As permissões de pasta definem quem pode fazer o quê em cada pasta — visualizar, criar subpastas, enviar documentos, revisar, imprimir, remover. No módulo Documentos, esse controle é feito por Grupo de Usuários: você marca, numa matriz, quais permissões cada grupo tem naquela pasta. É assim que você garante que cada área enxergue e mexa só no que lhe cabe.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Alterar permissões da pasta" habilitada na pasta que vai configurar.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Acessando as permissões da pasta
Para acessar as permissões da pasta, existem dois caminhos:
1. Clique na opção Permissões no menu do lado esquerdo e selecione a pasta no seletor do topo. A tela abre na aba "Permissões de Pasta" — há também a aba "Permissões de Documentos", para o acesso aos documentos dentro dela.
2. Clique com o botão direito sobre a pasta na árvore e escolha "Permissões", e você será direcionado diretamente às permissões dessa pasta.
Concedendo e retirando permissões
- Na aba "Permissões de Pasta", localize a linha do Grupo de Usuários que você quer ajustar (use "Buscar grupo..." se a lista for grande).
- Marque ou desmarque as caixas nas colunas de permissão daquele grupo.
Importante: Vale destacar que, quando as permissões são atribuídas para o grupo, todos os usuários alocados no grupo recebem as permissões automaticamente. Para verificar quais são os usuários que estão no grupo, basta clicar no ícone de contador de membros ao lado do no do grupo.
O que cada coluna controla
As permissões disponíveis para habilitar na pasta são:
- Visualizar pasta: Permite acessar e visualizar a pasta na hierarquia.
- Criar subpasta: Permite criar novas subpastas dentro da pasta selecionada.
- Alterar permissões da pasta: Permite definir ou modificar quais grupos têm acesso à pasta e quais ações podem realizar.
- Remover pasta: Permite excluir a pasta.
- Visualizar documento: Permite acessar e consultar os documentos disponíveis.
- Novo documento: Permite enviar novos documentos na pasta.
- Revisar documento: Permite iniciar a revisão de um documento existente.
- Obter cópia: Permite baixar uma cópia do documento.
- Imprimir documento: Permite imprimir o documento.
- Fluxo de aprovação: Permite participar do fluxo de aprovação dos documentos.
- Alterar permissões do documento: Permite definir ou modificar as permissões de acesso e ações permitidas para cada documento.
- Gerenciar associações dos documentos: Permite criar e remover associações entre documentos.
- Remover documento: Permite excluir os documentos dessa pasta.
Atalhos
- Linha "[Todos]" (no topo da matriz): marca uma permissão para todos os grupos de uma vez.
- Coluna "[Todos]" (na ponta direita): marca todas as permissões para um único grupo de uma vez.
Após habilitar as permissões necessárias, clique em "Salvar".
Em seguida, o sistema exibe a mensagem "Permissões salvas com sucesso".
⚠️ Comportamentos importantes
- Permissão é por Grupo de Usuários, não por pessoa. A matriz trabalha com grupos — para dar acesso a alguém, inclua a pessoa no grupo certo (os grupos são cadastrados em Configurações › Grupos de usuários).
- Salve antes de trocar de aba. Se você mudar de aba com alterações não salvas, o sistema avisa com "Alterações não salvas" e oferece continuar editando ou sair sem salvar.
- Para habilitar o botão "Salvar", é necessário realizar alguma alteração nas permissões.
Perguntas frequentes
Posso dar permissão a um usuário específico, sem ser pelo grupo? Não. As permissões da pasta são definidas por Grupo de Usuários. Para liberar o acesso a uma pessoa, adicione-a ao grupo que já tem a permissão desejada.
Marquei as permissões mas nada mudou. Esqueci de quê? De clicar em "Salvar" — as mudanças só valem depois de salvas (aparece o aviso "Permissões salvas com sucesso").