As permissões do módulo definem o que cada papel pode fazer no Documentos, como criar documentos, gerenciar categorias, visualizar documentos obsoletos e realizar outras ações. Essas configurações ficam disponíveis em Configurações > Papéis e permissões, dentro do papel do usuário, e permitem controlar o acesso às funcionalidades de acordo com as responsabilidades de cada perfil. Assim, cada usuário tem acesso apenas aos recursos necessários para desempenhar suas atividades.
✦ Antes de começar
Para configurar as permissões dos usuários, é necessário ter a permissão "Editar papéis" habilitada no papel em Papéis e permissões nas Configurações do Qualiex.
Definindo as permissões
1. Acesse as Configurações do Qualiex pelo menu de módulos.
2. Acessa a aba "Papéis e permissões".
3. Em seguida, clique no papel que deseja configurar. Depois, navegue pelas abas dos módulos até localizar Documentos e clique nessa aba.
Documentos
Essas permissões controlam as ações relacionadas aos documentos cadastrados no módulo.
- Criar documento na raiz: permite criar documentos diretamente na pasta raiz.
- Visualizar todos: permite visualizar todos os documentos, independentemente das permissões definidas nas pastas.
- Visualizar documentos obsoletos: permite acessar documentos obsoletos.
- Gerenciar documentos obsoletos: permite marcar documentos como obsoletos ou reativá-los.
- Gerenciar documentos controlados: permite gerenciar os documentos o controle de cópias físicas em cada documento.
- Editar permissões de todos os documentos: permite definir quem pode alterar permissões dos documentos.
- Editar dados gerais de todos os documentos: permite modificar título, categoria, data ou outros dados dos documentos.
Pastas
Essas permissões controlam o gerenciamento das pastas do módulo.
- Criar pasta na raiz: permite criar pastas diretamente na pasta raiz.
- Visualizar todas: permite visualizar todas as pastas do módulo.
- Editar permissões de todas as pastas: permite alterar as permissões de acesso de todas as pastas.
- Editar dados gerais de todas as pastas: permite editar nome, descrição e demais informações das pastas.
Categorias
Controla o gerenciamento das categorias utilizadas no módulo.
- Gerenciar categorias: permite criar, editar, desativar/ativar e remover categorias.
Modelo
Controla os modelos de cabeçalho e rodapé.
- Gerenciar modelos: permite criar, editar, desativar/ativar e remover modelos de cabeçalho e rodapé.
Relatórios
Controla o acesso aos relatórios do módulo.
- Gerenciar relatórios: permite acessar e gerar os relatórios disponíveis no módulo na aba Relatórios.
Configurações
Controla o acesso às configurações de código dos documentos.
- Gerenciar configurações: permite gerenciar o padrão de código dos documentos e definir se os códigos de documentos removidos podem ser utilizados novamente.
Trilha de auditoria
Controla o acesso ao histórico de alterações realizadas no módulo.
- Visualizar apenas os meus eventos alterados: permite consultar alterações feitas pelo próprio usuário.
- Visualizar todos os eventos de todos os usuários: permite acompanhar todo o histórico de alterações no módulo.
- Baixar: permite exportar os registros da trilha de auditoria.
Para habilitar uma permissão, marque a checkbox correspondente. Ao desmarcá-la, o papel deixa de ter acesso à essa permissão.
Após realizar os ajustes, clique para salvar.
⚠️ Comportamentos importantes
- São três camadas de acesso, que trabalham juntas:
1. Acesso ao módulo — liberar o Documentos para o colaborador (em Colaboradores › Módulos). 🔎 Como habilitar o módulo Documentos para o colaborador.
2. Permissões do papel — o que o papel pode fazer no módulo (esta tela).
3. Permissões por pasta — o que cada Grupo de Usuários pode fazer em cada pasta/documento. 🔎 Como gerenciar permissões de pastas.
- A permissão para gerenciar as notificações automáticas do módulo fica na aba "Qualiex" e não na aba referente ao módulo Documentos.