Como Criar e Vincular o Fluxo de Aprovação nas Etapas da Categoria no Qualiex?

Atualizado em 03 de abril de 2024

No módulo de Ocorrências, contamos com a funcionalidade de 'Fluxo de Aprovação', que permite a configuração e inserção de colaboradores como aprovadores em diferentes etapas de tratamento das ocorrências. Esses fluxos são essenciais para assegurar que as ocorrências sejam tratadas de forma consistente, transparente e eficiente, contribuindo para a manutenção da conformidade, melhoria da qualidade do serviço e mitigação dos impactos negativos de eventos indesejados.

Como criar um fluxo de aprovação?

Necessário ter a permissão de "Gerenciar fluxos de aprovação". Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Nas Configurações, acesse a aba "Fluxos de Aprovação":

Para adicionar um novo fluxo de aprovação, clique em

Será exibida a janela para adicionar um novo fluxo de aprovação, preencha os dados da aba "Geral":

• Nome: Insira o nome do fluxo de aprovação que será adicionado.
• Módulo: Selecionar o Ocorrências como módulo para utilizar o fluxo de aprovação.
• Descrição: Se for necessário alguma descrição sobre o fluxo de aprovação, insira nesse campo.
• Notificações: Habilitar e desabilitar a notificação para os usuários da etapa.

Apenas o campo de Nome e o Módulo são obrigatórios.

Na aba "Definição do fluxo", insira as informações:

• Nome da etapa: Insira o nome da etapa do fluxo de aprovação que será adicionado.
• Texto orientativo: Se for necessário alguma orientação sobre a etapa do fluxo de aprovação, insira nesse campo.
• Todos devem aprovar para avançar: Configurar se é obrigatório que todos aprovem para avançar a etapa. Se o aprovador for um "grupo de usuários" ao menos uma pessoa deverá aprovar.
• Adicionar aprovador: Selecione quem serão os aprovadores dessa etapa.
• Adicionar nova etapa: Caso seja necessário mais etapas, pode-se adicionar quantas forem desejadas.

Apenas o nome da etapa e o aprovador são campos obrigatórios.

Para adicionar um aprovador, clique em e abrirá esta janela onde você poderá selecionar um usuário, grupo de usuários ou ainda a opção [A definir]:

• Usuário: Seleciona um colaborador específico na etapa.
• Grupos de usuário: Você pode selecionar um grupo criado com mais de um colaborador. 
• A definir: Você pode selecionar o colaborador no momento de aprovar a etapa da ocorrência.

Para ser um aprovador é necessário a permissão de "Aprovar fluxo de aprovação entre etapas". Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

Os usuários com permissões de "Aprovar todas" ou "Aprovar apenas do meu local", podem selecionar o colaborador na opção [A definir]

Veja um exemplo abaixo onde foi selecionado cada uma das possibilidades mencionadas acima. Para salvar, clique em :

Como vincular o fluxo de aprovação nas etapas da categoria?

No módulo Ocorrências, acesse a aba "Categorias":

Caso a categoria ainda não esteja criada, é possível cadastrá-la, clique aqui para visualizar como realizar o cadastro da categoria.

Para vincular o fluxo de aprovação em uma categoria já cadastrada, clique no menu de contexto  e em seguida na opção de "editar":

É possível habilitar o fluxo de aprovação nas etapas:

• Avaliação
• Análise de causa
• Elaboração do Plano de Ação
• Execução do Plano de Ação
• Verificação de Eficácia
• Padronização/Divulgação

Após inserir o fluxo de aprovação nas etapas selecionadas, salve clicando em :

Onde consigo visualizar esse fluxo de aprovação?

Seguindo o exemplo acima, ao avançar a etapa de "Avaliação" de uma ocorrência, a mesma ficará "Aguardando avaliação (Aprovação)" e será habilitado esse ícone de lápis para visualização ao lado direito:

Ao clicar no ícone, é habilitada essa caixinha para "aprovar etapa":

Ao clicar em , você terá acesso às seguintes opções:

Onde você poderá:

Feito a ação desejada, clique em :

Ao vincular o fluxo a uma categoria já cadastrada, o mesmo só será aplicado para as novas ocorrências abertas com aquela categoria. As anteriores permanecem como estavam.