Como reprovar uma ocorrência?

Atualizado em  22 de abril de 2021 Após a avaliação de uma ocorrência registrada e percebemos que não procede, podemos reprová-la. Para poder reprovar uma ocorrência é necessário ter a  permissão aprovar concedida. Existem dois caminhos para você seguir com a aprovação da ocorrência. 1. No módulo de Ocorrências, clique na aba Ocorrências.   Na aba  Ocorrências, busque por aquelas com o status  "Aguardando Avaliação". Veja aqui  como utilizar os filtros avançados. Após localizar a ocorrência, clique com o botão direito na ocorrência, e em seguida em  Avaliar.  

2. Ou, clique na aba  Caixa de Entrada. Será exibida a listagem das ocorrências que devem ser avaliadas. Clique na ocorrência que será analisada.

Aba Geral

Teremos as informações da ocorrência, se após análise constatamos que a ocorrência não procede, podemos reprová-la sem preencher os campos obrigatórios.

Dados da emissão

• Emissor: Identifica o usuário que registrou a ocorrência, quando é um usuário anônimo exibe como Emissor: Anônimo.
• Emitido em: Mostra a data em que a ocorrência foi cadastrada.
• Título: Exibe o titulo que foi inserido no cadastro da ocorrência é possível editar na aprovação.
• Categoria: Se estivem em branco significa que a categoria não foi identificada no momento do cadastro.
• Tipo: Se quando foi registrada o tipo não foi definido o campo fica sem informação.

Para os usuários que tem a permissão  Gerenciar tipos,  categorias e classificações de causa é possível cadastrar uma nova  categoria e um novo  tipo utilizando   na primeira opção da listagem.

• Cliente: Informa o cliente relacionado com a ocorrência registrada.
• Local: Informa o local onde aconteceu a ocorrência que será cadastrada.

Para os usuários que tem a permissão  Gerenciar > Clientes nas configurações do Qualiex  é possível cadastrar um novo  cliente e um novo  local utilizando   na primeira opção da listagem.

• Descrição: Segue a descrição do ocorrido pelo usuário que registrou a ocorrência, pode ser complementada na análise.
  • Utilize a barra para formatar o texto. 

Nesta mesa tela temos também os dados da tratativa.

Dados da tratativa

São os dados correspondentes a tratativa da ocorrência.

• Responsável da ocorrência: É usuário que terá total autonomia nas etapas de Análise de causa, Elaboração do plano de ação e execução do plano.
• Data de inicio: Selecione a data de inicio da tratativa da ocorrência.
• Dias: Contabilizado considerando os prazos definidos na categoria para a etapa de análise da causa, elaboração e execução do plano de ação. O prazo das etapas de verificação de eficácia e padronização/divulgação são definidos nas configurações do módulo.
• Prazo de conclusão: Considerando os dias das etapas definidas é exibida a data de conclusão, que considera os dias de trabalho definidos nas configurações do módulo.
• Observações: Se for necessária alguma observação sobre essa ocorrência, insira nesse campo.
  • Utilize a barra para formatar o texto. 

Após os dados da tratativa temos a possibilidade de definir as pessoas que vão contribuir para investigação da causa raiz..

Equipe

Nesse campo selecionamos os usuários que podem auxiliar nas discussões e análises para entender e investigar a causa raiz da ocorrência.

Para acessar a listagem clique em  Selecionar.

• Grupo de usuários: Caso na sua unidade tenha um grupo de usuários cadastrados, selecione o grupo para exibir os usuários vinculados.
• Buscar: Utilize para localizar um colaborador.

Após marcar os colaboradores que farão parte da equipe de tratativa, clique em  Concluir.

Se for necessário visualizar ou adicionar algum anexo na ocorrência, clique na aba  Anexos.

Aba Anexos

Insira ou visualize o anexo que foi adicionado no cadastro da ocorrência. Arraste o arquivo do seu computador ou clique em   para escolher o arquivo, é permitido enviar vários arquivos de uma vez.

Temos algumas funcionalidades para gestão dos anexos.

1. Funções Anexo: Clique em  para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em  para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em  .
2. Busca: Localize um arquivo pelo nome, clicando em  ordene de A a Z ou pelos arquivos com envio mais antigo. Para atualizar a listagem clique em .
3. Paginação: Selecione quantos itens exibir na página e navegue utilizando as opções .
4. Opções do anexo: Clicando no menu de contexto  no anexo podemos renomear o arquivo, visualizar, fazer o download ou remover.

Aba Histórico

Na aba  Histórico temos as alterações registradas.

Reprovar a ocorrência

Para reprovar a ocorrência clique em  Salvar  e aprovar e selecione a opção  Salvar e reprovar.

• Salvar e aprovar: Após aprovar a ocorrência é encaminhada para a etapa de análise de causa.
• Salvar e reprovar: Grava os dados e reprova a ocorrência.
• Salvar: Armazena a ocorrência podendo ser editada até estar pronta para ser encaminhada para a etapa de análise de causa.

Será necessário justificar a reprovação, não é um campo obrigatório.

Para reprovar a ocorrência clique em  reprovar ocorrência. Após ser reprovada a ocorrência pode ser visualizada na  aba Ocorrências.