Como cadastrar uma ocorrência?

Atualizado em 12 de novembro de 2024.

O registro de ocorrências para gestão da qualidade é uma prática fundamental para manter a eficiência, a conformidade e a melhoria contínua dos processos organizacionais. Essa funcionalidade vai além de simplesmente documentar desvios; ela cria uma base estruturada para análise, aprendizado e ação corretiva. Podemos ter ocorrências que são caracterizadas por desvios de processo (não conformidades) e até situações que representam cenários que podem ser melhorados (oportunidades de melhoria). Nesse artigo abordaremos como podemos fazer esse processo pelo sistema.

Para cadastrar ocorrências é necessário ter a permissão de Cadastrar ocorrências no Papel. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações.

No módulo de ocorrências clique em para adicionar uma ocorrência.

Geral

Será exibida a tela para registrar a ocorrência, preencha os campos de acordo com a situação identificada. Campos com * (asterisco) são obrigatórios, o que significa que só poderemos avançar com o cadastro da ocorrência quando todos forem preenchidos.

Através de uma configuração específica do módulo de Ocorrências, é possível definir se alguns campos estarão presentes e se estiverem, se serão de preenchimento obrigatório ou não. Podemos habilitar ou desabilitar os campos de Cliente, Local e Aprovador. Para mais informações de como utilizar essas configurações, acesse o seguinte artigo.

Selecionando a opção de Cadastrar ocorrência, a janela para preenchimento será aberta:

Título*: Insira um título objetivo e claro para a ocorrência, que facilite sua identificação na listagem.
Categoria*: Selecione a categoria para a ocorrência. Durante a etapa de aprovação, o aprovador responsável poderá alterá-la, caso necessário.
Tipo: Informe o tipo da ocorrência. Este campo não é obrigatório no momento de cadastro, pois o aprovador responsável poderá definir o tipo adequado durante a etapa de aprovação.
Cliente: Selecione o cliente relacionado à ocorrência registrada.

Fornecedores: Esse campo poderá ser preenchido caso a sua unidade possua nosso módulo para gestão de Fornecedores. Esse artigo traz mais informações desse processo dentro no outro módulo.
Materiais e serviços: Também deve ser preenchido de acordo com o material e serviço do fornecedor selecionado.

Local: Informe o local onde a ocorrência aconteceu.
Aprovador: Selecione quem deverá aprovar essa ocorrência.

O módulo Fornecedores é uma ferramenta contratada a parte, entre em contato com a nossa equipe para mais informações.

Para os campos de Cliente e Local é possível fazer novos cadastros dessas informações caso seja necessário. Para fazer esse processo, é necessário ter as permissões, respectivamente, para Cadastrar Clientes e Cadastrar Locais, no Papel. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações.

Descrição: Descreva detalhadamente a situação que levou a criação dessa ocorrência. Utilize a barra para formatar o texto.

Planos de Ação

É possível acessar essa aba a partir da seleção de uma categoria para a ocorrência, já que existem parametrizações para cadastro das ações que são definidas através da Categoria.

Os artigos a seguir descrevem essas definições:

A aba planos de ação será onde cadastramos as ações corretivas ou preventivas para resolver o problema identificado na ocorrência. Caso a Categoria selecionada na aba Geral (vista anteriormente) possua ações padrão configuradas, essas ações serão listadas automaticamente nessa janela.

Ações corretivas tem como objetivo lidar com uma não conformidade existente, eliminando a causa raiz para evitar sua recorrência. Atua na prevenção e manutenção de uma não conformidade, visando a melhoria contínua dos processos. As ações preventivas buscam evitar que uma não conformidade aconteça, baseando-se na análise de riscos e na identificação de potenciais falhas, trazendo o fortalecimento da cultura de qualidade, redução de custo e proatividade do processo.

Fazer bom uso desses tipos de ações é essencial para a sustentabilidade de processos e para o fortalecimento da organização. Elas são mais do que ferramentas de gestão; são pilares fundamentais para a evolução contínua e para a entrega consistente de produtos e serviços de qualidade.

Para registrar uma ação, clicamos no seguinte botão , direcionando para a aba de cadastro de ações.

Os campos em vermelho ou que estão com o * são campos obrigatórios.

Nome*: Nome dessa ação.
Pertence á: Selecione se essa ação vai pertencer a alguma outra já criada nessa aba de Planos de Ação.
Responsável (Quem?): Quem será o responsável por essa ocorrência.
Verificador (Quem?): Quem irá verificar o andamento dessa ação, caso exista um usuário selecionado nesse campo, apenas ele será capaz de concluir a ação de fato.
Data de início e término da ação (Quando?): Defina os prazos de início e término dessa ação.
Local (Onde?): Onde está ação vai ser executada, essa definição é feita nas Configurações.
Custo estimado (Quanto?): Caso essa ação exija custos por parte da organização, faça o registro nesse campo.
Descrição (Como?): Podemos deixar diretrizes de como essa ação pode ser executada.
Justificativa (Por que?): Deixe a razão pela qual essa ação precisa ser executada.

Ao final dessa janela temos a mensagem:

Isso significa que caso exista um formulário adicional que foi vinculado ao planos de ação da Categoria selecionada, eles estarão disponíveis para preenchimento depois que a ocorrência for enviada para Avaliação.

Após preencher os campos, salve a ação. Ela aparecerá na listagem de ações.

Anexos

Caso seja necessário anexar arquivos ao registrar a ocorrência, clique na aba de Anexos. Essa estrutura é muito utilizada quando é necessário enviar evidências sobre o ocorrido. Podemos enviar, imagens, arquivos de áudio, vídeos e documentos.

Arraste o arquivo do seu computador para a janela ou clique em para escolher o arquivo, é permitido enviar vários arquivos de uma vez. Temos algumas funcionalidades para gestão dos anexos.

Funções Anexo: Clique em para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em .
Busca: Localize um arquivo pelo nome, clicando em ordene de A a Z ou pelos arquivos com envio mais antigo. Para atualizar a listagem clique em .
Paginação: Selecione quantos itens exibir na página e navegue utilizando as opções .
Opções do anexo: Clicando no menu de contexto no anexo podemos renomear o arquivo, visualizar, fazer o download ou remover.

Para registrar a ocorrência clique em Salvar e temos duas opções:

Salvar: Após salvar a ocorrência ela é encaminhada para a aprovação. Aparecendo na listagem geral com o status de “Aguardando Avaliação”.
Salvar rascunho: A ocorrência fica salva como rascunho e pode ser editada antes de ser enviada para aprovação.

Se a opção de Salvamento automático estiver habilitada em configurações do módulo

vai aparecer a opção de enviar para a aprovação:

Após ser enviada para a Aprovação ela ficará com status de “Aguardando Avaliação” na listagem de ocorrências e na Caixa de Entrada.