Como revisar um documento que tem fluxo definido?

Atualizado em 06 de julho de 2020

Para revisar um documento que esteja em uma pasta e que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no Docs.

Veja como configurar um fluxo aqui.

Acesse Dashboard.
Clique em Docs – Documentos.

Acesse os Fluxos em Andamento pelo atalho no lado esquerdo da tela .

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone

. Clique no

para iniciar o fluxo.

Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.

PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out.
Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.

Durante o Check Out o documento fica bloqueado para alteração, para impedir o acesso simultâneo. Ficará disponível apenas para visualização a última versão aprovada.

Na aba Histórico é listado a Data que ocorreu a alteração, em qual Etapa do fluxo, o Usuário , Tipo da ação realizada e as Observações inseridas. Ao realizar o Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.

Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e impressão com marca d’água é necessário que o documento esteja com a extensão em

.docx e

.xlsx . Outros formatos não aceitam as formatações automáticas. Arquivos com tamanho até: docx: 100 MB / PDF: 75 MB / xlsx: 10 MB / vídeos: 50MB (não é possível visualizar).

Arquivo: Clique no ícone e selecione o arquivo que foi baixado no Check Out, editado e salvo no computador.
Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Clique em Próximo, para seguir na aba de Documentos.

Documento em elaboração ao fazer o check in não altera o numero da revisão.

Verifique os dados do documento.

Nome: Exibe o nome do documento.
Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
Documento controlado: Define se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.

Necessário ter a permissão para alterar documento controlado nas permissões do Docs.

Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.

Necessário ter permissão para alterar as configurações de confirmação de leitura nas configurações do Qualiex.

Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.

Descrição do Documento: Informação e detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba Metadado.

Para cadastrar os Metadados clique aqui.

Após preencher os campos clique em “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo. Marque a opção Concluído e clique em “OK”.

Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

Concluir tarefa: Quando a revisão do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
Cancelar Fluxo: Caso o revisor queira cancelar o fluxo. Será necessário justificativa.
Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Será necessário justificativa.
Observações: Se necessário insira alguma observação.

Clique em “ Ok” para concluir.

Não será possível retornar para a elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. O indicado é cancelar o fluxo e iniciá-lo novamente.

As etapas concluídas são sinalizadas com um

e com a data e horário da finalização.

Documentos em Elaboração ou com fluxo em andamento só ficam disponíveis para visualização aos usuários com a permissão de Revisar na pasta ou no documento ou que podem Visualizar todos os documentos habilitado nas configurações do Qualiex.