A revisão de documentos com fluxo previamente definido é uma etapa fundamental para garantir clareza, consistência e qualidade na comunicação escrita. Diferentemente de textos livres, documentos estruturados exigem atenção não apenas ao conteúdo, mas também à sequência lógica entre as partes, ao propósito de cada seção e à manutenção da coerência interna.
Acessando o módulo
Revisando um documento com fluxo definido
Para revisar um documento, é necessário possuir a permissão de “Revisar” documento. Definido na aba Documentos > Opções > Permissões da Pasta.
Para revisar um documento que esteja em uma pasta e que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido na pasta desta unidade.
🔎 Clique aqui e saiba Como criar um fluxo de revisão, verificação e aprovação?
Ao acessar o módulo Docs, ainda na aba "Documentos", selecione a pasta com o documento que deseja realizar a revisão definido no fluxo.
Outra forma de acessar os documentos que precisam passar pelo fluxo é pela aba "Fluxo em Andamento".
Documentos que estão com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone 
. Clique no 
para iniciar o fluxo.
Ao clicarmos será exibida a janela para que possamos visualizar todas as etapas do fluxo e darmos andamento no fluxo, além das opções localizadas na barra superior.
-
PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
-
Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
-
Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out.
-
Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.
Para darmos inicio no fluxo, clique no ícone para iniciarmos o checkout , assim o documento fica bloqueado para edição, evitando alterações simultâneas. Nessa etapa, apenas a última versão aprovada permanece disponível para visualização.
Na aba "Histórico", são exibidos a data da alteração, a etapa do fluxo em que ela ocorreu, o usuário, o tipo de ação realizada e as observações inseridas.
Após revisarmos o documento, vamos realizar o check-in clicando em onde abrira uma nova janela onde é obrigatório informar os dados da revisão e descrever claramente as alterações realizadas. Após terminar clique em 
, para seguir na aba de Documentos.
-
Arquivo: Clique no ícone
e selecione o arquivo que foi editado no computador.-
Para aplicar cabeçalho/rodapé automático e imprimir com marca d’água, o arquivo precisa estar nos formatos
.docx ou 
.xlsx. Outros formatos não suportam essas formatações automáticas.
-
-
-
Limites de tamanho dos arquivos:
-
-
Docx: até 100 MB
-
PDF: até 75 MB
-
Xlsx: até 10 MB
-
Vídeos: até 50 MB (não é possível visualizar no sistema).
-
-
-
- Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.
Quando temos um documento em elaboração, ao realizar o check in, o número de revisão não será alterado.
Na aba Documento verifique os dados do arquivo a ser enviado. Caso o documento não tenha metadados vinculados após preencher os campos clique em 
, caso contrario clique em .
-
Nome: Exibe o nome do documento.
-
Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado.
-
Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
-
Documento controlado: Define se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.
-
Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.
-
Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.
-
Disponível apenas se a confirmação de leitura for "sim".
-
-
Descrição do Documento: Informação e detalhes relacionados ao documento enviado.
Se houver metadados configurados para a classificação selecionada, eles serão exibidos na aba “Metadado” para preenchimento.
🔎Clique aqui e saiba O que é e como cadastro um metadado?
Para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo, marque a opção "Concluído" e clique em "OK".
Desta forma será exibida uma janela com as opções para dar andamento no fluxo. Clique em 
para concluir.
-
Concluir tarefa: Quando a revisão do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
-
Cancelar Fluxo: Caso o revisor queira cancelar o fluxo. Será necessário justificativa.
-
Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Será necessário justificativa.
-
Observações: Se necessário insira alguma observação.
Não será possível retornar para a etapa de elaboração se o responsável estiver inativo/desligado. Nesse caso, o recomendado é cancelar o fluxo e iniciá-lo novamente.
🔎 Clique aqui e saiba Como cancelar um fluxo?
🔎 Clique aqui e saiba Como desligar um colaborador nas Configurações Clássicas?
As etapas concluídas são sinalizadas com um 
e com a data e horário da finalização.
Documentos em elaboração ou com fluxo em andamento só podem ser visualizados por usuários que tenham a permissão de Revisar na pasta ou no próprio documento, ou que possuam a opção Visualizar todos os documentos habilitada nas configurações do Qualiex.
🔎 Clique aqui e saiba Onde configurar os acessos do papel cadastrado?