Acessando o módulo
Realizando um Check Out
Na aba "Documentos" Selecione o documento que deseja alterar e clique em 
. Desta forma será feito o download do arquivo no computador.
Para realizar o check-out e o check-in é necessário possuir a permissão de "Revisar" nas permissões da pasta. Ou possuir permissão de acesso total na unidade
Clique aqui para saber mais sobre O que é a permissão de Acesso Total e como ela funciona no sistema?
Durante o check-out, o documento é bloqueado para edição a fim de evitar alterações simultâneas. Nesse período, fica disponível apenas para visualização a última versão aprovada do documento.
Realizando um Check In
Após revisarmos o documento, vamos realizar o check-in clicando em 
.
Será aberto uma nova janela sendo obrigatório informar os dados da revisão e descrever claramente as alterações realizadas.
Após terminar clique em 
, para seguir na aba de Documentos.
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Situação: Selecione o status do documento que será enviado.
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Em elaboração: documento que ainda está em elaboração, está sendo alterado até chegar na versão final.
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Revisão concluída : documento que já foi revisado e pode ser publicado e disponibilizado aos colaboradores.
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Arquivo: Clique no ícone
e selecione o arquivo que foi editado no computador.-
Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e imprimir com marca d’água, o arquivo precisa estar nos formatos
.docx ou 
.xlsx. Outros formatos não suportam essas formatações automáticas.
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Limites de tamanho dos arquivos:
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Docx: até 100 MB
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PDF: até 75 MB
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Xlsx: até 10 MB
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Vídeos: até 50 MB (não é possível visualizar no sistema).
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- Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.
🔎Clique aqui para saber mais sobre Como configurar as notificações do Check Out.
Quando temos um documento em elaboração, ao realizar o check in, o número de revisão não será alterado.
Na aba "Documento" verifique os dados do arquivo a ser enviado. Caso o documento não tenha metadados vinculados após preencher os campos clique em 
, caso contrario clique em .
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Nome: Exibe o nome do documento.
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Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado.
🔎Clique aqui para saber mais sobre Como criar uma classificação.
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Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
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Documento controlado: Define se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.
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Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.
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Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.
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Disponível apenas se a confirmação de leitura for "sim".
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Descrição do Documento: Informação e detalhes relacionados ao documento enviado.
Se houver metadados configurados para a classificação selecionada, eles serão exibidos na aba “Metadado” para preenchimento. Após preencher os campos, clique em 
para concluir.
🔎Clique aqui para saber mais sobre O que é e como cadastro um metadado?
Confirmação de senha em operações críticas
Para unidades que tiverem a opção "Confirmação de senha em operações críticas" habilitada nas "opções de segurança do Qualiex", será necessário informar a senha para realizar o envio de um documento com revisão concluída.
🔎Clique aqui para saber mais sobre O que é e como acessar a aba de Segurança da unidade.
Cancelando um Check Out
Para cancelar um Check Out, selecione o documento e clique no ícone 
. As alterações realizadas não serão mantidas e todas as informações modificadas serão perdidas.
