Quando o documento já existe como arquivo no seu computador (um Word, um PDF, uma planilha), você o traz para o módulo pela opção "Enviar arquivo" do assistente "Novo Documento". É a forma mais comum de cadastrar um documento: você aponta o arquivo e o restante do cadastro segue igual.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Novo documento" habilitada na pasta em que deseja enviar o arquivo.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Enviando o arquivo
- Na pasta desejada, clique em "Novo documento".
- No topo do assistente, clique na opção "Enviar arquivo" — clique para abrir a janela de seleção de arquivos do seu computador e selecione o arquivo (ou arraste-o para a área).
- O arquivo aparece com nome e tamanho (e um X para trocar). O campo "Nome do documento" é preenchido automaticamente com o nome do arquivo — ajuste se desejar.
3. Preencha os campos abaixo:
- Nome do documento: informe o nome que identificará o documento no sistema.
- Revisão inicial: defina o número da revisão atual do documento.
- Categoria: selecione a categoria à qual o documento pertence. Ela é utilizada para organizar os documentos e aplicar configurações específicas, quando houver.
- Pasta: vem preenchido com a pasta selecionada.
- Responsável: selecione o usuário responsável pela gestão do documento, como acompanhamento de revisões e atualizações. 🔎 Veja: Como definir um responsável pelo documento e o que isso significa?
- Local: defina o local ao qual o documento está relacionado. Esse campo permite organizar os documentos por unidade, setor ou estrutura cadastrada nas Configurações > Locais.
- Descrição: insira uma breve descrição sobre o conteúdo ou objetivo do documento para facilitar sua identificação.
- Próxima revisão: informe a data prevista para a próxima revisão do documento.
- Validade: defina a data de validade do documento, caso ele tenha um período de vigência determinado. Caso ultrapasse essa data e o documento não tenha sido revisado, ele se tornará obsoleto no sistema.
Para enviar um documento, apenas os campos nome, categoria e pasta são obrigatórios.
- Em "Status do documento", defina o status que deseja enviar o documento:
- Em criação: o documento será salvo como um rascunho, permitindo que seja editado antes de ser enviado para aprovação ou publicado.
- Concluído (Vigente): o documento será enviado como finalizado.
🔎 O passo a passo completo do assistente está em: