Um fluxo de aprovação define quem precisa aprovar um documento — e em que ordem — antes de ele se tornar vigente. É assim que a sua organização garante que nada entra em vigor sem passar pelas pessoas certas. Os fluxos são cadastrados nas Configurações do sistema e você define nele as etapas e os aprovadores de cada etapa.
✦ Antes de começar
Para cadastrar um fluxo, é necessário ter a permissão Gerenciar fluxos de aprovação definida no papel em Papéis e Permissões nas Configurações.
Acessando o módulo
Cadastrando o fluxo
1. No módulo Configurações, acesse a aba "Fluxos de aprovação" e clique em "Novo fluxo".
Dados gerais
2. Na aba Geral, preencha os campos cadastrais do fluxo.
- Nome: informe o Nome do fluxo.
- Módulo: selecione "Documentos". (Ao escolher o módulo, aparecem os blocos "Avançado" e "Obrigatoriedade do fluxo".)
- Descrição: insira uma descrição sobre o fluxo.
No bloco Configurações de Documentos, é possível definir em quais categorias e pastas o fluxo será aplicado.
3. Categorias: defina em quais categorias o fluxo deve ser aplicado.
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É possível selecionar mais de uma categoria.
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Não é um campo obrigatório.
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Caso o campo fique em branco, o fluxo irá ser aplicado em todas as categorias das pastas selecionadas.
4. Em seguida, defina as Pastas do documento (obrigatório) em que o fluxo será aplicado.
- É possível selecionar mais de uma pasta.
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Ao clicar na seta ao lado de cada pasta, o sistema exibe as pastas filhas.
5. Fluxo obrigatório: habilite a opção "Fluxo obrigatório" se desejar que o fluxo seja obrigatório nas pastas/categorias definidas — assim os documentos passarão por ele automaticamente.
⚠️ Importante
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Caso o fluxo não seja obrigatório, o usuário irá escolher se deseja aplicar o fluxo ou ignorá-lo, enviando o documento como vigente.
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É possível definir mais de um fluxo para uma mesma pasta, e você irá selecionar qual fluxo irá aplicar no momento de enviar o documento.
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Não é possível cadastrar mais de um fluxo de aprovação obrigatório para a mesma pasta. Caso já exista um fluxo obrigatório configurado para ela, o sistema exibirá a seguinte mensagem:
6. Enviar notificação por etapa: ative essa opção para avisar os responsáveis quando a etapa iniciar.
Configurando as etapas do fluxo
1. Clique na aba "Etapas do Fluxo" para criar as etapas, e vincular os responsáveis pela aprovação.
Para cada etapa, devemos definir as seguintes informações:
- Nome da etapa (obrigatório): Informe o nome que identificará a etapa dentro do fluxo.
- Descrição: Utilize esse campo para adicionar informações complementares sobre a etapa, como orientações, critérios de análise ou detalhes sobre a atividade que deve ser realizada.
- "Todos devem aprovar para avançar": marque se é obrigatório que todos aprovem para avançar a etapa, ou deixe desmarcado para não ser obrigatório.
Quando o aprovador da etapa for um grupo de usuários e a configuração exigir aprovação obrigatória de todos os responsáveis, basta que um dos usuários do grupo realize a aprovação para concluir a etapa e permitir o avanço do fluxo.
2. Clique em Adicionar aprovador, para adicionar os usuários responsáveis pela aprovação da etapa.
3. No campo "Tipo", é possível escolher um Usuário ou um Grupo de usuários. Neste campo, serão exibidos os usuários que tem a permissão "Fluxo de aprovação" habilitadas nas pastas selecionadas na aba anterior.
É possível selecionar quantos aprovadores forem necessários.
Para configurar um usuário como aprovador, selecione a opção "usuário" e clique em "Selecionar usuário".
Para usuário, é possível selecionar um usuário específico ou deixar "a definir", que será definido no momento que o fluxo for iniciado.
Para configurar um grupo de usuários como aprovador, selecione a opção "Grupo" e clique no campo "Selecionar grupo".
O sistema irá listar os grupos de usuários que possuem a permissão "Fluxo de aprovação" nas pastas configuradas na aba anterior e você pode selecionar o grupo responsável pela aprovação da etapa.
Quando o aprovador da etapa for um grupo de usuários, a aprovação será concluída assim que um dos usuários do grupo realizar a aprovação.
4. Após selecionar o usuário ou grupo de usuários escolhido, clique em "Adicionar" e o aprovador será vinculado à etapa,
5. Para incluir mais etapas no fluxo, clique na opção "Adicionar nova etapa" e preencha oas informações necessárias. Você pode inserir quantas etapas forem necessárias.
6. Ao terminar de configurar o fluxo, clique no ícone em Salvar e o fluxo será registrado no sistema.
Removendo uma etapa
Caso seja necessário excluir uma etapa do fluxo, localize a etapa que deseja remover e clique na lixeira ao lado.
Removendo aprovadores
Também é possível remover aprovadores vinculados a uma etapa do fluxo. Para isso, clique no ícone de lixeira ao lado do nome do aprovador que deseja remover.
⚠️ Comportamentos importantes
- Defina as pastas antes de escolher o aprovador. A lista de usuários da etapa só é preenchida depois que você seleciona as Pastas do documento — sem pasta, ela aparece vazia ("Nenhum item encontrado").
- "Obrigatoriedade" é o que faz o fluxo entrar em ação sozinho. Com ela ligada, os documentos das pastas/categorias definidas passam pelo fluxo automaticamente ao serem concluídos.
Perguntas frequentes
Posso ter mais de uma etapa de aprovação? Sim. Use "ADICIONAR NOVA ETAPA" para encadear quantas etapas precisar, cada uma com seus próprios aprovadores.
Qual a diferença de marcar "Todos devem aprovar para avançar"? Marcado, a etapa só avança quando todos os aprovadores dela aprovarem; desmarcado, a aprovação de um deles já faz o fluxo seguir.