Ao utilizar a função de fluxo de aprovação entre as etapas das ocorrências é possível aprovar ou reprovar o avanço da mesma, ela funciona como uma verificação do que foi feito e registrado na etapa. Quando tudo está nos conformes, podemos aprovar e seguir o fluxo. Caso contrário, podemos reprovar e retornar a ocorrência para a etapa anterior, onde será exibido o motivo da reprovação. Essa é uma forma de garantir que a ocorrência tenha as informações necessárias para garantir a melhoria contínua e manutenção do processo.
Acessando o módulo
Reprovando etapa do fluxo
Para criar ou visualizar os fluxo de aprovação é necessário ter a permissão de “Gerenciar fluxos de aprovação”. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.
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Ao acessar as ocorrências em que os fluxos de aprovação foram configurados nas etapas conforme as categorias selecionadas durante a criação da ocorrência, é possível identificar, na listagem geral, quais ocorrências estão aguardando a avaliação da etapa – essa informação aparece na coluna “Etapa atual”.
Ao acessar uma ocorrência, você pode identificar em qual etapa ela se encontra de duas maneiras: logo abaixo do código e do nome da ocorrência na sua visualização, Além disso, uma tag específica indica a janela destinada para a aprovação daquela etapa.
Ao clicar em "Aprovar etapa", será aberta uma janela para você realizar a aprovação ou reprovação.
Nessa janela, aparecem os usuários definidos na configuração do fluxo de aprovação. Se algum deles estiver como [A definir] e você possuir a permissão necessária, poderá se adicionar como responsável por essa etapa. Para isso, basta clicar em "Selecionar usuário".
Para que um colaborador possa ser selecionado no fluxo, ele precisa ter a permissão “Aprovar fluxo de aprovação entre etapas. Definida nas Configurações > Papéis e permissões.
Após selecionar o usuário responsável pela aprovação da etapa, clique em "Concluir". O colaborador escolhido será designado para a etapa e poderá, então, aprovar ou reprovar diretamente ao clicar em "Concluir" na etapa correspondente.
Ao selecionar “reprovar e retornar etapa”, é necessário registrar um parecer e indicar para qual etapa a ocorrência será devolvida. É fundamental detalhar de forma clara o motivo da reprovação para que a pessoa responsável pelos ajustes possa agir de maneira direcionada e eficiente. Após executar a ação, basta clicar em "Concluir".
Etapa Reprovada
A ocorrência teve a etapa reprovada e foi direcionada de volta para a etapa anterior. Agora, ela está destacada na etapa para a qual retornou, acompanhada do parecer registrado no momento da reprovação.
Ao dar continuidade nas etapas da ocorrência, essa informação deixa de ser exibida na tela principal e passa a estar disponível apenas no histórico da ocorrência, juntamente com o parecer registrado.
