Como enviar um documento sem passar pelo fluxo de aprovação?

Em muitas organizações, o fluxo de aprovação é essencial para garantir controle, conformidade e padrão de qualidade na gestão de documentos. No entanto, existem situações em que o envio rápido é necessário e o processo formal de aprovação pode atrasar atividades urgentes ou operacionais.

Acessando o módulo

Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Docs no Qualiex.

Atenção

Para enviarmos um documento sem que ele passe pelo fluxo de aprovação, mesmo que a pasta possua um fluxo já parametrizado, é necessário garantir que o fluxo da pasta onde o documento será inserido não esteja marcado como obrigatório.

Se a pasta mãe ou qualquer subpasta tiver o fluxo configurado como obrigatório, será indispensável interromper ou pular esse fluxo para permitir o envio do documento sem aprovação. Caso isso não seja feito, o envio sem fluxo não será possível.

🔎Clique aqui e saiba Como configurar um fluxo.

Enviando um documento sem passar pelo fluxo

Ao acessar o módulo Docs, ainda na aba "Documentos", selecione a pasta em que deseja enviar o documento e clique no ícone e selecione a opção "Enviar documento".

Para enviar um documento, é necessário ter a permissão “Enviar novo" documento. Definido em Documentos > Opções > Permissões da Pasta.

Após clicar para enviar novo documento, será exibido uma janela para o envio (upload) do documento.

O que vai definir se o documento ira passar por um fluxo de aprovação, é a situação, nela selecionamos o status do documento que será enviado:

Em elaboração: documento que ainda está em elaboração, está sendo alterado até chegar na versão final.

Revisão concluída : documento que já foi revisado e pode ser publicado e disponibilizado aos colaboradores.

Neste caso como não queremos que o documento passe por um fluxo, iremos selecionar a opção de Revisão concluída.

Como o visualizador online do Word/Excel possui limitações para alguns recursos, adicione um PDF para visualização e, ao obter uma cópia ou realizar o checkout, abra o arquivo no formato original.

Situação: Selecione Revisão concluída.
- Data de revisão: Se não for definida uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
- Data de Aprovação: Se não for atribuída uma data é preenchido automaticamente com a data atual.
- Nº: Informe o número da revisão.
- PDF: Clique no ícone para adicionar um PDF para visualização.
Nome: Digite o nome do documento que será enviado.
Classificação: Informe o tipo de documento que será enviado.
- 🔎 Clique aqui e saiba Como criar uma classificação.
Etiquetas: São palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
Próxima Revisão: Indique a data da próxima revisão do documento.
Válido até: Informe a data da validade do documento, após o prazo se torna obsoleto.
Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando sim é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.
Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.
Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.
- Disponível apenas se a confirmação de leitura for “sim”.
Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento que será enviado.

Se houver um metadado configurado para a classificação selecionada, ele será exibido para preenchimento na aba "Metadado".

🔎Clique aqui e saiba O que é e como cadastro um metadado?

Após preencher os campos clique em para concluir.

Confirmação de senha em operações críticas

Para unidades que tiverem a opção Confirmação de senha em operações críticas habilitada nas configurações de segurança do Qualiex, será obrigatório informar a senha para enviar um documento com situação de "Revisão concluída".

🔎 Clique aqui e saiba O que é e como acessar a aba de Segurança da unidade.