Como enviar um documento como concluído?

Quando o documento já está pronto para ser utilizado, você pode enviá-lo como Concluído (Vigente) no módulo Documentos. Neste artigo, veja como enviar um documento como concluído e o que acontece após o envio.

✦ Antes de começar

Acessando o módulo

Enviando o documento como "Concluído"

1. Acesse a pasta desejada e clique em "Novo Documento".

2. Em seguida, selecione a fonte do documento:

• "Enviar arquivo": para enviar um arquivo do seu computador;

• "Google Docs": para criar online, diretamente no módulo Documentos. Caso opte pelo Google Docs, irá escolher a extensão do documento: docx ou xlsx.

3. Preencha os campos abaixo:

• Nome do documento: informe o nome que identificará o documento no sistema.
• Revisão inicial: defina o número da revisão atual do documento.
• Categoria: selecione a categoria à qual o documento pertence. Ela é utilizada para organizar os documentos e aplicar configurações específicas, quando houver.
• Pasta: vem preenchido com a pasta selecionada.
• Responsável: selecione o usuário responsável pela gestão do documento, como acompanhamento de revisões e atualizações. 🔎 Veja: Como definir um responsável pelo documento e o que isso significa?
• Local: defina o local ao qual o documento está relacionado. Esse campo permite organizar os documentos por unidade, setor ou estrutura cadastrada nas Configurações > Locais.
• Descrição: insira uma breve descrição sobre o conteúdo ou objetivo do documento para facilitar sua identificação.

• Próxima revisão: informe a data prevista. Se a categoria tiver periodicidade de revisão configurada, a data será preenchida automaticamente.
• Validade: defina a data de validade. Se a categoria tiver validade de vigência configurada, a data será preenchida automaticamente. Se a validade for ultrapassada sem revisão, o documento se tornará obsoleto.

• Status do documento: selecione "Concluído (vigente)". O sistema irá habilitar o campo "Data de aprovação" (obrigatório) — informe a data em que o documento foi aprovado.

4. Clique em "Próximo" para avançar.

Formulário adicional

Caso a categoria tenha um formulário vinculado, a próxima aba é Formulário, onde você irá preencher os campos adicionais configurados.

Após preencher os campos do formulário, clique em "Próximo".

Documento controlado

Na aba Documento controlado, é possível configurar regras próprias para o controle de cópias físicas para esse documento.

• Defina esse documento como exceção a regra de documento controlado definida na Categoria do Documento: ao habilitar, o documento deixa de seguir as regras da categoria e passa a usar as próprias configurações de controle e impressão.

• Gerenciar o controle de cópias físicas: habilite para controlar a distribuição e o rastreamento das cópias físicas do documento. Quando desabilitada, essa opção indica que o documento não terá gerenciamento de cópias físicas.

• Quantidade de cópias físicas: quando a opção acima está ativada, é possível definir uma quantidade máxima de cópias físicas diferente da estabelecida na categoria.

5. Após finalizar, clique em "Enviar".

Confirmar modelo de cabeçalho/rodapé

Se houver um modelo de cabeçalho e rodapé configurado para a pasta e categoria, o sistema exibirá uma janela para definir o modelo que será aplicado ao documento.

• Modelos configurados: selecione o modelo desejado ou "Sem modelo" para não aplicar nenhum.
• Modelo obrigatório: o sistema informará o modelo definido. Clique em "Confirmar e concluir" para avançar.

Fluxo de aprovação

Após configurar o modelo de cabeçalho e rodapé, o que acontece depende do fluxo associado à pasta e categoria:

• Sem fluxo de aprovação: o documento é enviado como Vigente.
• Fluxo não obrigatório: na janela "Selecionar fluxo de aprovação", escolha um fluxo para enviar o documento Em fluxo ou clique em "Ignorar fluxo de aprovação" para enviá-lo como Vigente.

• Fluxo obrigatório: o documento entra obrigatoriamente no fluxo de aprovação e não é possível ignorá-lo.

Após concluir o fluxo de aprovação, o documento terá seu status alterado para "Vigente" e poderá ser consultado pelos usuários que possuam permissão para visualizá-lo.

⚠️ Comportamentos importantes

Ao escolher um fluxo, o documento fica "Em fluxo" até ser aprovado. Ele irá se tornar Vigente no envio apenas se o fluxo for ignorado, quando permitido.

Fluxo obrigatório não pode ser ignorado. Nesse caso, o documento sempre passa pelo fluxo de aprovação.

🔎 Artigos relacionados

• Como enviar um documento em criação no módulo Documentos?
• Como aprovar ou reprovar um documento em um fluxo de aprovação?
• Como cadastrar um fluxo de aprovação e definir etapas e aprovadores?