A página de detalhes reúne, num só lugar, tudo o que você precisa saber sobre um documento: seus dados gerais, o histórico de revisões e os eventos registrados. É para onde você vai quando quer conferir datas, quem criou, associações ou o que já aconteceu com aquele documento.
✦ Antes de começar
É necessário ter permissão de visualizar o documento habilitada na pasta ou no documento.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Abrindo os detalhes
1. Localize o documento desejado: você pode acessá-lo pela pasta em que está inserido, utilizar os filtros disponíveis ou realizar uma busca pela barra de pesquisa.
2. Existem 3 caminhos para acessar os detalhes do documento:
- Pelo ícone nas ações rápidas: passe o mouse sobre o documento e clique no ícone ⓘ. Essa opção está disponível tanto na pasta em que o documento está localizado quanto na aba Visão Pessoal.
- Pelo menu de opções do documento: clique no ícone de opções (⋮) ao lado do documento e selecione a opção “Detalhes”.
- Pelo visualizador do documento: com o documento aberto, clique no ícone ⓘ localizado no topo do visualizador.
3. O sistema irá te direcionar para a tela com as com três abas: Detalhes Gerais, Revisões e Histórico.
Detalhes Gerais
A aba detalhes gerais é dividida em quatro blocos:
-
Geral: apresenta as informações principais do documento, como responsável, data de aprovação, próxima revisão, última modificação, data de criação, elaborador e descrição.
- Formulário adicional: exibe os campos personalizados preenchidos no cadastro do documento, quando houver um formulário adicional vinculado à categoria.
- Associações: permite visualizar documentos vinculados ao documento atual.
- Cópias físicas: apresenta as informações das cópias físicas controladas do documento, como código da cópia, local de armazenamento, usuário que gerou a cópia, data de impressão, revisão e situação da cópia (se está vigente ou obsoleta).
Revisões
Na aba ao lado, "Revisões," é possível acessar o histórico de revisões do documento.
O sistema lista cada revisão realizada, permitindo consultar as versões anteriores e acompanhar as alterações feitas ao longo do ciclo de vida do documento.
Ao passar o mouse sobre cada revisão, o sistema habilita um menu de opções, onde é possível:
— Visualizar o fluxo de aprovação da revisão: permite consultar as etapas do fluxo e os usuários envolvidos na aprovação.
— Visualizar o arquivo da revisão: permite acessar o documento correspondente à versão selecionada.
— Baixar a revisão: permite realizar o download do arquivo da revisão.
Histórico
Na última aba, "Histórico", você encontra todos os eventos registrados para aquele documento, como visualizações, alterações nos dados gerais, mudanças de status, entre outros.
Nessa aba, é possível filtrar os eventos por período, informando uma data inicial no campo "De" e uma data final no campo "Até". Assim, o sistema apresenta apenas os registros realizados dentro do intervalo selecionado.
Para consultar mais informações sobre um evento específico, basta clicar em "Detalhes". O sistema exibirá informações adicionais sobre a ação realizada.
Menu de ações do documento
Além das informações apresentadas nos detalhes do documento, o sistema disponibiliza um menu superior, localizado no lado direito da tela, com opções para:
- Visualizar: permite abrir o arquivo para consulta.
- Compartilhar: possibilita copiar e compartilhar o link de acesso ao documento.
- Três pontinhos: acessar o menu de opções detalhado, com ações como obter cópia, editar dados gerais, imprimir, entre outros.
⚠️ Comportamentos importantes
- O status não aparece nesta página. Para ver se o documento está Vigente, Em elaboração, Obsoleto, etc., olhe a coluna "Status" na lista da pasta.
🔎 Veja O que é gestão documental e como funciona o ciclo de vida do documento?.