Como consultar a trilha de auditoria dos Controles de Riscos?

Todo movimento de um controle deixa rastro: o cadastro, cada alteração, a mudança de situação, a remoção, a entrada e a saída de um risco e cada avaliação de efetividade, inclusive a edição e a remoção de uma avaliação. A trilha de auditoria do módulo Riscos registra esse rastro em linguagem de negócio, com quem fez, quando e sobre qual registro. É a ela que se recorre quando alguém pergunta quem afrouxou a frequência de avaliação deste controle? ou quando este controle foi tirado daquele risco, e por quê?.

✦ Antes de começar

É necessário ter as permissões "Visualizar apenas os meus eventos alterados", "Visualizar todos os eventos de todos os usuários" e "Baixar", do grupo "Trilha de auditoria", definidas em seu papel em Configurações > Papéis e Permissões. É necessário que a extensão Controles de Riscos esteja liberada para a sua unidade pela ForLogic.

Acessando o módulo

🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Riscos?

Escolhendo a trilha certa

O menu lateral do módulo tem duas entradas de trilha, e para os controles elas não se equivalem.

Trilha de Auditoria (Simplificada): é a que atende à auditoria de um controle. A coluna "Item" vem sempre preenchida, com o código e o nome do registro; os eventos dos controles estão na lista do filtro; e clicar na linha abre o painel lateral "Detalhes", com os campos que aquele evento capturou.
Trilha de Auditoria (Log): é o registro técnico completo. Reúne eventos que a Simplificada não lista, como a alteração de uma regra de análise, mas na coluna "Item" costuma trazer um identificador interno, o nome sem o código, ou nada — e a linha não abre detalhe. Use-a para os eventos que só ela registra, não para seguir a vida de um controle.

Um mesmo fato pode ter nomes diferentes nas duas telas. Veja O que é e como utilizar a trilha de auditoria no Riscos?.

Filtrando os eventos dos controles

No menu lateral do módulo, clique em "Trilha de Auditoria (Simplificada)".
Clique no ícone de funil, no canto superior direito. O painel de filtro abre à direita.
Ajuste os campos do filtro:
- Módulo: vem com "Riscos", a única opção dentro do módulo.
- Evento: vem com "Todos". Escolha o evento de controle que você procura; a seleção permite escolher um evento por vez.
- Usuário: é obrigatório e vem com o seu usuário. Para consultar o que qualquer pessoa fez, escolha "Todos", no início da lista; para auditar uma pessoa específica, escolha o nome dela e retire o seu.
- De e Até: informe o período investigado.

Filtro da trilha aberto com a data de hoje e o seu usuário

O filtro mantém os valores da sua última consulta. Antes de concluir que um evento não ocorreu, confira o período e o campo "Usuário".

No campo "Evento", escolha um dos nove eventos dos controles:
- Controle interno cadastrado: um controle novo entrou na biblioteca.
- Controle interno alterado: algum dado do cadastro foi editado.
- Situação do controle interno alterada: o controle foi ativado ou inativado.
- Controle interno removido: o controle foi removido da biblioteca.
- Controle interno vinculado ao risco: o controle passou a proteger um risco.
- Controle interno desvinculado do risco: a relação com um risco foi desfeita.
- Controle avaliado: uma avaliação de efetividade foi registrada para uma relação.
- Avaliação de controle editada: uma avaliação já registrada foi corrigida.
- Avaliação de controle removida: uma avaliação já registrada foi removida.
Clique em "Filtrar". A grade exibe os eventos filtrados. Para recomeçar, clique em "Limpar": todos os campos são esvaziados, e é preciso preencher de novo o "Usuário" e o período antes de clicar em "Filtrar".
Para levar o resultado para fora do sistema, clique em "Exportar", dentro do próprio painel de filtro, e escolha o formato CSV ou XLSX. A exportação considera o filtro aplicado.

Lendo o que cada evento registrou

Clique na linha do evento. O painel "Detalhes" abre à direita da grade, com as linhas "Evento", "Item", "Realizado por" e "Realizado em" e, entre "Item" e "Realizado por", os campos capturados por aquele evento:

Controle interno cadastrado: a fotografia do cadastro no momento em que foi salvo — "Nome", "Responsável", "Frequência de avaliação", "Unidade da frequência de avaliação", "Monitorado", "Recalcular automaticamente" e "Status".
Controle interno alterado: apenas o que mudou, campo a campo, no formato valor anterior → valor novo — por exemplo, "Recalcular automaticamente Alterado(a) de "Não" para "Sim"". É o evento que responde quem mexeu nisto, e o que havia antes.
Situação do controle interno alterada: a troca de status, no mesmo formato — "Status Alterado(a) de "Ativo" para "Inativo"".
Controle interno removido: a "Justificativa" digitada no diálogo de remoção, que é obrigatória.
Controle interno vinculado ao risco: a linha "Referência(s)" com o código e o nome do risco a que o controle foi ligado.
Controle interno desvinculado do risco: a "Justificativa" digitada no diálogo de desvínculo, também obrigatória, ao lado da "Referência(s)" com o risco. É neste evento que essa justificativa pode ser consultada: na aba "Histórico" do controle, o evento "Vínculo removido" registra apenas que a relação foi desfeita.
Controle avaliado: o "Resultado da avaliação" ("Efetivo", "Parcialmente efetivo" ou "Não efetivo"), o campo "Evidência" — em branco quando a avaliação foi salva sem anexo —, o texto da justificativa e a "Referência(s)" com o risco avaliado.
Avaliação de controle editada: a "Justificativa" da edição e, campo a campo, o valor anterior e o novo do "Resultado da avaliação" e da efetividade de cada eixo — por exemplo, "Efetividade em probabilidade (%) Alterado(a) de "60" para "40"" —, com a "Referência(s)".
Avaliação de controle removida: a "Justificativa" da remoção, a "Data da avaliação" removida e a "Referência(s)".

Consultando os dados que complementam a trilha

A trilha registra o fato e o autor; alguns detalhes são consultados na tela do próprio controle:

Os níveis de efetividade apurados em cada eixo estão na aba "Avaliações" da página do controle, na coluna "Efetividade por eixo", e, com mais detalhe, no diálogo "Detalhes da verificação", que traz por eixo o valor "Configurado" e o "Selecionado". Veja Como consultar o histórico de avaliações de um controle?.
Os níveis escolhidos ao vincular aparecem no painel do controle na aba "Controles" do risco, nos campos "Efetividade na probabilidade" e "Efetividade no impacto". O evento "Controle interno vinculado ao risco" registra o risco vinculado.
A linha do tempo de um controle específico, com criação, vínculos e avaliações em ordem e sem precisar de filtro, está na aba "Histórico" da página dele. Veja Quais informações e abas existem na página de um controle?.

⚠️ Comportamentos importantes

A seleção do campo "Evento" permite escolher um evento por vez. Para reunir o ciclo inteiro de um controle — cadastro, alterações, vínculos e avaliações —, consulte evento a evento ou deixe "Todos" e procure pelo código do controle na coluna "Item".

A avaliação e a análise gerada por ela são registradas no mesmo segundo. Quando o controle tem "Recalcular automaticamente" ligado, o evento "Controle avaliado" e o registro da análise — o evento "Análise de risco cadastrada" — aparecem com o mesmo horário. O evento da análise informa, em "Análise automática", se ela foi gerada pela avaliação, e traz a "Criticidade residual". Veja O que faz a opção "Recalcular automaticamente"?.

A trilha preserva cada avaliação. Os eventos "Controle avaliado" são mantidos com o risco na "Referência(s)", inclusive depois que o controle é desvinculado daquele risco.