Como enviar um documento como concluído?

Quando o documento já está pronto, você pode enviá-lo como concluído. No assistente "Novo Documento", isso é uma escolha de status; e, se a pasta ou a categoria tiver um fluxo de aprovação associado, o sistema pergunta se o documento deve passar por ele antes de valer.

✦ Antes de começar

É necessário ter a permissão "Novo documento" habilitada na pasta em que deseja enviar o arquivo. Tenha a data de aprovação do documento em mãos.

Acessando o módulo

🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.

Enviando o documento como "Concluído"

1. Acesse a pasta desejada e clique em "Novo Documento".

2. Em seguida, selecione a fonte do documento:

"Enviar arquivo": para enviar um arquivo do seu computador;
"Google Docs": para criar online, diretamente no módulo Documentos. Caso opte pelo Google Docs, irá escolher a extensão do documento: docx ou xlsx.

3. Preencha os campos abaixo:

Nome do documento: informe o nome que identificará o documento no sistema.
Revisão inicial: defina o número da revisão atual do documento.
Categoria: selecione a categoria à qual o documento pertence. Ela é utilizada para organizar os documentos e aplicar configurações específicas, quando houver.
Pasta: vem preenchido com a pasta selecionada.
Responsável: selecione o usuário responsável pela gestão do documento, como acompanhamento de revisões e atualizações. 🔎 Veja: Como definir um responsável pelo documento e o que isso significa?
Local: defina o local ao qual o documento está relacionado. Esse campo permite organizar os documentos por unidade, setor ou estrutura cadastrada nas Configurações > Locais.
Descrição: insira uma breve descrição sobre o conteúdo ou objetivo do documento para facilitar sua identificação.

Próxima revisão: informe a data prevista para a próxima revisão do documento.
Validade: defina a data de validade do documento, caso ele tenha um período de vigência determinado. Caso ultrapasse essa data e o documento não tenha sido revisado, ele se tornará obsoleto no sistema.

Para enviar um documento, apenas os campos nome, categoria e pasta são obrigatórios.

Em "Status do documento", selecione "Concluído (vigente)". O sistema irá habilitar o campo "Data de aprovação" (obrigatório) — informe a data em que o documento foi aprovado.

4. Clique em "Próximo" para avançar.

Formulário adicional

Caso a categoria tenha um formulário vinculado, a próxima aba é Formulário, onde você irá preencher os campos adicionais configurados.

Após preencher os campos do formulário, clique em "Próximo".

Documento controlado

Em seguida, o sistema irá avançar para a aba Documento controlado, onde é possível configurar regras próprias para o controle de cópias físicas para esse documento.

Defina esse documento como exceção a regra de documento controlado definida na Categoria do Documento: ao marcar, o documento deixa de seguir as regras da categoria e passa a usar as próprias configurações de controle e impressão.

Gerenciar o controle de cópias físicas para rastreamento e conformidade: quando habilitada, o sistema permite controlar a distribuição e o rastreamento das cópias físicas desse documento. Quando desabilitada, esse controle não é realizado, e o documento não terá gerenciamento de cópias físicas.
Quantidade de cópias físicas: quando a opção acima está ativada, é possível definir uma quantidade máxima de cópias físicas diferente da estabelecida na categoria.

5. Após finalizar, clique em "Enviar".

Confirmar modelo de cabeçalho/rodapé

Caso exista um modelo de cabeçalho e rodapé configurado para a pasta e categoria do documento, o sistema irá exibir uma janela para confirmar o modelo que será aplicado ao documento.

Com um ou mais modelos configurados: você irá escolher qual modelo de cabeçalho será aplicado nesse documento. É possível selecionar um modelo específico ou utilizar a opção "Sem modelo", para não aplicar nenhum modelo ao documento.
Com um modelo de cabeçalho obrigatório: o sistema irá informar que o modelo de cabeçalho configurado é obrigatório. Clique em "Confirmar e concluir" para avançar.

Fluxo de aprovação

O que acontece após configurar o modelo de cabeçalho e rodapé, depende do fluxo associado à pasta/categoria:

Sem fluxo de aprovação configurado: o documento já é enviado como vigente.
Com um fluxo não obrigatório associado: aparece a janela "Selecionar fluxo de aprovação". Você pode escolher um fluxo (o documento muda o status para "Em fluxo") ou clicar em "Ignorar fluxo de aprovação" (o documento vai direto a Vigente).

Com fluxo obrigatório: aparece "Fluxo de aprovação obrigatório" — aqui não há como ignorar; o documento entra irá passar por fluxo obrigatoriamente.

🔎 Sobre aprovar/reprovar no fluxo, veja Como aprovar ou reprovar um documento em um fluxo de aprovação.

Após concluir o fluxo de aprovação, o documento terá seu status alterado para "Vigente" e poderá ser consultado pelos usuários que possuam permissão para visualizá-lo.

⚠️ Comportamentos importantes

Escolher um fluxo NÃO deixa o documento vigente na hora. Ele fica "Em fluxo" até ser aprovado. Só se torna Vigente no envio se você ignorar o fluxo (quando isso é permitido).

Fluxo obrigatório não pode ser ignorado. Se a pasta/categoria tem um fluxo obrigatório, o documento sempre passa por ele.