O responsável pelo documento é a pessoa indicada pela organização como referência daquele conteúdo, ou seja, quem acompanha e responde pelas informações registradas no documento. Definir um responsável facilita a identificação de quem deve ser consultado em caso de dúvidas ou necessidades relacionadas ao documento, além de direcionar notificações e ações que dependem dessa atribuição.
✦ Antes de começar
Para editar os dados gerais do documento, é necessário ter a permissão para editar os dados gerais de todos os documentos, definida nos Papéis e Permissões nas Configurações do Qualiex.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
✅ Pré-requisitos
Para definir o responsável
O usuário que está atribuindo um responsável precisa ter a permissão “Novo documento” habilitada na pasta ou a permissão “Editar dados gerais de todos os documentos” habilitada no papel.
Para ser um responsável
O usuário que será selecionado como responsável deve:
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Estar ativo no sistema
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Ter acesso ao módulo Documentos
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Possuir permissão de visualizar o documento (via pasta, documento ou papel)
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Não pode ser um usuário externo
Definindo o responsável
O responsável está localizado nos dados gerais do documento e pode ser preenchido no momento do seu cadastro ou edição.
- Localize o documento desejado, clique no menu de opções (:) e selecione "Editar dados gerais".
2. No campo "Responsável", o sistema lista os usuários que possuem acesso ao módulo. Selecione o usuário que será o responsável pelo documento.
Utilize o campo de busca para localizar o usuário com mais facilidade.
Se não desejar atribuir um responsável ao documento, selecione a opção "[Sem responsável]".
3. Clique em "Próximo" para avançar até a última aba, e salve em "Editar documento".
O que muda ao definir um responsável?
Quando um usuário é atribuído como responsável por um documento, ele:
- Pode editar os dados gerais, enquanto o documento estiver com o status Em criação, mesmo que não tenha permissão de editar dados gerais do documento no papel.
- Pode iniciar o fluxo de aprovação, mesmo que a permissão de "Revisar" não esteja habilitada na pasta ou documento
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Recebe notificações sobre pendências: Se houver um responsável selecionado no documento, apenas ele receberá as notificações de pendência.
🛑 Importante: O responsável não participa automaticamente do fluxo de aprovação. Para ser aprovador das etapas, ele precisa da permissão "Participar do fluxo de aprovação" no grupo a que pertence, na pasta ou no documento.
⚠️ Comportamentos importantes
- O responsável aparece na lista de documentos. A pasta mostra uma coluna "Responsável".
- Quando não há um responsável definido, o sistema exibe a mensagem "Não informado".
- É opcional, mas útil. Sem responsável, o documento funciona normalmente; com um responsável definido, fica claro quem cuida dele e ele recebe notificações pertinentes.