DOCUMENTOS - Como criar um papel e permissão no Documentos nas Novas Configurações?
Os papéis são fundamentais para definir quais ações cada colaborador pode realizar dentro do sistema. Essa configuração garante segurança, organização e controle, evitando acessos indevidos e assegurando que cada usuário tenha apenas as permissões necessárias para desempenhar suas funções.
Acessando o Módulo
Como criar um papel
No módulo Configurações, acesse a aba 'Papéis e Permissões'.
Para criar um novo papel, é necessário ter as permissões de “Listar” e “Registrar" papéis habilitadas. Definido na aba Configurações > Papel e permissões.
Na aba de Papéis e permissões clique em 
Será exibida uma janela para preenchimento das informações do novo papel
- Nome*: Informe o nome do papel (campo obrigatório).
- Descrição: Adicione uma breve descrição sobre a função do papel.
- Grupos de usuários: Selecione um grupo para atribuir o papel aos colaboradores desse grupo.
- Buscar: Localize usuários específicos para vincular ao papel.
Para confirmar o cadastro clique em 
Após o cadastro, o papel será exibido na lista da aba de papéis e permissões:
Selecione-o e acesse a aba Documentos para atribuir as permissões que os usuários relacionados ao papel terão, referente as configurações:
Documentos
Criar documento na raiz : Permite que o usuário crie documentos diretamente na pasta principal, sem precisar estar dentro de uma subpasta.
Visualizar todos : Garante acesso de leitura a todos os documentos do sistema, independentemente das permissões individuais de cada pasta ou arquivo.Visualizar documentos obsoletos : Permite visualizar documentos que já foram substituídos, arquivados ou retirados de uso.
Gerenciar documentos obsoletos : Além de visualizar, o usuário pode editar, reativar, mover, excluir documentos que estão marcados como obsoletos.
Gerenciar documentos controlados : Documentos controlados são aqueles sujeitos a regras rígidas de controle (como revisões, versões, aprovação e auditoria).
Editar permissões de todos os documentos : Permite que o usuário defina quem pode acessar cada documento, incluindo:
- leitura
- edição
- exclusão
- controle de acesso a grupos ou usuários
Editar dados gerais de todos os documentos : Autoriza editar dados gerais , como:
- título
- descrição
- código
- classificação
- tags
- datas associadas
- responsáveis
Permissões — Pastas
Criar pasta na raiz : Permite criar novas pastas principais, organizando a estrutura do repositório.
Editar permissões de todas as pastas : O usuário pode alterar quem acessa cada pasta e quais ações podem ser realizadas nela.
Editar dados gerais de todas as pastas : Permite alterar nome, descrição e metadados das pastas existentes.
Permissões — Relatórios
Gerenciar relatórios : Autoriza a criação, edição, atualização e visualização de relatórios relacionados ao módulo de documentos.
Permissão — Categorias
Gerenciar categorias : Essa permissão concede ao usuário acesso total à administração das categorias utilizadas no módulo de Documentos.
Permissões — Trilha de Auditoria
Visualizar apenas os meus eventos alterados : Permite ver somente as ações que o próprio usuário realizou.
Visualizar todos os eventos de todos os usuários : Exibe o histórico completo de ações de todo o sistema dentro do módulo.
Baixar : Permite exportar a trilha de auditoria para análise externa ou arquivamento.