Como criar uma classificação para um documento?

No módulo Docs, sempre que você cadastrar um documento, será preciso definir sua classificação, ou seja, indicar claramente qual é o tipo de documento que será armazenado. Essa classificação ajuda a organizar o acervo, padronizar o cadastro e facilitar tanto a busca quanto o controle de versões e revisões dentro do Qualiex.

Acessando o Módulo

Clique aqui e saiba como acessar o módulo Docs no Qualiex

Criando uma classificação

No módulo Docs vá até a aba "Classificações" e selecione a opção .

Para cadastrar um metadado, é necessário possuir a permissão de "Listar" e “Cadastrar" em Classificações e Metadados habilitados em Papéis nas Configurações clássicas.

Será exibido a tela para cadastrar a Classificação.

Nome: Digite um nome claro e objetivo que identifique facilmente sua classificação. Por exemplo: Formulários, instrução de trabalho, procedimento operacional padrão, processo ou manual por exemplo.
Código dos Documentos: O código pode ser sigla ou número, e serve para facilitar a identificação do documento. Por exemplo: (POP) para Procedimento Operacional Padrão, (IT) para instrução de trabalho, por exemplo.
Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Para usar a confirmação de leitura, é necessário possuir a permissão “Alterar configuração de confirmação de leitura”, habilitada em Papéis nas configurações clássicas.

Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário. Disponível apenas se a confirmação de leitura for "sim".

Não recomendamos o uso de usuário genérico, pois ele impede a identificação precisa de quem executou cada ação no sistema.

Periodicidade de validade (em dias): Informe o prazo de validade do documento; após o vencimento, ele será considerado obsoleto.
Periodicidade de revisão (em dias): Defina o prazo para realizar as revisões; após o vencimento desse prazo, o Qualiex irá gerar uma pendência.

Para poder editar a Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de Acesso total na unidade.

🔎Clique aqui para saber mais sobre O que é a permissão de Acesso Total e como ela funciona no sistema?

Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.

Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento.

Justificativa de impressão: Selecione para que seja exibido um campo para justificar a impressão do documento.

🔎Clique aqui para saber mais sobre justificativa para impressão de documentos no Docs

Gerar PDF: Selecione para gerar a visualização do documento em PDF. Formatos de arquivos suportados para gerar PDF: DOC, DOCX, DOT, DOTX, ODF, ODP, ODT, PPT, PPTX, VSD, VSDX, XLS, XLSX, XLT, XLTX.
Descrição: Informe uma descrição para indicar quais documentos podem receber essa classificação.

Após preencher os dados, clique em .

Após clicar em , será exibida a aba de metadados, onde você também poderá realizar edições.

🔎Clique aqui para saber mais sobre O que é e como cadastro um metadado?

Clique em para salvar sua classificação.