Como realizar a padronização e divulgação de uma ocorrência no Qualitfy?
Quando uma ocorrência é tratada de forma eficiente, ela se transforma em uma oportunidade concreta de aprimorar o processo de gestão da qualidade. Esse processo permite padronizar rotinas, registrar todas as mudanças realizadas, documentar os aprendizados e implementar melhorias contínuas, fortalecendo o sistema de gestão. O registro detalhado fortalece o controle interno, assegura a rastreabilidade das ações e facilita o compartilhamento do conhecimento com toda a equipe, promovendo mais eficiência e reduzindo a recorrência de problemas similares.
Para realizar a etapa de padronização e divulgação é necessário que o usuário seja responsável pela etapa, ouresponsável pela ocorrência ou que possuam a permissão “Editar todas”. Definida nas Configurações > Papel e permissão.
Em seguida, escolha a ocorrência na qual deseja realizar a padronização e divulgação.
Ao selecionar a ocorrência desejada, acesse a aba "Padronização", complete os campos solicitados e salve para registrar as atualizações.
A divulgação da ocorrência permite que informações importantes sejam compartilhadas com toda a equipe, fortalecendo a transparência e promovendo o aprendizado coletivo a partir de cada situação tratada.
Ao clicar em “Divulgar”, será exibida uma tela onde é possível selecionar o assunto e o corpo do e-mail, além de definir quais informações aparecerão no relatório que pode ser enviado em anexo. Também é possível adicionar e-mails externos e selecionar os colaboradores que receberão a comunicação. Para finalizar, clique em “Salvar”.
Ao concluir o preenchimento das etapas anteriores, no canto superior direito, ao clicar em “Salvar”, você encontrará também as seguintes opções:
Salvar e avançar: Registra as alterações e segue para a próxima etapa.
Salvar: Grava as mudanças e mantem na tela da ocorrência.
Salvar e fechar: Salva os dados e volta pra listagem de ocorrências.
Com a padronização realizada, a tratativa da ocorrência é encerrada.
