Como gerenciar documentos de contatos de fornecedores 

Atualizado em 24/07/2025.

🎯 Objetivo do artigo

Este artigo explica como utilizar a nova funcionalidade de Documentos de Contatos no cadastro de fornecedores. Ao final, você saberá:

• Como configurar os documentos exigidos por colaborador conforme o segmento do fornecedor;

• Onde visualizar e gerenciar esses documentos no sistema interno e no Portal do Fornecedor;

• Quais ações estão disponíveis para o controle documental;

• Como funcionam as notificações automáticas relacionadas.

Este conteúdo é voltado para usuários que realizam a gestão de fornecedores e precisam garantir a conformidade documental de seus colaboradores.

 

📌 O que mudou?

Agora é possível:

✅ Definir documentos obrigatórios para colaboradores (contatos) de fornecedores conforme o segmento;

✅ Visualizar e gerenciar esses documentos diretamente na aba "Documentos" do fornecedor;

✅ Receber notificações automáticas sobre vencimentos e pendências desses documentos.

 

🧱 Como configurar os documentos por segmento

1. Acesse: Módulo Fornecedores > Parâmetros > Segmento (avaliação)

2. Selecione ou crie um segmento (ex: Automotivo).

3. Na tela do segmento, na aba Cadastro, vá até a nova seção Documentos de contatos.

4. Clique em Adicionar documento.

5. Informe o nome do documento (ex: ASO, NR35).

6. Marque a opção Obrigatório se aplicável.

📝 Todos os documentos adicionados serão automaticamente aplicados aos contatos dos fornecedores desse segmento.

 

🧭 Visualização na tela interna (Qualiex / Qualitfy)

1. Acesse: Fornecedores > Dados Gerais > Documentos

2. Localize a nova seção Documentos de contatos.

3. Você verá todos os colaboradores vinculados ao fornecedor e os documentos exigidos para cada um.

Para cada documento, estão disponíveis as seguintes ações:

• 📤 Enviar arquivo (o sistema aceita arquivos como PDF, Word (.docx), entre outros);

• 📅 Inserir data de vencimento;

• 🔁 Substituir arquivo enviado;

• ❌ Remover arquivo;

• 📜 Visualizar histórico;

• 🚫 Ignorar documento, com justificativa obrigatória.

 

🌐 Visualização no Portal do Fornecedor

1. Acesse: Portal do Fornecedor > Documentos

2. A seção Documentos de contatos agora está visível.

3. O fornecedor pode:

• 📤 Enviar documentos dos colaboradores;

• 📅 Informar validade;

• 🔁 Substituir ou ❌ remover documentos;

• 📜 Acompanhar o histórico;

• 🚫 Ignorar envio com justificativa.

 

🔔 Notificações automáticas

As seguintes notificações agora consideram também os documentos de contatos:

• 📆 Documentos vencidos ou a vencer em 7 dias;

• 🚫 Documentos obrigatórios não enviados;

• ✍️ Documentos com data de validade alterada nos últimos 7 dias.

Essas notificações são enviadas para:

• A equipe interna responsável pelo fornecedor;

• Usuários externos vinculados ao fornecedor.

 

⚠️ Funcionalidades da opção "Ignorar"

Ao clicar em Ignorar, será exibida uma janela para informar a justificativa. Após isso:

• Todos os campos ficarão desabilitados (modo leitura);

• A linha do documento ficará com fundo cinza claro;

• Uma tag "Ignorado" será exibida;

• A justificativa será salva e visível no histórico.

📍 Para desfazer, clique novamente em Ignorar. Será exibida a justificativa anterior com as opções:

• 🔁 Desfazer (ativa novamente o documento);

• ⬅️ Voltar (cancela a ação).

💬 Uma dica aparece ao passar o mouse sobre o botão:
"Ao ignorar este colaborador, o envio da documentação não será mais exigido. É possível desfazer essa ação clicando novamente no botão."