Todo documento no módulo recebe um código que o identifica de forma única — por exemplo POP-RH-0001. O padrão de código define o formato desse código: quais partes ele tem (categoria, pasta, sequencial) e como elas se combinam ao criar um documento novo. Definir isso uma vez, na configuração da unidade, garante que todos os documentos sigam a mesma lógica de numeração. Nesta mesma tela você também decide se um código pode ser reutilizado depois que o documento é removido.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Gerenciar configurações" definida no papel nos Papéis e Permissões nas Configurações. Por afetar toda a unidade, essa configuração costuma ficar a cargo de quem administra o módulo.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Configurando o padrão de código
1. No menu à esquerda, abra o grupo Gestão e clique em "Configurações".
2. Na seção "Padrão de código de documentos", clique no campo "Padrão selecionado" para abrir a lista de padrões.
Para definir o código, pode conter as seguintes informações:
- CAT: se refere ao código definido na categoria.
- CPAS: é o código definido na pasta.
- 0000: quantidade de números que serão exibidos no sequencial numérico.
E também é possível definir como esses elementos se combinam: com hífen, ponto, espaço, entre outros.
3. Use a busca "Buscar padrão…" para filtrar e selecione o formato desejado.
4. Confira o resultado no campo "Prévia", que mostra como o código ficará (ex.: CAT.CPAS.0001).
5. Clique em "Salvar", no topo da tela — o botão habilita assim que você troca o padrão.
Na janela "Confirmar alteração do padrão", o sistema apresenta a mensagem de que o novo padrão de código será aplicado apenas aos novos documentos inseridos na plataforma, e os documentos já existentes irão manter seus códigos atuais. Para confirmar a alteração, é necessário preencher a "Justificativa" (obrigatória) e clicar em "Confirmar alteração".
Controlando a reutilização de código
Na seção "Reutilização de código", o toggle "Bloquear reutilização de código de documentos removidos" decide o que acontece com o código de um documento excluído:
- Desligado (padrão): o código volta a ficar disponível e pode ser usado por um novo documento.
- Ligado: o código do documento removido fica reservado e não é reaproveitado, evitando que dois documentos diferentes tenham compartilhado o mesmo código ao longo do tempo.
⚠️ Comportamentos importantes
- Mudar o padrão afeta só os documentos novos. Os documentos que já existem mantêm o código que receberam. Para que os documentos que já foram inseridos no módulo adotem o novo código, é necessário alterar manualmente. (Artigo como alterar o código dos documentos)
- A alteração fica registrada na trilha de auditoria.
- O botão "Salvar" só habilita quando há uma mudança e o "Confirmar alteração" só habilita depois que você escreve a justificativa — assim toda troca de padrão fica documentada.
- A lista de padrões combina categoria, pasta e sequencial com separadores como ponto, hífen, espaço ou underscore, em 1 a 4 dígitos. Use a busca para achar rapidamente o formato que a sua organização adota.
Perguntas frequentes
Trocar o padrão vai renumerar os documentos antigos? Não. A mudança vale apenas para os documentos criados depois dela; os anteriores continuam com o código original.
Preciso justificar a mudança de padrão? Sim. Ao confirmar a alteração, o sistema exige uma justificativa, que fica registrada na trilha de auditoria.
Para que serve bloquear a reutilização de código? Para garantir rastreabilidade: um código que já foi usado por um documento removido não volta a ser atribuído a outro, evitando confusão no histórico.