Como obter cópia de um documento controlado no Aplicativo do Docs?

A disponibilização de documentos controlados em plataformas digitais trouxe mais segurança, rastreabilidade e conformidade aos processos organizacionais. No entanto, muitos usuários ainda têm dúvidas sobre como acessar, duplicar ou consultar esses arquivos dentro do Aplicativo do Docs. Este artigo apresenta, de forma clara e prática, como obter uma cópia de um documento controlado, explicando também as limitações e características desse tipo de arquivo no ambiente corporativo

Acessando o Docs mobile

Como acessar o Aplicativo do Docs Mobile?

Passo a passo para obter cópia de um documento controlado

Conectado à internet, acesse o aplicativo no seu dispositivo e aguarde a sincronização dos documentos.

Para obter uma cópia de um documento controlado, é necessário possuir permissão específica na pasta “Obter Cópia”. Definido na aba Documentos > Opções > Permissões da Pasta

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Após a sincronização, os documentos serão exibidos de acordo com as unidades vinculadas ao seu usuário.

Os documentos que possuem cópia controlada exibem a indicação "Controlado" após o número da revisão. Toque no documento desejado e selecione a opção "Obter Cópia".

Para realizar o download da cópia de um documento controlado é necessário justificar, após inserir a justificativa clique em "Obter Cópia".

Ao obter a cópia, o emoji de será exibido ao lado do seu documento. Ao tocar nele, serão apresentadas as opções “Visualizar”, “Abrir” e “Fechar” o documento .

Visualizar: abre uma pré-visualização rápida da cópia do documento, sem a necessidade de baixá-lo novamente.
Abrir: abre a cópia do documento para leitura completa e navegação pelos seus conteúdos.
Fechar: encerra a visualização ou leitura da cópia do documento e retorna para a lista de documentos.

Histórico do documento no Docs Web

Quando obtemos a cópia de um documento pelo aplicativo, essa operação fica registrada nos detalhes do documento no Docs Web conforme imagem abaixo.

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