Como revisar um documento que não estou envolvido no fluxo de aprovação?

Atualizado em 10 de dezembro de 2020

Caso você não seja participante de um fluxo de aprovação de uma pasta você pode revisar o documento e após o envio será iniciado o fluxo de aprovação definido.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

Acesse Dashboard.
Clique em Docs – Documentos.

3. Clique em Documentos e selecione o documento que deseja alterar. 4. Clique em Check Out, será feito o download do arquivo no computador.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo, fica disponível apenas para visualização a última versão do documento aprovada.

Para cancelar um Check Out selecione o documento e clique no ícone “ Desbloquear”, o documento não irá manter as alterações realizadas, informações alteradas serão perdidas.

Para atualizar no Docs o que foi revisado durante o C heck Out é necessário fazer o Check In do documento.

Configure as notificações de Check Out nas configurações do Qualiex.

Selecione o documento e clique no ícone Check In.

Será exibida a tela para inserir as informações do documento e detalhes da revisão.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em

.docx e

.xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

Aba Revisão

Fluxo: Caso esteja habilitada selecione o fluxo. Se for obrigatório para revisão de documento não é possível selecionar o fluxo a ser iniciado.
Arquivo: Clique no ícone e selecione o arquivo que foi editado no computador.
Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Necessário habilitar para o usuário a permissão de Revisar nas Permissões da pasta no DOCS.

Após inserir as informações da revisão e clicar em “ Próximo”, seguimos com as informações do documento.

Aba Documento

Nome: Exibe o nome do documento.
Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

Nec essário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.

Descrição do documento: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Clique em Próximo para exibir as etapas do fluxo configurado na pasta.

Aba Fluxo

Exibe os usuários responsáveis pelo fluxo de aprovação, clique em Próximo para exibir a próxima aba de metadado.

Aba Metadado

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para concluir. Ao concluir o envio do documento o fluxo de aprovação do documento é iniciado.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.