Associar documentos é criar um vínculo entre eles — útil quando um procedimento se apoia em outro, ou quando um registro complementa uma política. No módulo Documentos, você gerencia essas associações pela página de Detalhes do documento (ou pela etapa "Associações" ao editar os dados gerais).
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão para "gerenciar associações" habilitada na pasta ou no documento, ou a permissão "Editar os dados gerais de todos os documentos" habilitada no papel em Papéis e Permissões nas Configurações.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Associando um documento
Existem três caminhos para acessar a tela de associação de documentos:
1. Na tela de dados gerais do documento: clique no menu (⋮), clique em "Editar dados gerais".
Em seguida, acesse a aba "Associações".
2. Pelo menu de opções do documento: clique no menu (⋮) e selecione "Associações".
3. Pelos detalhes do documento: acesse a aba "Detalhes gerais" e, na seção "Associações", clique no ícone "Associar".
Como realizar a associação
1. Ao clicar no campo "Buscar documento", o sistema exibirá os documentos que podem ser associados. Serão listados documentos de todos os status, exceto "Em criação", pois ainda não possuem uma versão aprovada.
Documentos "Em fluxo" aparecem na listagem desde que possuam uma revisão vigente.
2. Localize o documento que deseja associar pela listagem ou utilize o campo de busca, pesquisando o documento pelo código ou nome.
3. Em seguida, clique no documento. A associação é criada na hora, com o aviso "Documento associado com sucesso".
Desassociando documentos
Caso seja necessário remover uma associação ou os documentos não devam mais manter vínculo entre si, é possível realizar a desassociação diretamente na área de Associações do documento. Essa ação permite manter os relacionamentos entre os documentos sempre atualizados.
1. Para desfazer o vínculo entre os documentos, clique no ícone "Desassociar" localizado ao lado do documento vinculado.
2. O sistema irá exibir a janela para confirmar se deseja desassociar o documento. Para concluir, clique em "Desassociar".
Assim, o vínculo entre os documentos será removido.
⚠️ Comportamentos importantes
- A associação é bidirecional (simétrica). Ao associar o documento A ao B, a associação aparece na lista dos dois documentos — não existe "principal" e "dependente", portanto, basta realizar a associação em apenas um deles.
- Só aparecem documentos que você pode ver. Além do status, o documento só entra na lista se o usuário tiver permissão para visualizá-lo.
- Documento associado que é removido continua na lista, com a tag
[Removido]. O vínculo não é apagado quando o documento associado é excluído — ele fica visível marcado como removido, preservando a rastreabilidade.