Fluxo de aprovação para as fases no Planos

Um fluxo de aprovação é um processo pelo qual um item, decisão ou entregável (nesse caso a fase) precisa passar antes de ser considerado concluído ou aprovado para seguir adiante. Por exemplo, em um projeto, antes de avançar de uma fase para a seguinte (como da fase de planejamento para a execução), pode ser necessário que um gerente de projeto aprove o plano antes que a equipe comece a implementação.

Nós conseguimos fazer todo esse gerenciamento do fluxo de aprovação para as fases do seu projeto no módulo Planos!

🔎Clique aqui para saber mais O que são as Fases e como utilizar no Planos?

Acessando o Módulo

Acessando a aba Fluxo de Aprovação nas Configurações

Antes de atribuirmos um fluxo de aprovação na nossa fase, nós devemos criar esse fluxo para ser utilizado. Para isso devemos acessar o módulo "Configurações" .

Ao acessar o módulo Configurações, você deve ir na aba "Fluxos de Aprovação". Nessa aba é onde configuramos os fluxos que iremos utilizar. Para poder utilizar um fluxo de aprovação nas fases do módulo Planos, devemos primeiramente adicionar esse fluxo aqui.

 Criando novo fluxo de aprovação

• Clique no botão "ADICIONAR"
  
  

• Será exibido um formulário de cadastro do fluxo, aqui nós vamos inserir as informações do novo fluxo que está sendo criado.
   

•  Nome*
  Campo obrigatório para definir o nome do fluxo de aprovação.
  Exemplo: “Fluxo de aprovação de documentos”.
• Módulo*
  Campo obrigatório para selecionar o módulo do sistema onde esse fluxo será aplicado 
•  Descrição
  Campo opcional para detalhar o objetivo ou regras do fluxo.
  Exemplo: “Fluxo para aprovação de relatórios financeiros antes da publicação”.
• Notificações
  Notificar Usuários da Etapa (botão de ativação) :
• Quando habilitado, os usuários ou grupos responsáveis por cada etapa do fluxo serão notificados automaticamente ao iniciar a etapa.
• Isso ajuda a manter todos informados sobre suas responsabilidades.

Para ser utilizado nas fases do módulo Planos devemos selecionar a opção de "Planos" no campo "Módulo"

Após você inserir as informações gerais do fluxo, navegue até a aba "DEFINIÇÃO DO FLUXO"
 
Aqui podemos parametrizar as etapas do nosso fluxo.

 

• Nome da Etapa
  Campo obrigatório para definir o nome da etapa do fluxo.
  Exemplo: “Aprovação do documento”.
  Cada etapa representa uma fase que precisa ser concluída antes de avançar para a próxima.
• Todos devem aprovar para avançar
  Quando marcado, todos os aprovadores adicionados à etapa precisam aprovar para que o fluxo siga para a próxima fase.
  Se desmarcado, basta um aprovador para avançar.
• Texto Orientativo
  Campo opcional para inserir instruções ou observações sobre a etapa.
  Exemplo: “Verifique se o documento está conforme as normas antes de aprovar”.
• Adicionar Aprovador
  Permite incluir usuários ou grupos responsáveis por aprovar essa etapa.
  Você pode adicionar quantos aprovadores forem necessários.

•  Adicionar Nova Etapa
  Botão para criar outras etapas no fluxo, permitindo montar um processo com várias fases (ex.: Revisão → Aprovação → Publicação).

 Adicionando um fluxo de aprovação na fase

Primeiro, localize o projeto e a fase nos quais deseja incluir um fluxo de aprovação. Para isso, acesse o módulo Planos e vá até a aba "Planos".

Após acessar seu projeto na aba Planos de ação, ative o modo de visualização "Fase".

🔎Clique aqui para saber mais sobre Visualização das Ações no Plano de Ação

Após acessarmos a visualização de fase do nosso projeto, podemos atribuir um fluxo de aprovação durante o cadastro  de uma fase:

• Através do cadastro basta clicarmos na opção "Cadastrar" e selecionando a opção "Fase".

Para atribuir um fluxo na fase, basta selecionar o fluxo desejado no campo "Fluxo de aprovação". Serão exibidos apenas os fluxos de aprovação que já foram configurados especificamente para o módulo "Planos".

Após finalizar todas as parametrizações, clique em . Seu fluxo já estará vinculado à fase selecionada.

Alterar ou remover o fluxo de aprovação

Para alterar ou remover o fluxo de aprovação de uma fase, iremos seguir o mesmo passo a passo da atribuição.

• Precisamos acessar as   clicar em "Editar" e ir até o campo de "Fluxo de aprovação".

Para remover, basta clicar no botão no campo de "Fluxo de aprovação"

 

Para Alterar

• Clique no campo Fluxo de aprovação.
• Escolha outro fluxo disponível.
• Salve a fase para aplicar a mudança .

 

Visualizando um fluxo de aprovação (Após selecionar um fluxo para fase)

Logo após selecionar um fluxo de aprovação para fase será exibido a opção na visualização da fase.

• Basta clicarmos nessa nova opção disponibilizada, será aberto na lateral da tela um menu com as informações do fluxo e das etapas do fluxo.
  
  

Temos disponível as seguintes informações:

• • Fase: Exibe o nome da fase a qual o fluxo de aprovação pertence
  • Responsável: Exibe o usuário responsável pela fase
  • Status: Exibe o status atual do fluxo de aprovação
  • Etapas: Podemos visualizar a listagem de todas as etapas do fluxo de aprovação, assim como os usuário aprovadores de cada etapa e o status da aprovação.

 

 Executando o fluxo de aprovação

Para darmos inicio ao fluxo, a fase deve estar no status de "Concluído (Aguardando aprovação)".

• Quando estiver no status informado, basta acessarmos a opção "Aprovação".

Para usuários que não são aprovadores, será possível apenas visualizar o andamento do fluxo

• Após selecionarmos a opção de "Aprovar" será exibido a tela para aprovação do fluxo. Onde o aprovador pode aprovar ou reprovar a etapa do fluxo.
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Para aprovar a etapa do fluxo de aprovação, basta selecionarmos a opção "Aprovar" e preenchermos o campo de "Parecer" com as observações adequadas que levaram a aprovação.

Após confirmar e aprovar um fluxo de aprovação, automaticamente o status da fase será atualizado para "Concluído (Aprovado)" e seu fluxo continuará sendo possível acessar para visualizarmos como foi a aprovação.

Para reprovar a etapa ou a fase toda por completo, basta selecionarmos a opção "Reprovar e retornar etapa ou status" e preenchermos o campo de "Parecer" com as observações adequadas que levaram a reprovação.

• Aqui temos um detalhe a mais, podemos tanto reprovar apenas uma etapa do fluxo, quanto reprovar toda a fase. Conseguimos escolher essa opção através da seleção de "Etapa ou status"
• Quando selecionamos "Status da fase: Em execução" nós estamos dizendo que toda a fase foi reprovada no fluxo de aprovação e eu retornei ela para voltar a ser trabalhada. Se eu selecionar uma opção de retorno que começa com "Etapa do fluxo", significa que estou reprovando apenas a etapa atual no qual o fluxo se encontra.