O módulo Ocorrências é o recurso dedicado para registrar, acompanhar e gerenciar todas as ocorrências identificadas na organização. Com o tempo, o volume de informações tende a crescer, tornando essencial contar com filtros avançados. Eles foram criados justamente para facilitar a busca e o controle prioritário das ocorrências, permitindo a seleção de diversos campos e critérios conforme a necessidade do momento.
Acessando o módulo
Como utilizar o filtro
Para localizar uma ocorrência, utilize o campo de busca ou o filtro avançado disponíveis no canto superior direito da tela.
Esse filtro geral é prático para algumas situações, mas para momentos em que a assertividade é o foco, o ideal é fazer as buscas pelo filtro avançado, já que o filtro geral busca olhando para todos os contextos de uma vez.
Se, por exemplo, a palavra "produto" aparecer tanto no título da ocorrência quanto em uma categoria, o filtro geral irá trazer ambos os registros, como demonstrado na imagem abaixo. Já com o filtro avançado, esse tipo de coincidência não ocorre, pois ele considera exatamente os campos selecionados para a busca.
Se o colaborador possuir a permissão "Visualizar todas", ao aplicar o filtro serão exibidas todas as ocorrências cadastradas na Unidade. Caso não tenha essa permissão, ele visualizará apenas as ocorrências em que está envolvido. Definido nas Configurações > Papel e Permissão.
Ao selecionar a opção 
a listagem é automaticamente atualizada. Caso escolha o filtro avançado, essa funcionalidade será habilitada para refinar ainda mais a sua busca, para isto basta clicar em 
.
Filtro avançado
O uso dos filtros avançados permite refinar ainda mais a seleção das informações exibidas. Ao configurar filtros específicos para cada campo, as buscas tornam-se mais detalhadas e alinhadas com sua necessidade, facilitando o foco nos dados realmente relevantes. Você pode combinar vários filtros avançados simultaneamente ou optar por um único filtro, de acordo com o objetivo da sua análise.
Status
Na opção de status, você pode filtrar as ocorrências conforme o status atual: em aberto, concluído, associada, cancelada ou reprovada. Basta selecionar quais status devem ser exibidos na listagem e, se desejar, remover aqueles que não são relevantes para sua análise no momento. Após ajustar os filtros conforme sua necessidade, clique em "Filtrar" para realizar a busca.
No exemplo a seguir buscamos apenas por ocorrências concluídas.
Quando quiser remover todos os filtros aplicados, clique em "Limpar". Esse comando elimina de uma vez todos os critérios definidos no filtro, facilitando o reinício da sua busca. O mesmo procedimento vale para as demais opções do filtro.
Situação
A situação indica em qual estágio a ocorrência se encontra no momento:
- No prazo: a ocorrência está ativa e o prazo estabelecido para resolução ainda não foi ultrapassado. Mostra que o acompanhamento segue conforme o planejado.
- Atrasada: a ocorrência segue aberta, mas já passou do prazo limite determinado para sua conclusão. Esse status indica a necessidade de ação rápida para evitar impactos maiores.
- Fechada no prazo: a ocorrência foi totalmente resolvida antes ou exatamente na data limite estipulada, demonstrando eficiência na gestão e cumprimento dos prazos.
- Fechada atrasada: a ocorrência foi solucionada, porém após o prazo final definido. Isso sinaliza que houve algum tipo de desafio ou imprevisto durante o processo, gerando um alerta para futuras melhorias.
Emissor
Selecione o(s) usuário(s) que emitiu(iram) as ocorrências que deseja visualizar. Após definir os filtros desejados, clique em "Filtrar" para exibir os resultados.
Aprovador
Selecione o(s) usuário(s) que aprovou(aram) as ocorrências que deseja visualizar. Após configurar os filtros, clique em "Filtrar" para exibir os resultados.
Responsável pela ocorrência
Selecione o(s) usuário(s) responsável(is) pelas ocorrências que deseja listar. Após configurar os filtros de acordo com sua necessidade, clique em "Filtrar" para visualizar os resultados.
Responsável pela etapa
Selecione o(s) usuário(s) responsável(is) pela etapa atual das ocorrências que deseja visualizar. Após configurar os filtros de acordo com sua necessidade, clique em "Filtrar" para exibir os resultados da busca.
Responsável atual no fluxo de aprovação
Selecione o(s) usuário(s) responsável(is) pela etapa atual do fluxo de aprovação das ocorrências que deseja listar. Após configurar os filtros conforme sua necessidade, clique em "Filtrar" para visualizar os resultados.
Equipe
Selecione o(s) usuário(s) que deseja definir como equipe responsável pelas ocorrências. Após configurar os filtros conforme necessário, clique em "Filtrar". Serão exibidas apenas as ocorrências em que o(s) colaborador(es) selecionado(s) foi/foram adicionados como parte da equipe responsável.
Esse campo vai trazer a quantidade de usuários definidos como equipe na ocorrência, representado pelo número de usuários.
Local
Selecione o(s) Local(is) relacionado(s) às ocorrências que deseja visualizar. Após definir os filtros, clique em "Filtrar" para exibir os resultados.
Tipo
Selecione o(s) Tipo(s) relacionado(s) às ocorrências que deseja visualizar. Após definir os filtros desejados, clique em "Filtrar" para executar a busca.
Categoria
Selecione a(s) Categoria(s) relacionada(s) às ocorrências que deseja visualizar. Após definir os filtros necessários, clique em "Filtrar" para realizar a busca.
Cliente
Selecione o(s) cliente(s) relacionado(s) às ocorrências. Após configurar os filtros conforme necessário, clique em "Filtrar". Serão exibidas apenas as ocorrências vinculadas ao(s) cliente(s) selecionado(s).
Fornecedor
Selecione o(s) Fornecedor(es) relacionado(s) às ocorrências que deseja visualizar. Após ajustar os filtros necessários, clique em “Filtrar” para realizar a busca. Caso sua empresa ainda não tenha o módulo Fornecedores habilitado, essa opção ficará indisponível.
Esse campo será utilizável quando o módulo Fornecedores estiver habilitado na unidade, mediante contratação.
Material e serviço
Este filtro só ficará disponível após o preenchimento do campo Fornecedor, pois a seleção de materiais e serviços está vinculada ao fornecedor escolhido. Primeiro, selecione o(s) Fornecedor(es) e, em seguida, defina o(s) material(is) e/ou serviço(s) relacionados às ocorrências.
Data de emissão
Filtra as ocorrências de acordo com o período de emissão, considerando a data em que foram cadastradas. Para utilizar este filtro, insira a data de início e a data de fim desejadas no campo correspondente.
Data de início
Exiba na listagem o período em que a tratativa da ocorrência foi iniciada, conforme definido no momento da aprovação. Insira a data de início e a data de término desse período para filtrar os resultados.
Prazo de conclusão
Permite filtrar as ocorrências cujo prazo de conclusão está dentro do intervalo de datas informado. O prazo de conclusão representa o número total de dias necessários para finalizar todas as etapas da ocorrência. Para usar esse filtro, é obrigatório definir tanto a data de início quanto a data de término do período desejado.
Concluída em
Exibe as ocorrências cujo prazo para conclusão esteja dentro do intervalo definido. O prazo de conclusão representa a soma dos dias necessários para o encerramento de todas as etapas da ocorrência. Para aplicar este filtro, é necessário informar tanto a data de início quanto a data de término do período desejado.
Exibir apenas ocorrências com incidências
Ative esta opção para visualizar apenas as ocorrências que apresentam alguma incidência.
Exibir apenas ocorrências com reincidentes
Ative esta opção para visualizar apenas as ocorrências marcadas como reincidentes, ou seja, aquelas que foram identificadas como recorrências de uma ocorrência anterior.
Exibir apenas ocorrências associadas
Ative esta opção para visualizar somente as ocorrências que estão associadas a outras ocorrências.
Exibir apenas ocorrências atrasadas
Ative esta opção para exibir apenas as ocorrências que estão com prazo em atraso, seja em relação à conclusão da etapa ou ao fechamento da ocorrência como um todo.
Exportando informações que retornaram a partir do filtro avançado
Ao clicar em "Exportar", você gera um arquivo com as informações filtradas conforme os critérios definidos nos filtros avançados. Serão incluídos apenas os dados das colunas que estiverem habilitadas no momento da exportação.
Selecionamos o formato do arquivo que será exportado, se será em CSV ou em XLSX e concluímos o processo clicando em "Exportar".
