Com a ocorrência aprovada é necessário investigar e descobrir a causa raiz, entender o que causou o problema, constatar a origem da falha. Com isso podemos aplicar o tratamento correto nas causas que foram identificadas e assim evitamos que novas ocorrências relacionadas com o mesmo erro aconteçam novamente. No
Tracker V2 utilizamos
5 Por quês e o Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe para identificar a causa raiz do problema.
3. Na
tela inicial do
Tracker V2 clique em “
Minhas Atividades”. 4. Na ocorrência com a situação
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
Será exibida a tela para dar andamento na etapa de análise de causa.
No fluxo PDCA Modelo o responsável pela próxima etapa é o usuario atual do Tracker V2.
Cadastro da ocorrência
Analisar Causas: Na ferramenta que será utilizada, clique em Executar para iniciar a análise da causa raiz.
Causa Raiz: Preencha com a causa raiz identificada na ferramenta utilizada.
Observações: Se necessário insira alguma informação para complementar a análise da ocorrência.
Próxima etapa e Responsável: Indica a próxima etapa do fluxo e exibe o responsável.
É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.
3.
Concluir: Clique em
para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro a ocorrência não foi criada do
Tracker V2.
Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
Clique na seta para mostrar as opções:
Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
Remover:Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.
Ferramentas
4.
Abas: Geral, Ferramentas, Descrição e Aprovado: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas
5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou
5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.
Inserir anexo na ocorrência
5.
Abas: anexo, comentários e histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência. Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.
Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.
Após o carregamento os arquivos serão listados.
As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.
Clique no ícone para baixar o arquivo no computador.
Clique no ícone para remover o anexo.
Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.
Comentários
Podemos marcar os colaboradores e comentar, o usuários são notificado por e-mail que tem um comentário na ocorrência. Clique na aba
Comentários para exibir o campos para inserir as informações.
Para marcar um colaborador digite
@ e
nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.
A lis
tagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados.
Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.
Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas. Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.
Somente o autor do comentário pode editar ou remover.
Clique no ícone para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
Clique no ícone para remover o comentário.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.
Histórico
No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro a ocorrência não foi criada do
Tracker V2.
para mostrar as opções:
para baixar o arquivo no computador.
para remover o anexo.
para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
para remover o comentário.