Nos fornecedores, é possível cadastrar ações específicas de acordo com as necessidades do seu processo. Por exemplo, quando for necessário entrar em contato com o fornecedor, você pode registrar uma ação como "Entrar em contato com o fornecedor".
O registro dessas ações possibilita a centralização das informações, facilitando o acompanhamento e a gestão das atividades pelos responsáveis e dos usuários envolvidos, que podem monitorar facilmente o andamento das ações e as demais informações.
O 5W2H é uma ferramenta de gestão essencial que facilita a execução de planos de ação de maneira organizada e objetiva. Ela está incorporada aos campos de cadastro das ações nos módulos e permite que as ações cadastradas sejam estruturadas detalhadamente, aumentando sua eficiência e eficácia.
🔎Para saber mais sobre o 5W2H, consulte nosso Blog da Qualidade clicando aqui!
Acessando o módulo
Passo a passo para cadastrar uma ação
No módulo Fornecedores, acesse a aba “Fornecedores”
Para cadastrar uma ação, é necessário possuir a permissão de “Cadastrar” ações. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões.
Temos duas possibilidades de caminhos para cadastrar uma ação
1- Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o fornecedor no qual deseja cadastrar uma ação:
2- Ou selecionando o menu de contexto 
do fornecedor, e selecione a opção "Editar".
Após acessar o fornecedor desejado, clique na aba “Planos de ação”, onde você poderá cadastrar sua ação clicando em 
.
Com isso, será possível preencher os campos do 5W2H com os dados da ação que está sendo cadastrada:
Campos com * são de preenchimento obrigatório.
Nome(O quê?)*: Preencha este campo obrigatório com o título claro e objetivo da ação a ser realizada. Isso garantirá que o executor da ação possa realizá-la de forma precisa e eficaz.
Responsável (Quem?): Defina o colaborador responsável por executar a ação.
Verificador (Quem?): Informe o usuário que será o verificador da ação, responsável por assegurar a conformidade da mesma. Havendo verificador informado, apenas ele conseguirá concluir a ação.
Local (Onde?): Caso haja um local específico onde a ação será realizada, podemos informá-lo nesse campo.
🔎 Clique aqui e saiba mais Como cadastrar um local
Tipo de plano:
- Imediato: Ações imediatas são implementadas de forma urgente para lidar com problemas emergentes, atuando como uma medida de contingência.
- Corretivo: Ações corretivas são desenvolvidas para corrigir situações já ocorridas, com o objetivo de prevenir a sua recorrência no futuro.
- Preventivo: Ações preventivas são planejadas e executadas antes que um problema se manifeste, visando evitar a sua ocorrência.
- Sugestão de melhoria: Ações de sugestão de melhoria são implementadas para otimizar e aperfeiçoar processos existentes, promovendo aprimoramentos contínuos e aumentando a eficiência e eficácia das operações.
Prioridade: Nível de prioridade da ação, podendo ser “Baixa”, “Média” ou “Alta”.
Prazo (Quando?): Defina o prazo para execução do plano de ação.
- Data de início: Informe a data de quando a execução irá iniciar.
- Duração em dias: Informe a duração da execução.
- Data de término: Digite ou o campo é calculado conforme inserido em duração em dias.
Série de ações: Se ativo, abre novas opções para configurar a repetição da ação, serve para agilizar o cadastro de ações que são recorrentes.
Custo estimado (Quanto?): Se esta ação implicar custos, é possível evidenciar essa informação no campo.
Descrição (Como?): No campo de descrição forneça detalhes sobre como a ação deve ser executada. Inclua todas as informações relevantes para uma execução adequada.
Justificativa (Por quê): Explique a motivação e a razão pela qual a ação deve ser executada, proporcionando contexto e clareza aos envolvidos.
Formulário : Formulário vinculado ao fornecedor , se houver.🔎Clique aqui e saiba mais Como cadastrar formulário
Como adicionar membros à equipe da ação
- Clique em “Equipe”.
- Selecione os usuários manualmente ou por grupo.
- Utilize o campo de busca para localizar colaboradores.
- Clique em “Concluir” para finalizar a seleção.
-
Para acessar a listagem clique em "Selecionar"
Essa listagem é exibida a partir dos grupos cadastrados nas novas configurações.
- Grupo de Usuários: Caso na sua unidade tenha grupos de usuários cadastrados, selecione o grupo para exibir os usuários vinculados.
🔎 Clique aqui para saber mais sobre Como criar um grupo de usuários nas Novas Configurações?
- Buscar: Utilize para localizar um colaborador.
- Todos: Ao realizar uma busca ou selecionar um grupo de usuários, a opção "Todos" será exibida. Essa opção permite selecionar todos os colaboradores listados na sua pesquisa, facilitando a inclusão de toda a equipe de uma só vez.
Depois de selecionar os colaboradores que irão compor a equipe da ação, finalize clicando em "Concluir".
Após o cadastro das informações, clique em 
para registrar a ação no sistema.
Sua ação foi cadastrada e aparece na listagem.
