No
Docs ao inserir um documento devemos
informar a classificação, ou seja, o tipo de documento que será armazenado. As classificações mais utilizadas são: formulários, instrução de trabalho (IT), processo, manual, procedimento operacional padrão (POP).
Acesse Dashboard.
Clique em Docs – Documentos.
3. Clique em
“Classificações”. 4. E depois, clique em
“Novo”.
Será exibido a tela para cadastrar a
Classificação.
Nome: Informe o nome da classificação.
Formulários, instrução de trabalho, procedimento operacional padrão, processo ou manual por exemplo.
Código dos Documentos: O código pode ser sigla ou número, e serve para facilitar a identificação do documento.
(POP) para Procedimento Operacional Padrão, (IT) para instrução de trabalho, por exemplo.
Usar confirmação de leitura: Habilite se o o documento precisa de confirmação de leitura.
Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.
Não recomendamos uso de usuário genérico por não ser possível identificar em específico quem fez as ações no sistema.
Disponível apenas se a confirmação de leitura for sim.
Periodicidade de validade (em dias): Informe a validade do documento, quando o prazo expirar o documento se torna obsoleto.
Periodicidade de revisão (em dias): Definir o prazo para realizar as revisões, após expirar o prazo o Qualiex vai gerar uma pendência.
Para habilitar Periodicidade de validade e Periodicidade de revisão é necessário ter a permissão de editar todos os registros concedido nas configurações do Qualiex.
Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia do documento.
Justificativa de cópia pode ser visualizada no histórico do documento.
Justificativa de impressão:Selecione para que seja exibido um campo para justificar a impressão do documento.
Gerar PDF: Selecione para gerar a visualização do documento em PDF. Formatos de arquivos suportados para gerar PDF: DOC, DOCX, DOT, DOTX, ODF, ODP, ODT, PPT, PPTX, VSD, VSDX, XLS, XLSX, XLT, XLTX.
Descrição: Informe quais serão os documentos podem ter essa classificação.
