Quando uma avaliação aponta um ponto a melhorar, ou quando é identificada alguma pendência, a empresa pode criar um plano de ação para acompanhar o que precisa ser feito. Algumas dessas ações ficam sob responsabilidade do próprio fornecedor. No Qualiex, o usuário externo consegue acessar essas ações pelo módulo Fornecedores e acompanhar o que precisa ser realizado.
Neste artigo, você vai ver onde encontrar os planos de ação e como atualizar essas informações.
✦ Antes de começar
É necessário que seu usuário esteja vinculado ao fornecedor e que você seja o responsável por um plano de ação.
Acessando o módulo
Como localizar os planos de ação
Para localizar os planos de ação, existem dois caminhos:
1. Pela aba Minhas Ações: Acesse a aba Minhas Ações, no menu lateral esquerdo. Nela, são exibidas apenas as ações em que você é o responsável.
2. Dentro do cadastro do fornecedor: na aba Fornecedores, clique no fornecedor ao qual seu usuário está vinculado e acesse a aba Planos de Ação.
Nesse caminho, são exibidas todas as ações do fornecedor, mesmo aquelas que estão atribuídas a outros responsáveis.
Dados do plano de ação
Cada plano de ação apresenta informações que ajudam a identificar e acompanhar sua execução:
- Código: identificação do plano de ação.
- Nome: título definido para o plano de ação.
- Responsável: pessoa responsável pela execução do plano.
- Status: situação atual do plano de ação.
- Data de início: data prevista para o início da execução.
- Data de término: prazo previsto para a conclusão do plano.
Acessando uma ação
1. Para acessar os dados completos da ação, dê dois cliques sobre ela ou clique em "Opções" e selecione "Editar".
⚠️ Importante: ao acessar a ação pela aba Minhas Ações, ela será aberta em uma nova janela do navegador, diretamente no cadastro do fornecedor.
2. O sistema abrirá a ação na aba Geral, onde você poderá consultar os dados cadastrais e conferir as informações relacionadas à execução da ação.
Alterando o status da ação
Você pode alterar o status de uma ação para indicar em que etapa ela está e acompanhar sua evolução até a conclusão.
1. Para alterar o status das ações, você pode seguir um destes caminhos:
a. Pela lista de ações: clique com o botão direito do mouse sobre a ação ou clique em "Opções". Depois, selecione "Alterar status" e escolha o status desejado.
b. Dentro da ação: abra a ação, clique nos três pontinhos e selecione "Alterar status" e escolha o status desejado.
2. Se a ação estiver com o status "Aguardando início", clique em "Salvar e alterar para em execução" dentrodaação.
3. Os status disponíveis para a ação são:
- Aguardando início: a ação ainda não foi iniciada.
- Em execução: a ação está sendo realizada.
- Verificando eficácia: a ação foi concluída e está na etapa de verificação da eficácia.
- Concluída: a ação foi finalizada.
- Suspenso: a execução da ação foi interrompida temporariamente.
- Cancelado: a ação não será mais realizada.
Importante: o status "Verificando eficácia" fica disponível somente quando a ação possui um verificador definido.
4. Ao editar uma ação, ao lado do botão principal de salvamento, há uma seta que exibe outras opções. Além de salvar as alterações, você pode:
- Salvar: salva as alterações realizadas e mantém a ação aberta.
- Salvar e fechar: salva as alterações e fecha a ação.
- Salvar e alterar para em execução: salva as alterações e altera o status da ação para "Em execução".
- Salvar e alterar para verificando eficácia: salva as alterações e altera o status da ação para "Verificando eficácia".
- Salvar e concluir ação: salva as alterações e altera o status da ação para "Concluída".
Essas opções permitem salvar as alterações e, ao mesmo tempo, avançar a ação para o próximo status.
Reportando o andamento da ação
Para manter o andamento da ação atualizado, você pode registrar o progresso diretamente no plano de ação.
1. Acesse a aba "Progresso". No topo, são apresentados o percentual atual da ação, o status e o total de "Horas trabalhadas".
2. No bloco "Reportar andamento", preencha os três campos:
- Progresso (%): informe o percentual de conclusão da ação.
- Tempo trabalhado (HH): informe o tempo dedicado à ação, em horas e minutos.
- Descrição: registre o que foi realizado. O campo possui opções de formatação de texto.
Importante: o preenchimento de Progresso, Tempo trabalhado e Descrição é obrigatório para registrar o reporte.
3. Após preencher as informações, clique em "Reportar". Para descartar o que foi preenchido, clique em "Limpar".
4. Os reportes ficam registrados abaixo do formulário. A partir deles, é possível editar ou remover um reporte.
5. Após o registro, os contadores no topo são atualizados de acordo com o progresso informado e as horas trabalhadas.
O que acontece se registrar um novo reporte?
Os reportes não são acumulativos. O sistema considera sempre as informações do último reporte, tanto para o progresso quanto para as horas trabalhadas. Por exemplo, se hoje você registrar 50% de progresso e 2 horas trabalhadas, no próximo dia, se tiver avançado mais 50% e trabalhado por mais 1 hora, o novo reporte deve informar 100% de progresso e 3 horas trabalhadas. O sistema não soma os valores dos reportes anteriores.
Reportando custo
Para manter os custos da ação atualizados, você pode registrar os valores diretamente no plano de ação.
1. Acesse a aba "Custos". No topo, são apresentados o custo reportado total e o custo estimado. Assim, você consegue comparar o valor que já foi reportado com o custo previsto para a ação.
Importante: O reporte de custo fica disponível quando a ação está com o status "Em execução".
2. No bloco "Reportar custo", preencha os dois campos:
- Valor: informe o valor do custo que deseja registrar.
- Descrição: registre o que foi realizado ou a que se refere o custo. O campo possui opções de formatação de texto.
Importante: o preenchimento de Valor e Descrição é obrigatório para registrar o reporte.
3. Após preencher as informações, clique em "Reportar". Caso queira descartar as informações preenchidas, clique em "Limpar".
4. Os reportes ficam registrados abaixo do formulário. A partir deles, é possível editar ou remover um reporte.
5. Após o registro, o custo reportado total é atualizado. Os valores informados nos reportes são somados, acumulando o custo registrado para a ação.
Anexando arquivos à ação
Você pode anexar arquivos à ação para reunir documentos, evidências e outros materiais relacionados à sua execução, facilitando o acompanhamento e a consulta das informações.
1. Acesse a aba "Anexos" do plano de ação.
2. Para adicionar um arquivo, você pode arrastá-lo para a área de anexos ou clicar em "Selecionar arquivo" para escolher um arquivo salvo no seu computador.
3. Depois de adicionado, o arquivo fica disponível na aba "Anexos". Clique sobre o anexo para visualizá-lo diretamente no sistema.
- Renomear: altera o nome do arquivo.
- Visualizar: abre o arquivo para consulta no sistema.
- Download: baixa o arquivo para o computador.
- Remover: exclui o arquivo dos anexos da ação.
5. Na parte superior, estão disponíveis algumas opções para facilitar a gestão dos arquivos:
: seleciona todos os arquivos exibidos.
: remove os arquivos selecionados.
: faz o download dos arquivos selecionados.
: localiza um arquivo pelo nome.
: organiza os arquivos em ordem alfabética.
: alterna a visualização dos arquivos entre lista e ícones.
: atualiza a lista de anexos.
⚠️ Comportamentos importantes
Para abrir a ação, clique duas vezes. Para acessar a ação e utilizar recursos como os reportes, clique duas vezes sobre ela.
É obrigatório preencher os três campos para reportar o andamento. Antes de clicar em “Reportar”, preencha Progresso, Tempo trabalhado e Descrição.
O custo reportado total considera as ações dependentes. O valor apresentado soma os custos reportados na ação e também nas ações dependentes.