Atualizado em 23 de outubro de 2024.
🤔 O que são fases no contexto de um projeto?
As fases são etapas que dividem o ciclo de vida do projeto, desde o seu início até a sua conclusão. Ela representa uma parte importante do trabalho dentro de um projeto que tem como objetivo entregar um ou mais resultados específicos. Essas fases ajudam a organizar o projeto em etapas menores e mais gerenciáveis, permitindo um melhor controle, monitoramento do progresso e tomada de decisões em cada estágio.
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) reconhece que a divisão de um projeto em fases pode ser feita de várias maneiras, dependendo da complexidade, da natureza do trabalho e das necessidades das partes interessadas.
🌟 Importancia das fases:
- Facilitar o gerenciamento e o controle do projeto, especialmente em projetos maiores e mais complexos.
- Permitir que a equipe de gerenciamento do projeto avalie o progresso e ajuste o curso conforme necessário.
- Melhorar a comunicação entre as partes interessadas, já que as revisões no fim de cada fase garantem que todos estejam alinhados antes de avançar.
Com o módulo Planos, você pode gerenciar de forma eficiente as fases do seu projeto! Nele, é possível cadastrar cada fase, acompanhar o progresso e status em tempo real e até configurar um fluxo de aprovação personalizado.
💡 Está pronto para otimizar o gerenciamento do seu projeto? Vamos lá!
Como primeiro passo, devemos acessar a visualização de fase do seu projeto.
Primeiro você deve escolher e acessar o projeto que gerenciar as fases:
Agora, dentro do projeto devemos selecionar o botão que permite mudar a visualização do projeto e escolher "Fases" como opção:
Dentro da visualização de "Fases" é onde conseguimos visualizar, cadastrar, editar e remover as fases do seu projeto!
Quando acessamos a visualização de fases, temos um organizador com todas as ações sem fase! Isso irá facilitar na visualização e na atribuição de ações à suas fases.
📝 Agora que você aprendeu a acessar as fases do projeto, vamos colocar a mão na massa! Partiu aprender como criar fases!
• Para cadastrar uma fase:
🔑 Para conseguir cadastrar uma fase o usuário deve:
- Ser responsável e/ou verificador do projeto ou;
- Responsável e/ou verificador do programa ou;
- Possuir a permissão de "Ação - Cadastrar" ou;
- Possuir a permissão de "Editar todos".
🔗 Definido em Configurações > Papéis e Permissões > Planos.
Dentro da visualização de fases, devemos selecionar o botão "
" e depois selecionar a opção de "Fase"
Para cadastrar uma fase, hoje podemos preencher as seguintes informações:
• Título: Campo de texto para inserir o título da fase. Limite de 500 caracteres.
Exemplo: Insira um título para sua fase, como: "Revisão de Documentos" ou "Aprovação Final".
• Responsável: Campo de seleção para escolher a pessoa responsável por essa fase. O menu suspenso lista pessoas cadastradas no sistema.
• Fluxo de aprovação: Campo de seleção, onde você pode escolher um fluxo de aprovação específico, que pode envolver várias pessoas ou etapas do processo.
💡 Para aprender a utilizar o fluxo de aprovação: Fluxo de aprovação para as fases no Planos
• Ícone: Um campo para selecionar um ícone visual que representa a fase. O menu pode exibir opções de ícones diferentes como checkmarks, relógios, ou pastas.
• Cor: Um seletor de cor para escolher a cor associada ao ícone.
• Descrição: Um editor de texto rico (Rich Text Editor) com várias opções de formatação (negrito, itálico, listas, alinhamento, etc.), onde você pode descrever ou adicionar detalhes sobre a fase. Limite de 8000 caracteres.
As fases ficam recolhidas, quando clicamos podemos expandi-las para visualizar todas as ações pertencentes à fase, e podemos recolhê-la novamente para ter uma visualização mais focada.
• Para editar uma fase:
🔑 Para conseguir editar uma fase o usuário deve:
- Ser responsável e/ou verificador do projeto ou;
- Responsável e/ou verificador do programa ou;
- Ser o responsável da fase ou;
- Possuir a permissão de "Editar todos".
Com a fase já criada, devemos selecionar o botão 
e depois selecionar a opção "Editar"
Basta editar as informações que você desejar e clicar no botão 
• Para remover uma fase:
🔑 Para conseguir remover uma fase o usuário deve:
- Ser responsável e/ou verificador do projeto ou;
- Responsável e/ou verificador do programa ou;
- Ser o responsável da fase ou;
- Possuir a permissão de "Editar todos".
🔗 Definido em Configurações > Papéis e Permissões > Planos.
Com a fase já criada, basta escolher a fase que deseja remover e selecionar o botão 
e depois selecionar a opção "Remover"
Será exibido uma mensagem de confirmação, para continuar e remover sua fase (permanentemente) basta selecionar a opção 
Atenção! A remoção de fases é permanente, ao remover uma fase não é possível recupera-la.
OBS: Todas as ações que pertencem a sua fase não serão removidas, apenas perderam a referencia da fase e ficaram como ações sem fase.
📌 Agora que aprendemos a parametrizar nossas fases, vamos entender como atribuir ações dentro de uma fase!
• Atribuindo uma ação a uma fase:
Podemos vincular uma ação à uma fase durante a criação ou edição da ação. Acessando as informações da ação, teremos o campo "Fase" onde podemos selecionar a qual fase aquela ação pertence.
Exemplo: Cadastrando uma nova ação e escolhendo a fase:
Basta clicarmos em 
e selecionar a opção "Ação".
🔑 Para conseguir cadastrar uma ação o usuário deve:
- Ser responsável e/ou verificador do projeto ou;
- Responsável e/ou verificador do programa ou;
- Possuir a permissão de "Ação - Cadastrar";
🔗 Definido em Configurações > Papéis e Permissões > Planos.
Durante o cadastro de uma ação, devemos preencher o campo "Fase" com a fase que gostaríamos de selecionar para a ação.
Após fazer isso e salvar, a ação passa a ser exibida dentro da respectiva fase:
• Atribuindo uma fase à ações em massa:
Para facilitar a edição podemos também adicionar uma fase a varias ações ao mesmo tempo.
Para a edição de fase das ações, só é possível alterar a fase de uma ação que não seja pertencente a nenhuma outra. Ou seja, para trocar a fase de uma ação que tem o campo "Pertence à" preenchido, você deve alterar a fase da ação raiz (a ação de alto nível na hierarquia)
🔑 Para conseguir editar uma ação o usuário deve:
- Possuir a permissão "Editar todas as ações abertas" ou;
- "Editar todas as ações fechadas" ou;
- "Editar ações abertas que sou responsável/verificador" ou;
- "Editar ações fechadas que sou responsável/verificador".
🔗 Definido em Configurações > Papéis e Permissões > Planos.
Para editar várias ações ao mesmo tempo, basta selecionar através do 
e selecionar as ações que deseja alterar a fase.
Agora, devemos selecionar a opção 
na listagem e escolher a opção "Fase"
Após isso, para finalizar devemos escolher a fase que queremos atribuir para as ações selecionadas e confirmar.
📊 Fases criadas, ações vinculadas na fase e agora? Como funciona o progresso e o status da fase?
Bom, o progresso da fase utiliza como base para realizar o cálculo apenas as ações de nível mais alto na hierarquia, ou seja, uma ação raiz (que não pertence a nenhuma outra ação). Também é levado em consideração a configuração de cálculo da unidade, sendo possível ser média simples ou média ponderada.
• Média simples: Será contabilizado o progresso com base no progresso das ações raízes
• Média ponderada: Será contabilizado o progresso com base no progresso das ações raízes que possuírem data de início e término.
Sobre os status de uma fase, existem os seguintes status possíveis:
• Aguardando início;
• Em execução;
• Concluído;
• Concluído (Aguardando aprovação);
• Concluído (Aprovado);
• Suspenso;
• Cancelado.
O status de uma fase pode ser alterado manualmente através do botão 
e selecionando a opção "Alterar status".
🔑 Para conseguir alterar o status através da opção "Alterar status" o usuário deve:
- Ser responsável e/ou verificador do projeto ou;
- Responsável e/ou verificador do programa ou;
- Ser o responsável da fase ou;
- Possuir a permissão de "Editar todos".
🔗 Definido em Configurações > Papéis e Permissões > Planos.
Porém o status da fase também é alterado automaticamente com base no status das ações pertencentes a fase. Ou seja, alterando o status das ações a fase de forma inteligente se adapta e também acompanha o andamento das ações!
Regras dos status da fase com base no status das ações:
• Se todas as ações estiverem com o status "Aguardando início": A fase estará aguardando início.
• Se ao menos uma ação estiver com o status "Em execução": A fase estará em execução.
• Se todas as ações estiverem com o status "Concluído": A fase estará concluída.
• Se todas as ações estiverem com o status "Suspenso": A fase estará suspensa.
• Se todas as ações estiverem com o status "Cancelado": A fase estará cancelada.