Após descobrir a causa raiz devemos criar um plano de ação para executar a tratativa da ocorrência. No
Tracker V2 utilizamos
o 5W2H para definir as ações que serão executadas.
3. Na
tela inicial do
Tracker V2 clique em “
Minhas Atividades”. 4. Na ocorrência com a situação
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
Será exibida a tela para dar andamento na etapa de plano de ação.
No fluxo PDCA Modelo o responsável pela próxima etapa é o usuário atual do Tracker V2.
Preenchendo a ocorrência
Plano de Ação: Para iniciar o 5W2H clique no Executar.
Observações: Se necessário insira alguma informação para complementar o plano de ação.
Próxima etapa e Responsável: Indica a próxima etapa do fluxo e exibe o responsável.
É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.
3.
Concluir: Clique em
para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro a ocorrência não foi criada do Tracker V2.
Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
Clique na seta para mostrar as opções:
Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
Remover:Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.
Ferramentas
4.
Abas: Geral, Ferramentas, Descrição, Aprovado e Análise de Causa: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas
5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou
5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência. 5.
Relatório: Veja o relatório da ocorrência.
Inserir anexo na ocorrência
6.
Abas de anexo, comentários e Histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência. Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.
Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.
Após o carregamento os arquivos serão listados.
As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.
Clique no ícone para baixar o arquivo no computador.
Clique no ícone para remover o anexo.
Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.
Comentários
Podemos marcar os colaboradores e comentar, os usuários são notificado por e-mail que tem um comentário na ocorrência. Clique na aba
Comentários para exibir o campos e inserir as informações.
Para marcar um colaborador digite
@ e
nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.
listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados.
Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.
Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas. Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.
Somente o autor do comentário pode editar ou remover.
Clique no ícone para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
Clique no ícone para remover o comentário.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.
Histórico
No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro a ocorrência não foi criada do Tracker V2.
para mostrar as opções:
para baixar o arquivo no computador.
para remover o anexo.
para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
para remover o comentário.