Como gerenciar documentos de contatos de fornecedores?

Este artigo explica como utilizar a funcionalidade de Documentos de Contatos no cadastro de fornecedores. Ao final, você saberá:

• Como configurar os documentos exigidos por colaborador conforme o segmento do fornecedor;
• Onde visualizar e gerenciar esses documentos no sistema interno e no Portal do Fornecedor;
• Quais ações estão disponíveis para o controle documental;
• Como funcionam as notificações automáticas relacionadas.

Este conteúdo é voltado para usuários que realizam a gestão de fornecedores e precisam garantir a conformidade documental de seus colaboradores.

Os documentos de contato são aplicados aos contatos e também aos usuários externos ativos vinculados ao fornecedor.

É possível:

• Definir documentos obrigatórios para colaboradores (contatos e usuários externos) de fornecedores conforme o segmento;
• Visualizar e gerenciar esses documentos diretamente na aba "Documentos" do fornecedor;
• Receber notificações automáticas sobre vencimentos e pendências desses documentos.

Acessando o módulo

 Como configurar os documentos por segmento

No módulo Fornecedores clique na aba Parâmetros e posteriormente em Segmento (Avaliação):

Na aba de segmento (avaliação), selecione um segmento existente ou crie um novo.

🔎Clique aqui para saber mais sobre Como Adicionar um Segmento (Avaliação)?

Na tela do segmento, na aba Cadastro, vá até a nova seção Documentos de contatos.

Clique em

Informe o nome do documento (ex: ASO, NR35).

Marque a opção Obrigatório se aplicável.

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Todos os documentos adicionados serão automaticamente aplicados aos contatos e usuários externos ativos dos fornecedores vinculados a esse segmento.

Os usuários externos são considerados contatos para fins da funcionalidade de Documentos de Contatos e, portanto, também deverão possuir a documentação exigida

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Para cada documento, estão disponíveis as seguintes ações:

•  Enviar arquivo (o sistema aceita arquivos como PDF, Word (.docx), entre outros);

•  Inserir data de vencimento;

•  Substituir arquivo enviado;

•  Remover arquivo;

•  Visualizar histórico;

• Ignorar documento, com justificativa obrigatória.

Visualização no Portal do Fornecedor

• Acesse: Portal do Fornecedor > Documentos

Clique aqui para saber mais sobre O que é o Portal do Fornecedor e como Acessá-lo?

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• A seção Documentos de contatos agora está visível.

• O fornecedor pode:

•  Enviar documentos dos colaboradores;

  

• Informar validade;

•  Substituir ou ❌ remover documentos;

• Acompanhar o histórico;

•  Ignorar envio com justificativa.

 Notificações automáticas

As seguintes notificações agora consideram também os documentos de contatos:

•  Documentos vencidos ou a vencer em 7 dias;

•  Documentos obrigatórios não enviados;

•  Documentos com data de validade alterada nos últimos 7 dias.

Essas notificações são enviadas para:

• A equipe interna responsável pelo fornecedor;

• Usuários externos vinculados ao fornecedor.

 Funcionalidades da opção "Ignorar"

Ao clicar em Ignorar, será exibida uma janela para informar a justificativa. Após isso:

• Todos os campos ficarão desabilitados (modo leitura);

• A linha do documento ficará com fundo cinza claro;

• Uma tag  será exibida; 

• A justificativa será salva e visível no histórico.

Para desfazer, clique novamente em Ignorar. Será exibida a justificativa anterior com as opções:

•  Desfazer (ativa novamente o documento);