As fases de um projeto representam etapas distintas que compõem o seu ciclo de vida, desde o planejamento inicial até a entrega final. Cada fase corresponde a uma parte significativa do trabalho, com o objetivo de entregar resultados específicos, facilitando o acompanhamento e o controle do projeto como um todo.
Dividir um projeto em fases é uma prática recomendada por metodologias consolidadas como o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que reconhece que essa divisão pode variar conforme a complexidade, a natureza do trabalho e as necessidades das partes interessadas.
Importância das fases no gerenciamento de projetos
- Facilitam o controle e a organização, especialmente em projetos complexos.
- Permitem ajustes estratégicos ao longo do caminho, com base em revisões periódicas.
- Melhoram a comunicação entre os envolvidos, garantindo alinhamento antes de avançar para a próxima etapa.
Acessando o Módulo
Acessando as fases no sistema Planos
O primeiro passo é acessar a visualização de fases do seu projeto. Para isso, escolha e acesse o projeto em que deseja gerenciar as fases.
Para cadastrar uma fase, o usuário precisa ser responsável e/ou verificador do projeto, responsável e/ou verificador do programa, ou possuir a permissão “Ação - Cadastrar” ou “Editar todos”. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões
Agora, dentro do projeto devemos selecionar o botão que permite mudar a visualização do projeto e escolher "Fases" como opção:
Dentro da visualização de "Fases" é onde conseguimos visualizar, cadastrar, editar e remover as fases do seu projeto!
Quando acessamos a visualização de fases, temos um organizador com todas as ações sem fase! Isso irá facilitar na visualização e na atribuição de ações à suas fases.
Cadastrando fases
Agora que você aprendeu a acessar as fases do projeto, vamos colocar a mão na massa! Partiu aprender como criar fases!
Dentro da visualização de fases, devemos selecionar o botão "
" e depois selecionar a opção de "Fase"
Para cadastrar uma fase, hoje podemos preencher as seguintes informações:
• Título: Campo de texto para inserir o título da fase. Limite de 500 caracteres.
Exemplo: Insira um título para sua fase, como: "Revisão de Documentos" ou "Aprovação Final".
• Responsável: Campo de seleção para escolher a pessoa responsável por essa fase. O menu suspenso lista pessoas cadastradas no sistema.
• Fluxo de aprovação: Campo de seleção, onde você pode escolher um fluxo de aprovação específico, que pode envolver várias pessoas ou etapas do processo.
💡 Para aprender a utilizar o fluxo de aprovação: Fluxo de aprovação para as fases no Planos
• Ícone: Um campo para selecionar um ícone visual que representa a fase. O menu pode exibir opções de ícones diferentes como checkmarks, relógios, ou pastas.
• Cor: Um seletor de cor para escolher a cor associada ao ícone.
• Descrição: Um editor de texto rico (Rich Text Editor) com várias opções de formatação (negrito, itálico, listas, alinhamento, etc.), onde você pode descrever ou adicionar detalhes sobre a fase. Limite de 8000 caracteres.
Após realizar as configurações desejadas, clique em 
para concluir.
As fases ficam recolhidas, quando clicamos podemos expandi-las para visualizar todas as ações pertencentes à fase, e podemos recolhê-la novamente para ter uma visualização mais focada.
Editando uma fase
Com a fase já criada, devemos selecionar o botão 
e depois selecionar a opção "Editar"
Para editar uma fase, o usuário precisa ser responsável e/ou verificador do projeto, responsável e/ou verificador do programa, ou possuir a permissão “Ação - Cadastrar” ou “Editar todos”. Essas permissões são definidas em Configurações > Papéis e permissões
Basta editar as informações que você desejar e clicar no botão 
Removendo um fase
Com a fase já criada, basta escolher a fase que deseja remover e selecionar o botão 
e depois selecionar a opção "Remover"
Para remover uma fase, o usuário precisa ser responsável e/ou verificador do projeto, responsável e/ou verificador do programa, ou possuir a permissão “Ação - Cadastrar” ou “Editar todos”. Essas permissões são definidas em Configurações > Papéis e permissões
Será exibido uma mensagem de confirmação, para continuar e remover sua fase (permanentemente) basta selecionar a opção 
Atenção! A remoção de fases é permanente, ao remover uma fase não é possível recupera-la.
OBS: Todas as ações que pertencem a sua fase não serão removidas, apenas perderam a referencia da fase e ficaram como ações sem fase.
📌 Agora que aprendemos a parametrizar nossas fases, vamos entender como atribuir ações dentro de uma fase!
Atribuindo uma ação a uma fase:
Podemos vincular uma ação à uma fase durante a criação ou edição da ação. Acessando as informações da ação, teremos o campo "Fase" onde podemos selecionar a qual fase aquela ação pertence.
Exemplo: Cadastrando uma nova ação e escolhendo a fase:
Basta clicarmos em 
e selecionar a opção "Ação".
Durante o cadastro de uma ação, devemos preencher o campo "Fase" com a fase que gostaríamos de selecionar para a ação.
Após fazer isso e salvar, a ação passa a ser exibida dentro da respectiva fase:
Atribuindo uma fase à ações em massa:
Para facilitar a edição podemos também adicionar uma fase a varias ações ao mesmo tempo.
Para a edição de fase das ações, só é possível alterar a fase de uma ação que não seja pertencente a nenhuma outra. Ou seja, para trocar a fase de uma ação que tem o campo "Pertence à" preenchido, você deve alterar a fase da ação raiz (a ação de alto nível na hierarquia)
Para editar várias ações ao mesmo tempo, basta selecionar através do 
e selecionar as ações que deseja alterar a fase.
Agora, devemos selecionar a opção 
na listagem e escolher a opção "Fase"
Após isso, para finalizar devemos escolher a fase que queremos atribuir para as ações selecionadas e confirmar.
Fases criadas, ações vinculadas na fase e agora? Como funciona o progresso e o status da fase?
Bom, o progresso da fase utiliza como base para realizar o cálculo apenas as ações de nível mais alto na hierarquia, ou seja, uma ação raiz (que não pertence a nenhuma outra ação). Também é levado em consideração a configuração de cálculo da unidade, sendo possível ser média simples ou média ponderada.
- Média simples: Será contabilizado o progresso com base no progresso das ações raízes
- Média ponderada: Será contabilizado o progresso com base no progresso das ações raízes que possuírem data de início e término.
Status da fase
Sobre os status de uma fase, existem os seguintes status possíveis:
-
Aguardando início
A fase está planejada, mas nenhuma ação foi iniciada. Todas as ações vinculadas estão com o status "Aguardando início".
🔹 Indica que o trabalho ainda não começou. -
Em execução
Pelo menos uma ação da fase está em andamento.
🔹 Representa que a fase está ativa e com atividades sendo realizadas. -
Concluído
Todas as ações da fase foram finalizadas com sucesso e estão com o status "Concluído".
🔹 A fase foi encerrada, mas ainda pode passar por validações. -
Concluído (Aguardando aprovação)
A fase foi concluída, mas está aguardando validação formal por parte de um responsável ou verificador.
🔹 Usado quando há um fluxo de aprovação configurado. -
Concluído (Aprovado)
A fase foi concluída e aprovada oficialmente.
🔹 Indica que todos os resultados foram validados e aceitos. -
Suspenso
Todas as ações da fase estão com o status "Suspenso".
🔹 A fase foi pausada temporariamente, podendo ser retomada futuramente. -
Cancelado
Todas as ações da fase foram canceladas.
🔹 A fase foi encerrada sem conclusão, geralmente por decisão estratégica ou mudança de escopo.
O status de uma fase pode ser alterado manualmente através do botão 
e selecionando a opção "Alterar status".
Porém o status da fase também é alterado automaticamente com base no status das ações pertencentes a fase. Ou seja, alterando o status das ações a fase de forma inteligente se adapta e também acompanha o andamento das ações!
Regras dos status da fase com base no status das ações:
• Se todas as ações estiverem com o status "Aguardando início": A fase estará aguardando início.
• Se ao menos uma ação estiver com o status "Em execução": A fase estará em execução.
• Se todas as ações estiverem com o status "Concluído": A fase estará concluída.
• Se todas as ações estiverem com o status "Suspenso": A fase estará suspensa.
• Se todas as ações estiverem com o status "Cancelado": A fase estará cancelada.