Como cadastrar um plano de ação

O plano de ação é o conjunto de atividades necessárias para realizar a tratativa da não conformidade. Ele pode ser composto por três tipos de ações:

• Imediata:  também conhecida como ação de disposição ou de correção, é a primeira ação feita quando uma ocorrência é percebida na empresa. Essa ação é feita para controlar a ocorrência, que impede que ela continue acontecendo no momento.

Por exemplo: se uma fábrica entregou um produto com uma cor diferente do especificado no pedido do cliente, a primeira coisa a ser feita é enviar um produto de acordo com o combinado.

• Corretiva: é a ação que será feita para eliminar a causa raiz da não conformidade, ou seja, para garantir que o mesmo problema não ocorra mais.

Imagine que essa não conformidade citada tenha acontecido porque a máquina 3 apresentou defeito, então a ação tomada será a troca da peça estragada e a capacitação dos que a manuseiam para observar e garantir o bom funcionamento da máquina.

• Preventiva: é a ação feita antes de uma ocorrência parecida acontecer em outro processo, serviço ou produto, onde são analisados os riscos que foram previamente detectados sobre uma potencial ocorrência e assim é definida a ação que impedirá que ela aconteça.

Neste caso, a fábrica deverá fazer revisões e monitoramentos periódicos também nas máquinas 1, 2, 4 e 5, de forma a garantir que o mesmo problema da máquina 3 não aconteça futuramente nos outros maquinários.

Passo 1: Cadastrar a ação

Existem duas maneiras de cadastrar as ações no Tracker: 1) Através da tela inicial do Tracker:  você deverá selecionar a ocorrência, clicar em “Nova”,  e em seguida, selecionar a opção “Ação”. 2) Dentro da ocorrência: na tela da ocorrência, na aba do plano de ação, clique em “Novo”.

Passo 2

O Tracker utiliza a ferramenta da qualidade “5W2H” para fazer a descrição detalhada de ações. A ferramenta, cujo nome é originado da combinação das iniciais em inglês das perguntas que precisamos responder quando a utilizamos.

• 5W: What? (O quê?), Why? (Por que?), Where? (Onde?), When? (Quando?) e Who? (Quem?).
• 2H: How? (Como?) e How much? (Quanto custa?).

Então, preencha os dados da ação seguindo as perguntas e clique em “Avançar”:

• Tipo da ação: selecione se é imediata, corretiva ou preventiva
• Nome (O quê?): defina o que precisa ser executado.
• Início (Quando?): informe quando a ação deverá ser executada.
• Conclusão (Quando?): informe até quando a ação deverá ser feita.
• Responsável (Quem?): escreva o nome da pessoa responsável pela execução da ação.
• Local (Onde?): informe em que lugar a ação deverá ser executada.
• Custo (Quanto?): coloque o valor em dinheiro necessário para a execução da ação.
• Descrição (Como?): descreva a forma que a ação deve ser executada.
• Justificativa (Por que?): descreva o motivo pelo qual a ação deve ser executada.

 Passo 3

Selecione a equipe envolvida na execução da ação e clique em “Gravar” 1) Através da tela inicial do Tracker:   2) Dentro da ocorrência: Após o cadastro de todo o plano de ação, você deverá alterar o status de “Elaborando o plano de ação” para “Plano em Execução”. Isso pode ser feito de duas formas:

• Opção 1: clicar em “Alterar Status” e depois em “[D] Plano em Execução”.
• Opção 2: clicar na seta “Plano em Execução”.