Fluxo de aprovação para as fases no Planos

Atualizado em 21 de Novembro de 2024.

🤔 Você sabia que é possível atribuir fluxo de aprovação para suas fases?

Um fluxo de aprovação é um processo pelo qual um item, decisão ou entregável (nesse caso a fase) precisa passar antes de ser considerado concluído ou aprovado para seguir adiante. Por exemplo, em um projeto, antes de avançar de uma fase para a seguinte (como da fase de planejamento para a execução), pode ser necessário que um gerente de projeto aprove o plano antes que a equipe comece a implementação.

Nós conseguimos fazer todo esse gerenciamento do fluxo de aprovação para as fases do seu projeto no módulo Planos!

🤓 Partiu aprender a parametrizar o seu fluxo de aprovação nas fases?

Antes de atribuirmos um fluxo de aprovação na nossa fase, nós devemos criar esse fluxo para ser utilizado. Para isso devemos acessar o módulo "Configurações" .

Ao acessar o módulo Configurações, você deve ir na aba "Fluxos de Aprovação". Nessa aba é onde configuramos os fluxos que iremos utilizar. Para poder utilizar um fluxo de aprovação nas fases do módulo Planos, devemos primeiramente adicionar esse fluxo aqui.

🆕 Criando novo fluxo de aprovação

1. Clique no botão "ADICIONAR"
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2. Será exibido um formulário de cadastro do fluxo, aqui nós vamos inserir as informações do novo fluxo que está sendo criado.
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   2. Para ser utilizado nas fases do módulo Planos devemos selecionar a opção de "Planos" no campo "Módulo"
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3. Após você inserir as informações gerais do fluxo, navegue até a aba "DEFINIÇÃO DO FLUXO"
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   2. Aqui podemos parametrizar as etapas do nosso fluxo.
4. Na etapa de um fluxo, podemos informar um nome, um texto orientativo para aquela etapa e os usuários que serão responsáveis pela aprovação da etapa.

   Para ter um usuário poder ser aprovador é necessário possuir a permissão "
   Aprovar fluxo de aprovação (Planos)". 🔗Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações.

   1. O fluxo só será dado como concluído quando tiver passado por todas as etapas, para avançar as etapas do fluxo o(s) aprovador(es) terão que aprovar.
   2. Podemos configurar através da opção de "Todos devem aprovar para avançar" para que seja necessário a aprovação de todos aprovadores para avançar de etapa.
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   4. É possível adicionar quantas etapas forem necessárias
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5. Para concluir e salvar seu fluxo que foi parametrizado, basta selecionarmos a opção
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🔄 Adicionando um fluxo de aprovação na fase

1. Primeiramente devemos navegar até o projeto e a fase que desejamos adicionar um fluxo de aprovação
   
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2. Após acessarmos a visualização de fase do nosso projeto, podemos atribuir um fluxo de aprovação durante o cadastro ou edição de uma fase:
   1. Através do cadastro basta clicarmos na opção "Cadastrar" e selecionando a opção "Fase".
      1. Para atribuir o fluxo na fase, devemos selecionar o fluxo que desejamos no campo "Fluxo de aprovação"
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      3. Serão listados apenas os fluxos de aprovação que foram parametrizados para o módulo "Planos"
   2. Através da edição precisamos clicar na opção "Opções" . Irá abrir o formulário para edição da fase.
      1. Para atribuir o fluxo na fase, devemos selecionar o fluxo que desejamos no campo "Fluxo de aprovação"
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      3. Serão listados apenas os fluxos de aprovação que foram parametrizados para o módulo "Planos"
3. Para alterar ou remover o fluxo de aprovação de uma fase, iremos seguir o mesmo passo a passo da atribuição.
   1. Precisamos acessar as "Opções" e ir até o campo de "Fluxo de aprovação".
   2. Para remover, basta clicar no botão no campo de "Fluxo de aprovação"
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   4. Para alterar, basta clicar no campo, escolher outro fluxo e salvar a fase.

👀 Visualizando um fluxo de aprovação (Após selecionar um fluxo para fase)

1. Logo após selecionar um fluxo de aprovação para fase será exibido a opção na visualização da fase.
2. Basta clicarmos nessa nova opção disponibilizada, será aberto na lateral da tela um menu com as informações do fluxo e das etapas do fluxo.
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5. Temos disponível as seguintes informações:
   1. Fase: Exibe o nome da fase a qual o fluxo de aprovação pertence
   2. Responsável: Exibe o usuário responsável pela fase
   3. Status: Exibe o status atual do fluxo de aprovação
   4. Etapas: Podemos visualizar a listagem de todas as etapas do fluxo de aprovação, assim como os usuário aprovadores de cada etapa e o status da aprovação.

🎆 Executando o fluxo de aprovação

1. Para darmos inicio ao fluxo, a fase deve estar no status de "Concluído (Aguardando aprovação)".
2. Quando estiver no status informado, basta acessarmos a opção "Aprovação".
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5. No menu lateral do fluxo de aprovação, para os usuários que são aprovadores da etapa atual (na qual o fluxo se encontra) será exibido a opção de "Aprovar"
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   2. Para usuários que não são aprovadores, será possível apenas visualizar o andamento do fluxo
6. Após selecionarmos a opção de "Aprovar" será exibido a tela para aprovação do fluxo. Onde o aprovador pode aprovar ou reprovar a etapa do fluxo.
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8. Para aprovar a etapa do fluxo de aprovação, basta selecionarmos a opção "Aprovar" e preenchermos o campo de "Parecer" com as observações adequadas que levaram a aprovação.
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   2. Após confirmar e aprovar um fluxo de aprovação, automaticamente o status da fase será atualizado para "Concluído (Aprovado)" e seu fluxo continuará sendo possível acessar para visualizarmos como foi a aprovação.
9. Para reprovar a etapa ou a fase toda por completo, basta selecionarmos a opção "Reprovar e retornar etapa ou status" e preenchermos o campo de "Parecer" com as observações adequadas que levaram a reprovação.
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   2. Aqui temos um detalhe a mais, podemos tanto reprovar apenas uma etapa do fluxo, quanto reprovar toda a fase. Conseguimos escolher essa opção através da seleção de "Etapa ou status"
   3. Quando selecionamos "Status da fase: Em execução" nós estamos dizendo que toda a fase foi reprovada no fluxo de aprovação e eu retornei ela para voltar a ser trabalhada. Se eu selecionar uma opção de retorno que começa com "Etapa do fluxo", significa que estou reprovando apenas a etapa atual no qual o fluxo se encontra.