Quais notificações o Treinamentos envia?

O Treinamentos avisa as pessoas por e-mail, e só por e-mail: não há sino de notificações nem tela de mensagens dentro do módulo. Alguns e-mails saem sozinhos, pela rotina do módulo (um requisito perto de vencer, uma reabertura, uma avaliação de eficácia que chegou ao dia de ser feita); outros saem quando alguém faz uma ação na tela, como atribuir uma matriz ou cobrar quem está atrasado. Este artigo serve a quem faz a gestão do módulo e a quem lidera equipes: ele mostra cada e-mail, o que o dispara e quem o recebe, para você saber o que a sua equipe já foi avisada e o que precisa ser cobrado de outro jeito.

✦ Antes de começar

Para receber os e-mails, não é preciso configurar nada: eles vão para o e-mail do cadastro do colaborador. Não há configuração de notificações, nem na Customização do módulo nem no perfil do usuário: os avisos não podem ser ligados, desligados ou silenciados. Os lembretes manuais pela Gestão exigem a permissão "Acessar aba de gestão" definida em seu papel em Configurações > Papéis e Permissões; o lembrete pela "Visão do Líder" é do líder, que precisa ter o colaborador na equipe pela hierarquia de liderança (Configurações › Colaboradores, aba "Hierarquia"), com a chave "Visão do Líder" ligada em Gestão › "Customização".

Conhecendo o formato dos e-mails

Todos os e-mails do módulo seguem o mesmo modelo:

Remetente: naoresponder@forlogic.net. Não adianta responder: a caixa não é lida.
Assunto: começa sempre com "[Qualiex]".
Corpo: o nome da sua empresa no Qualiex e o aviso "E-mail enviado automaticamente, favor não responder", a faixa "Qualiex Treinamentos", um título, um parágrafo com o que fazer, o botão "ACESSAR TREINAMENTOS" (com o link por extenso logo abaixo) e, na maioria deles, um bloco com os dados do aviso: a matriz, o requisito, o prazo ou o colaborador.

Os avisos automáticos não saem no instante do evento: a rotina do módulo os envia ao longo do dia, normalmente perto da virada de uma hora.

Conhecendo os e-mails que o colaborador recebe

Matriz de qualificação atribuída

Assunto: "[Qualiex] Nova Matriz de Qualificação atribuída a você".
Quando sai: na hora em que a Gestão atribui uma matriz ao colaborador, em Gestão › "Atribuições" › "Atribuir Matriz", seja a atribuição por colaborador, por "Local" ou por "Papéis". A tela confirma com "Notificações enviadas por email.".
O que traz: "Você recebeu uma nova Matriz de Qualificação", com o bloco "Dados da atribuição": a "Matriz" e o "Prazo" para concluir.
Vale saber: hoje, o e-mail pode não chegar quando a mesma atribuição inclui vários colaboradores de uma vez; na atribuição a um colaborador só, ele chega. Se a matriz é urgente, confirme com a equipe que ela viu a atribuição no "Início".

Email nova matriz de qualificacao atribuida

Requisito próximo do vencimento

Assunto: "[Qualiex] Requisito de treinamento próximo do vencimento".
Quando sai: automaticamente, quando a validade de um requisito já concluído se aproxima do fim. É o aviso para o colaborador renovar a qualificação antes que ela vença.
O que traz: "Você tem um requisito de treinamento próximo do vencimento" e "O requisito abaixo vence em 45 dia(s). Programe a renovação para manter sua qualificação em dia.", com o bloco "Dados do requisito": "Requisito", "Tipo" e "Dias até o vencimento".

Requisito reaberto por recorrência

Assunto: "[Qualiex] Requisito de treinamento reaberto".
Quando sai: automaticamente, quando um requisito com periodicidade (como "Anual") completa o período e a rotina do módulo o reabre para uma nova comprovação.
O que traz: "Um requisito de treinamento foi reaberto para você" e "O requisito abaixo atingiu o período de recorrência e foi reaberto automaticamente. Conclua até o novo prazo.", com o bloco "Dados do requisito": "Requisito", "Tipo", "Matriz de qualificação" e "Novo prazo".
Vale saber: hoje, o "Novo prazo" pode vir com uma data que já passou, e o requisito reaberto aparece no "Início" como vencido. Nesse caso, a orientação ao colaborador é concluí-lo o quanto antes.

Email requisito reaberto por recorrencia

Requisito reaberto por revisão de documento

Quando sai: quando um documento usado em um requisito ganha uma nova revisão e alguém gera as pendências. Há dois caminhos, e nos dois a tela avisa que a ação envia e-mail aos colaboradores:
- Pela Gestão: em Gestão › "Atribuições" › "Verificar Revisões" › "Gerar Pendências".
- Pelo Início: quem tem a permissão "Acessar aba de gestão", no bloco "Documentos" da tela "Início", clica em "Verificar" e, havendo revisão nova nas suas matrizes, em "Gerar Pendências". Sem essa permissão, o botão aparece, mas a geração não é concluída.
O que traz: o aviso de que o requisito foi reaberto por causa da nova revisão do documento, para o colaborador ler a versão atualizada.
Na tela: independentemente do e-mail, o requisito reaberto aparece para o colaborador na tela "Início", com a etiqueta "Revisão Atualizada".
Vale saber: hoje, este e-mail pode não chegar aos colaboradores, mesmo com a tela avisando o envio. Quando uma revisão importante for publicada, avise a equipe também por outro canal.

Lembrete de pendências

Assunto: "[Qualiex] Você tem treinamentos pendentes".
Quando sai: só quando alguém cobra o colaborador. Todos os caminhos mandam o mesmo e-mail:
- Pelos Dashboards: em Gestão › "Dashboards" › "Conformidade", no cartão "Colaboradores em Situação Crítica", com "Cobrar" ou "Enviar cobrança".
- Pela lista de colaboradores: em Gestão › "Colaboradores", no menu ⋮ da linha › "Notificar Colaborador".
- Pela ficha do colaborador: em Gestão › "Colaboradores" › ficha › "Notificar".
- Pela Visão do Líder: o líder clica no sino "Notificar pendências" na linha do liderado ou, para cobrar de uma vez quem está com pendências vencidas, em "Notificar todos", no aviso que aparece acima da lista da equipe. O "Notificar todos" manda um e-mail para cada liderado notificado.
Quantos chegam: cada clique é um envio. Não há trava contra clique repetido: clicar duas vezes no sino manda dois e-mails iguais ao liderado.
O que traz: "Você tem requisitos de treinamento pendentes" e "Existem requisitos de treinamento atribuídos a você que ainda estão pendentes. Acesse o módulo de Treinamentos para verificar e concluir.". O e-mail não lista as pendências: o colaborador as vê na tela "Início" do módulo.

Conhecendo os e-mails que o líder recebe

Avaliação prática pendente

Assunto: "[Qualiex] Você tem uma nova Avaliação Prática pendente".
Quando sai: em dois momentos, sempre para o líder direto do colaborador na hierarquia de liderança:
- Quando a Gestão atribui ao colaborador uma matriz com um requisito de competência avaliado na prática pelo líder.
- Quando o colaborador, na tela "Início", abre os "Detalhes" da competência e clica em "Enviar notificação ao gestor", para avisar que está pronto para ser avaliado. A tela confirma com "Notificação enviada para" e o nome do líder.
O que traz: "Você recebeu uma nova Avaliação Prática", com o bloco "Dados da avaliação": "Colaborador", "Requisito" e "Prazo". A avaliação é feita na "Visão do Líder", aba "Avaliações Práticas".

Avaliação prática vencida

Quando sai: automaticamente, quando o prazo de uma avaliação prática pendente termina sem que o líder tenha decidido. Sai uma vez por avaliação.
Para quem: o líder direto do colaborador na hierarquia de liderança.
O que traz: o aviso de que a avaliação prática passou do prazo, para o líder decidir na "Visão do Líder", aba "Avaliações Práticas".

Avaliação de eficácia pendente

Assunto: "[Qualiex] Avaliação de eficácia pendente".
Quando sai: automaticamente, no dia em que uma pendência de avaliação de eficácia abre para o líder, conforme os cenários e os dias definidos na "Customização" do módulo. Sai uma mensagem por pendência.
Para quem: o líder atual do colaborador na hierarquia de liderança, o mesmo que aparece na coluna "Líder" em Gestão › "Eficácia" › "Pendências e Avaliações". Se o colaborador mudou de líder depois de concluir o requisito, o e-mail vai para o novo líder; se está sem líder, vai para o líder que ele tinha quando a pendência nasceu.
O que traz: "Há uma avaliação de eficácia esperando por você" e "O período de espera terminou e a eficácia do treinamento abaixo já pode ser avaliada. Acesse o módulo de Treinamentos para registrar.", com o bloco "Dados da avaliação": "Colaborador", "Requisito", "Origem" (como "Requisito de documento" ou "Reavaliação programada") e "Disponível desde". A avaliação é feita na "Visão do Líder", aba "Minhas Avaliações".
Vale saber: hoje, quando o requisito concluído está em duas matrizes do colaborador, o líder pode receber dois e-mails iguais, um para cada pendência aberta.

Conhecendo o que não gera e-mail

Estas ações do módulo não enviam aviso a ninguém. Se a pessoa precisa saber, avise por outro caminho:

Solicitações de treinamento: criar, aprovar ou rejeitar uma solicitação só mostra a mensagem na tela. O solicitante acompanha a decisão em "Solicitações".
Conclusões: cumprir um requisito, enviar um certificado ou ter a pendência resolvida pelo líder não gera e-mail. Quando o líder registra a comprovação, o colaborador não é avisado.
Mudanças na matriz: incluir um requisito na matriz ou retirá-lo, inativar ou reativar a matriz não avisa os colaboradores que a têm atribuída.
Pausa e retomada: pausar ou retomar uma atribuição não gera e-mail ao colaborador.
Troca de líder: mudar alguém de líder na hierarquia não gera e-mail, nem para o líder novo nem para o antigo. As avaliações práticas e as pendências de eficácia em aberto passam para o novo líder sem que ele seja avisado: combine a passagem com ele.

⚠️ Comportamentos importantes

Sem líder, o aviso ao líder não sai. Se o colaborador não tem superior imediato na hierarquia de liderança, os e-mails de avaliação prática não são enviados a ninguém. Quando ele mesmo tenta avisar, a tela responde "Nenhum gestor encontrado para o seu usuário.". Garanta que quem tem requisitos de competência tenha um líder cadastrado.

O lembrete conta todas as pendências em aberto. A ficha do colaborador confirma o envio com a quantidade de pendências, como "foi notificado por email sobre 6 pendência(s).", contando as vencidas e as que ainda estão no prazo. O e-mail, porém, é o mesmo genérico em todos os caminhos.

A pausa interrompe os avisos. Ao pausar uma atribuição, a tela avisa que "O colaborador não receberá mais notificações até que seja retomada."; ao retomar, que "O colaborador voltará a receber notificações.".

Não há registro de leitura. O módulo não mostra se o e-mail foi aberto. O que fica registrado é o envio dos lembretes de pendências e do aviso que o colaborador manda ao líder, na "Trilha de Auditoria" dos Dashboards, como "Lembrete de pendência vencida enviado" e "Líder avisado sobre avaliação prática".