Como cadastrar uma ocorrência?

Atualizado em 29 de janeiro de 2021

Após definir o fluxo que será utilizado na tratativa da ocorrência e definir os tipos, podemos cadastrar uma ocorrência.

Saiba mais no Blog da Qualidade no artigo O que é Não Conformidade?

Acesse Dashboard.
Clique em Tracker V2 – Ocorrências

Necessário ter a permissão para criar ocorrência nas configurações do Tracker V2.

3. Na tela inicial do Tracker V2 clique em “ Nova Ocorrência”.

Será exibida uma janela para selecionar o tipo de ocorrência, o emissor é definido como o usuário que está logado no Tracker V2.

Tipos de Ocorrência: Selecione o tipo de ocorrência que será registrada, conforme os tipos que foram cadastrados.

Para permitir emissor anônimo, solicite para a equipe de Relacionamento a ativação no fluxo desejado.

Clique no “Salvar” para continuar.

Será exibido o formulário para preencher os dados da ocorrência. Nesse caso o registro da ocorrência segue o fluxo PDCA Modelo que já tem os formulários associados. Para fluxos personalizados os formulários são dinâmicos, se ajustando a realidade da empresa.

1.Descrição: Primeira etapa é o preenchimento dos campos do formulário.
2. Próxima etapa: Indica a etapa seguinte do fluxo.
- Aprovador: Selecione o responsável pela aprovação da ocorrência.

Necessário ter a permissão de aprovar as ocorrência nas configurações do Tracker V2.

3. Ferramentas: Adicione as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.
4. Visualizar Relatório: Exibe o relatório da ocorrência.
5. Anexos: Insira anexos para complementar o registro da ocorrência.
- Comentários: Deixe comentários para os colaboradores. Para marcar um colaborador utilize “@nome”
- Histórico: Exibe as alterações realizadas na ocorrência.
6. Concluir: Opções para concluir o registro da descrição da ocorrência.

Cadastro da ocorrência

Preenchimento das informações. Campos em vermelho são obrigatórios.

Título: Breve descrição da ocorrência
Data: Selecione no ou digite a data que aconteceu a ocorrência.
Prioridade: Selecione a prioridade de tratativa (alta, média ou baixa).
Cliente: Se for relacionado a algum cliente selecione na listagem.

Os clientes da lista são cadastrados nas configurações do Qualiex.

Local: Selecione o local que se refere a ocorrência.

Os locais são cadastrados nas configurações do Qualiex.

Descrição: Descreva o que aconteceu, quanto mais informações melhor para avaliar e entender o que realmente aconteceu.
Equipe: Selecione as pessoas que podem auxiliar na ocorrência e fazer parte da equipe de tratativa, essas pessoas serão notificadas por e-mail logo após o cadastro ser concluído.
Próxima Etapa: Indica a próxima etapa do fluxo.
Aprovador: Selecione o aprovador que dará continuidade no fluxo.

Ferramentas

Utilize as ferramentas 5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou 5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.

Clique em Ferramentas > Adicionar .

Será exibida a tela para selecionar a ferramenta que vai ser aplicada.

Selecione a ferramenta e clique em “Próximo”.

Após finalizar a ocorrência, podemos editar ou remover uma ferramenta concluída.

Para editar clique no .
Para remover clique no , confirme para concluir a remoção.

Somente o usuário que adicionou a ferramenta pode editar ou remover. Os outros usuários, apenas visualizam.

Para visualizar clique no .

Inserir anexo na ocorrência

Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.

Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.

Após o carregamento os arquivos serão listados.

As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.

Clique no ícone para baixar o arquivo no computador.
Clique no ícone para remover o anexo.

Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.

Comentários

Podemos marcar os colaboradores e comentar, o usuários são notificados por e-mail. Clique na aba Comentários para exibir o campo para inserir as informações.

Para marcar um colaborador digite @ e nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.

A listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados.

Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.

Após adicionar um comentário é exibido no histórico. No caso de edição, as alterações que foram feitas também são listadas. Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.

Somente o autor do comentário pode editar ou remover.

Clique no ícone para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
Clique no ícone para remover o comentário.

Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.

Histórico

No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.

Clique na aba Histórico para visualizar.

Abertura de Ocorrência: Marque para exibir somente o registro da abertura da ocorrência.
Alteração na atividade de Ocorrência: Habilite para exibir somente as alterações realizadas na ocorrência.
Comentário: Marque para apenas ser exibido os comentários.
Comentário removido: Marque para apenas ser exibido os comentários que foram removidos.

Concluir a ocorrência

Após preencher as informações da ocorrência, devemos concluir o preenchimento para gravar o registro.

Clique em para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro da ocorrência.

Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
Clique na seta para mostrar as opções:
- Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
- Remover: Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.

Após confirmar a remoção ou cancelamento não é possível recuperar as informações.