Como funcionam os avisos de avaliação vencida ou sem evidência?

Dois problemas corroem um programa de controles internos sem fazer barulho: a verificação que ficou para depois e a verificação que aconteceu mas não deixou rastro. O Qualiex sinaliza os dois casos — "Avaliação vencida" e "Sem evidência" — em vários pontos da tela, cada um com um recorte diferente. Este artigo mostra o que dispara cada aviso, onde procurá-lo e como transformar isso numa rotina de acompanhamento.

✦ Antes de começar

Acessando o módulo

Clique aqui e saiba como acessar o módulo Riscos no Qualiex.

O que faz uma avaliação ficar vencida

A data de referência é a próxima avaliação, e ela é calculada por soma: a "Data da verificação" da última avaliação mais a frequência cadastrada no controle — por exemplo, uma verificação em 25/09 num controle de frequência de 3 meses aponta para 25/12. Enquanto essa data estiver no futuro, está tudo em dia; quando ela passa, o vencimento é sinalizado.

Vale lembrar que a "Data da verificação" é editável e aceita datas passadas: registrar uma avaliação com data retroativa pode fazer a próxima data já nascer vencida.

Onde o vencimento aparece

O mesmo atraso é mostrado em três lugares, com recortes diferentes:

• Na listagem de "Controles Internos": a coluna "Situação de avaliação" mostra "Avaliação vencida" e a coluna "Próxima avaliação" mostra a data já passada. É a visão de biblioteca — serve para varrer todos os controles da unidade de uma vez.
• Na aba "CONTROLES" do risco: na lista "Controles vinculados", a linha daquele controle exibe "Avaliação vencida" no lugar de "Monitorado". É a visão de quem cuida de um risco específico.
• Na aba "RISCOS IMPACTADOS" do controle: a linha do risco mostra "Avaliação vencida" e a data com o prefixo "Próx.:", e o indicador "Vencidas", no topo, conta quantas relações estão nessa condição. É a visão de quem cuida de um controle que atende vários riscos.

Para achar tudo o que está atrasado de uma vez, use o ícone de filtro na listagem: no painel "Filtrar controles internos", marque "Avaliação vencida" no campo "Situação de avaliação" e clique em "FILTRAR".

Onde o "Sem evidência" aparece

O aviso "Sem evidência" surge quando a última avaliação daquela relação foi salva sem nenhum arquivo anexado — o que é possível na avaliação feita risco a risco, em que o anexo é opcional. Ele aparece em três pontos:

• na lista "Controles vinculados" da aba "CONTROLES" do risco, ao lado da situação da avaliação;
• na linha correspondente da aba "RISCOS IMPACTADOS" da página do controle;
• na aba "AVALIAÇÕES" do controle, na coluna "Evidência", que mostra "Não anexada" — ou "Anexada", quando há arquivo.

O aviso não bloqueia nada: ele marca o registro como não comprovado. Veja Como anexar evidências e justificar a avaliação?.

Lendo os indicadores da aba "RISCOS IMPACTADOS"

O topo da aba traz quatro números, e é importante saber exatamente o que cada um agrega:

• "Total de riscos": quantos riscos estão vinculados a este controle.
• "Em dia": quantas dessas relações não estão vencidas — o que inclui as relações que ainda não foram avaliadas nenhuma vez. O indicador separa vencidas de não vencidas — ele não separa avaliadas de não avaliadas.
• "Vencidas": quantas relações já passaram da data de próxima avaliação.
• "Efetividade média atual": a média da efetividade apurada nas avaliações. Sem nenhuma avaliação, mostra "—".

Para saber o que de fato já foi verificado, olhe a situação de cada linha da aba e o "Total de avaliações" da aba "AVALIAÇÕES" — são esses dois, e não o indicador "Em dia", que respondem a pergunta.

Montando a rotina de acompanhamento

1. Defina uma frequência realista em cada controle e ligue o "Monitorado". Sem isso, o controle não entra no controle de prazos.
2. Uma vez por mês, filtre a listagem por "Avaliação vencida" e trate a lista resultante.
3. Abra cada controle atrasado e vá à aba "RISCOS IMPACTADOS" para ver em quais relações o atraso está. Quando forem várias, o painel "Avaliar todas as conexões" resolve todas num lugar só — e lá o anexo de evidência é obrigatório, o que já corrige o outro problema. Veja Como avaliar todas as conexões de um controle de uma vez?.
4. Percorra também os avisos de "Sem evidência", mesmo nas relações em dia: são as avaliações que não vão se sustentar numa auditoria.

⚠️ Comportamentos importantes

Quem responde pela avaliação é o responsável pelo controle. O campo "Responsável" do cadastro tem exatamente esse sentido — o texto de apoio na tela é "Pessoa responsável por avaliar este controle." Ele aparece no cabeçalho da página do controle, e é por ele que se sabe a quem cobrar uma verificação atrasada. Defina esse campo com cuidado e mantenha-o atualizado quando houver troca de área.

Os dois avisos são da relação, não do controle. O mesmo controle pode estar em dia e com evidência em um risco, e vencido e sem evidência em outro. A coluna da listagem resume o conjunto; o detalhe por risco está sempre nas abas "RISCOS IMPACTADOS" e "CONTROLES".

Com o "Monitorado" desligado, não há aviso de vencimento. O controle aparece como "Não avaliado" nas duas colunas da listagem e simplesmente não concorre nos prazos — nem mesmo se tiver frequência preenchida. Ao aposentar um controle, isso é o desejado; num controle em uso, é uma pendência invisível.

Registrar uma nova avaliação limpa os dois avisos de uma vez — desde que com anexo. A nova data de verificação empurra a próxima avaliação para a frente e a evidência anexada tira o selo "Sem evidência" daquela relação.

🔎 Artigos relacionados

• Quais são os status de um controle interno?
• O que é a aba "Controles" do risco?
• Como definir a frequência de avaliação e a próxima avaliação de um controle?
• Como avaliar a efetividade de um controle?
• Como anexar evidências e justificar a avaliação?
• Quais informações e abas existem na página de um controle?