Como enviar um documento em criação no módulo Documentos?

Nem sempre o documento está pronto para entrar em vigor de uma vez. O módulo Documentos permite enviar o documento deixando-o "Em criação" — ou seja, cadastrado e guardado, mas ainda em elaboração, para você concluir em outro momento. Todo envio passa pelo assistente "Novo Documento", e é ali que você escolhe deixar o documento em criação.

✦ Antes de começar

É necessário ter a permissão "Novo documento" habilitada na pasta em que deseja enviar o arquivo.

Acessando o módulo

🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.

Enviando o documento

Abra a pasta onde o documento vai ficar e clique em "Novo documento".

No assistente "Novo Documento", escolha a fonte do conteúdo: "Enviar arquivo" (um arquivo do seu computador) ou "Google Docs" (criar online).
Caso opte pelo Google Docs, irá escolher a extensão do documento: docx ou xlsx.

2. Preencha os campos abaixo:

Nome do documento: informe o nome que identificará o documento no sistema.
Revisão inicial: defina o número da revisão atual do documento.
Categoria: selecione a categoria à qual o documento pertence. Ela é utilizada para organizar os documentos e aplicar configurações específicas, quando houver.
Pasta: vem preenchido com a pasta selecionada.
Responsável: selecione o usuário responsável pela gestão do documento, como acompanhamento de revisões e atualizações.

👾 O que muda ao definir um responsável?

Quando um usuário é atribuído como responsável por um documento, ele:

Pode editar os dados gerais do documento, mesmo que não tenha permissão de editar dados gerais do documento no papel, pasta ou documento.
Pode iniciar o fluxo de aprovação, mesmo que a permissão de "Revisar" não esteja habilitada na pasta ou documento
Recebe notificações sobre pendências: Se houver um responsável selecionado no documento, apenas ele receberá as notificações de pendência.

🛑 Importante: O responsável não participa automaticamente do fluxo de aprovação. Para isso, ele precisa de permissão no grupo de usuário que está inserido para "participar do fluxo de aprovação do documento" na pasta OU documento.

Local: defina o local ao qual o documento está relacionado. Esse campo permite organizar os documentos por unidade, setor ou estrutura cadastrada nas Configurações > Locais.
Descrição: insira uma breve descrição sobre o conteúdo ou objetivo do documento para facilitar sua identificação.

Modelo: selecione o modelo de cabeçalho que será aplicado ao documento. Nesse campo, o sistema irá listar todos os modelos configurados à pasta/categoria. Você pode escolher um modelo específico ou selecionar [sem modelo], para não aplicá-lo. Caso o modelo seja obrigatório, esse campo é bloqueado.

Próxima revisão: informe a data prevista para a próxima revisão do documento.
Validade: defina a data de validade do documento, caso ele tenha um período de vigência determinado. Caso ultrapasse essa data e o documento não tenha sido revisado, ele se tornará obsoleto no sistema.

Para enviar um documento, apenas os campos nome, categoria e pasta são obrigatórios.

Em "Status do documento", selecione "Em criação" e clique em "Próximo".

Formulário adicional

Caso a categoria tenha um formulário vinculado, a próxima aba é Formulário, onde você irá preencher os campos adicionais configurados.

Documento controaldo

Caso não exista o vínculo com formulário na categoria, o sistema irá avançar para a aba Documento controlado, onde é possível configurar regras próprias para o controle de cópias físicas para esse documento.

Defina esse documento como exceção a regra de documento controlado definida na Categoria do Documento: ao marcar, o documento deixa de seguir as regras da categoria e passa a usar as próprias configurações de controle e impressão.

Gerenciar o controle de cópias físicas para rastreamento e conformidade: quando habilitada, o sistema permite controlar a distribuição e o rastreamento das cópias físicas desse documento. Quando desabilitada, esse controle não é realizado, e o documento não terá gerenciamento de cópias físicas.
Quantidade de cópias físicas: quando a opção acima está ativada, é possível definir uma quantidade máxima de cópias físicas diferente da estabelecida na categoria.

3. Após finalizar, clique em "Enviar" (ou "Criar documento", se a fonte escolhida foi o Google Docs), e o sistema irá exibir a mensagem "Documento enviado com sucesso" e o documento entra na pasta com o status "Em criação", pronto para você retomar e concluir depois.

Enviar arquivo: o documento é criado com o status Em criação, permitindo que você o edite em um aplicativo do seu computador, como o Microsoft Word. Após concluir as alterações, basta enviar o arquivo atualizado para o sistema e finalizar a elaboração.

Google Docs: o editor online do Google Docs é aberto para que você crie ou edite o documento diretamente no navegador. As alterações são salvas no próprio editor e ficam integradas ao sistema.

⚠️ Comportamentos importantes

"Próximo" só habilita com o essencial preenchido. É preciso ter Nome, Categoria e uma fonte de conteúdo (arquivo enviado ou Google Docs) — sem isso, o botão fica indisponível.

"Em criação" é um rascunho. O documento fica guardado e editável; ele só passa a valer quando for concluído (como vigente) ou aprovado em um fluxo.

Perguntas frequentes

Enviei em criação. Como concluo depois? Retome o documento e conclua-o — veja Como enviar um documento como vigente (selecionando ou ignorando o fluxo).