As notificações automáticas do módulo Documentos ajudam a manter os usuários informados sobre as atividades e prazos relacionados aos documentos da organização.
Existem dois tipos de notificações: as enviadas automaticamente quando um evento ocorre, como a disponibilização de um documento para leitura ou a obsolescência de um documento, e as notificações de pendências, enviadas periodicamente para lembrar os usuários sobre atividades que ainda precisam ser realizadas, como leituras, revisões, aprovações e documentos com vencimento próximo.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Gerenciar Notificações" habilitada em seu papel em Papéis e Permissões nas Configurações.
Ativando as notificações
1. No menu principal (no canto superior esquerdo), clique no menu de módulos (onde está escrito "Documentos").
2. Em seguida, selecione a opção "Configurações".
3. Clique em "Notificações" e acesse a aba "Documentos".
Notificações de documentos
No grupo "Documentos", são exibidas as notificações automáticas enviadas quando ocorre um evento relacionado aos documentos:
- Obsolescência de documentos — avisa quando um documento é tornado obsoleto manualmente. É enviada ao responsável pelo documento e aos usuários que têm permissão para visualizar documentos obsoletos.
- Documento disponível para leitura — avisa quando um documento é disponibilizado para leitura. O destinatário depende da configuração definida na categoria do documento: pode ser enviada a todos os usuários que podem visualizar o documento ou apenas aos grupos de usuários que precisam confirmar a leitura.
Notificações periódicas
No grupo "Periódico", ficam as notificações referentes às pendências. Elas são enviadas por e-mail toda semana, às segundas-feiras, enquanto a pendência existir. Estão disponíveis os seguintes tipos:
- Documentos pendentes de leitura: documentos com confirmação de leitura ainda pendente. Enviada aos usuários que têm leituras pendentes.
- Documentos pendentes de revisão e a vencer nos próximos 7 dias: documentos cuja data de próxima revisão venceu ou irá vencer em 7 dias. Enviada ao responsável pelo documento; se não houver responsável, aos usuários com permissão de revisar.
- Documentos pendentes em fluxo: documentos que estão em uma etapa de fluxo de aprovação aguardando uma ação do usuário responsável. Enviada aos usuários envolvidos na etapa atual.
- Documentos vencidos e pendentes de vencimento nos próximos 30 dias: documentos cuja validade expirou ou irá expirar nos próximos 30 dias. Enviada aos usuários com permissão de revisar e aos usuários com permissão de "editar dados gerais de todos os documentos".
- Documentos pendentes em criação: documentos que estão com o status "Em criação" e ainda não foram concluídos. Enviada ao emissor do documento.
Habilitando as notificações
Para habilitar uma notificação, ative o botão correspondente ao lado da opção desejada. Para desativá-la, basta desabilitar o botão.
As alterações realizadas são salvas automaticamente pelo sistema. Após a configuração, os usuários receberão as notificações conforme os tipos de avisos habilitados.
⚠️ Comportamentos importantes
- Não há botão "Salvar". Cada notificação é um toggle que vale assim que você liga ou desliga.
- As notificações periódicas são enviadas por e-mail, semanalmente, às segundas-feiras pela manhã.
- Cada usuário recebe apenas as notificações referente às suas permissões e configuração de confirmação de leitura. Sem pendências correspondentes, nenhuma notificação é enviada.