". (Ao escolher o módulo, aparecem os blocos "Avançado" e "Obrigatoriedade do fluxo".)
- No bloco Avançado, defina em quais categorias o fluxo deve ser aplicado. Não é um campo obrigatório. Caso o campo fique em branco, irá aplicar em todas as categorias das pastas selecionadas.
3. Em seguida, defina as Pastas do documento (obrigatório) em que o fluxo será aplicado por meio das checkboxes correspondentes.
4. Em Notificações, é possível ativar a opção "Notificar Usuários da Etapa" para avisar os responsáveis quando a etapa iniciar.
5. Em Obrigatoriedade do fluxo, ligue o toggle se desejar que o fluxo seja obrigatório nas pastas/categorias definidas — assim os documentos passarão por ele automaticamente. Importante: não é possível definir mais de um fluxo obrigatório para uma mesma pasta.
⚠️ Importante
Caso o fluxo não seja obrigatório, o usuário irá escolher se deseja aplicar o fluxo ou ignorá-lo, enviando o documento como vigente.
É possível definir mais de um fluxo para uma mesma pasta, e você irá selecionar qual fluxo irá aplicar no momento de enviar o documento.
Aba DEFINIÇÃO DO FLUXO
Clique na aba "Definição do Fluxo" para criar as etapas, e vincular os responsáveis pela aprovação. Devemos definir as seguintes informações:
Para cada etapa, devemos definir as seguintes informações:
- Nome da etapa (obrigatório): O fluxo já começa com uma etapa chamada "Aprovação", mas é possível alterar caso seja necessário.
- Texto orientativo: se for necessário alguma orientação sobre a etapa do fluxo de aprovação, insira nesse campo.
- "Todos devem aprovar para avançar": marque se é obrigatório que todos aprovem para avançar a etapa, ou deixe desmarcado para não ser obrigatório.
Se é obrigatório todos aprovarem para avançar a etapa e se o aprovador for um "grupo de usuários" quando uma pessoa desse grupo aprovar já será possível avançar para a próxima etapa.
4. Clique em ADICIONAR APROVADOR: na janela "Selecionar aprovador", escolha Usuário ou Grupo de usuários e selecione quem aprova. Neste campo, serão exibidos os usuários que tem a permissão "Fluxo de aprovação" habilitadas nas pastas selecionadas na aba anterior.
É possível selecionar quantos aprovadores forem necessários.
Para usuário, é possível selecionar um usuário específico ou deixar "a definir", que será definido no momento que o fluxo for iniciado.
5. Para incluir mais etapas, use ADICIONAR NOVA ETAPA. Você pode inserir quantas etapas forem necessárias.
Ao terminar de configurar o fluxo, clique no ícone de salvar (✔), no topo. O sistema irá exibir a mensagem "Registro adicionado com sucesso".
⚠️ Comportamentos importantes
- Defina as pastas antes de escolher o aprovador. A lista de usuários da etapa só é preenchida depois que você seleciona as Pastas do documento — sem pasta, ela aparece vazia ("Nenhum item encontrado").
- "Obrigatoriedade" é o que faz o fluxo entrar em ação sozinho. Com ela ligada, os documentos das pastas/categorias definidas passam pelo fluxo automaticamente ao serem concluídos.
Perguntas frequentes
Posso ter mais de uma etapa de aprovação? Sim. Use "ADICIONAR NOVA ETAPA" para encadear quantas etapas precisar, cada uma com seus próprios aprovadores.
Qual a diferença de marcar "Todos devem aprovar para avançar"? Marcado, a etapa só avança quando todos os aprovadores dela aprovarem; desmarcado, a aprovação de um deles já faz o fluxo seguir.