Como aprovar uma ocorrência?

Atualizado em 22 de abril de 2021

Com uma ocorrência cadastrada é necessário aprovar se o registro se enquadra conforme o processo definido na sua empresa.

Para a aprovação das ocorrências é necessário ter a permissão aprovar concedida.

Existem dois caminhos para você seguir com a aprovação da ocorrência.

1. No módulo de Ocorrências, clique na aba Ocorrências.

Na aba Ocorrências, busque por aquelas com o status "Aguardando Avaliação". Veja aqui como utilizar os filtros avançados.

Após localizar a ocorrência, clique com o botão direito na ocorrência, e em seguida em Avaliar.

2. Ou, clique na aba Caixa de Entrada. Será exibida a listagem das ocorrências que devem ser avaliadas.

Clique na ocorrência que será aprovada.

Na tela com as informações da ocorrência, preencha os campos.

Aba Geral

Dados da emissão

Campos com * são obrigatórios.

Emissor: Identifica o usuário que registrou a ocorrência, quando é um usuário anônimo exibe como Emissor: Anônimo.
Emitido em: Mostra a data em que a ocorrência foi cadastrada.
Título: Exibe o titulo que foi inserido no cadastro da ocorrência é possível editar na aprovação.
Categoria: Se estivem em branco significa que a categoria não foi identificada no momento do cadastro é necessário definir na aprovação.
Tipo: Se quando foi registrada o tipo não foi definido é preciso selecionar ao aprovar.

Para os usuários que tem a permissão Gerenciar tipos, categorias e classificações de causa é possível cadastrar uma nova categoria e um novo tipo utilizando na primeira opção da listagem.

Cliente: Selecione o cliente relacionado com a ocorrência registrada.
Local: Informe o local onde aconteceu a ocorrência que será cadastrada.

Para os usuários que tem a permissão Gerenciar > Clientes nas configurações do Qualiexé possível cadastrar um novo cliente e um novo local utilizando na primeira opção da listagem.

Descrição: Segue a descrição do ocorrido pelo usuário que registrou a ocorrência, pode ser complementada na aprovação.
- Utilize a barra para formatar o texto.

Após inserir as informações de identificação da ocorrência podemos seguir para os dados de tratativa.

Dados da tratativa

Informe os dados correspondentes a tratativa da ocorrência.

Campos com * são obrigatórios.

Responsável da ocorrência: Selecione o usuário que terá total autonomia nas etapas de Análise de causa, Elaboração do plano de ação e execução do plano.
Data de inicio: Selecione a data de inicio da tratativa da ocorrência.
Dias: Contabilizado considerando os prazos definidos na categoria para a etapa de análise da causa, elaboração e execução do plano de ação. O prazo das etapas de verificação de eficácia e padronização/divulgação são definidos nas configurações do módulo.
Prazo de conclusão: Considerando os dias das etapas definidas é exibida a data de conclusão, que considera os dias de trabalho definidos nas configurações do módulo.
Observações: Se for necessária alguma observação sobre essa ocorrência, insira nesse campo.
- Utilize a barra para formatar o texto.

Com os dados da tratativa preenchidos, podemos definir as pessoas que vão contribuir para investigação da causa raiz..

Equipe

Selecione os usuários que podem auxiliar nas discussões e análises para entender e investigar a causa raiz da ocorrência.

Para acessar a listagem clique em Selecionar.

Grupo de usuários:Caso na sua unidade tenha um grupo de usuários cadastrados, selecione o grupo para exibir os usuários vinculados.
Buscar: Utilize para localizar um colaborador.

Após marcar os colaboradores que farão parte da equipe de tratativa, clique em Concluir.

Após preencher os dados você já pode aprovar a ocorrência clicando em ou só salvar para continuar o preenchimento em outro momento, mas se precisa definir um responsável para cada etapa da tratativa e inserir anexos, temos mais alguns passos até ter tudo pronto para a aprovação.

Aba Etapas

Para definir um responsável para cada etapa da tratativa ou alterar os prazos, acesse a aba Etapas.

Lembrando que ao editar as datas das etapas o Prazo de conclusão é ajustado.

Se for necessário visualizar ou adicionar algum anexo na ocorrência, clique na aba Anexos.

Aba Anexos

Insira ou visualize o anexo que foi adicionado no cadastro da ocorrência.

Arraste o arquivo do seu computador ou clique em para escolher o arquivo, é permitido enviar vários arquivos de uma vez.

Temos algumas funcionalidades para gestão dos anexos.

Funções Anexo: Clique em para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em .
Busca: Localize um arquivo pelo nome, clicando em ordene de A a Z ou pelos arquivos com envio mais antigo. Para atualizar a listagem clique em .
Paginação: Selecione quantos itens exibir na página e navegue utilizando as opções .
Opções do anexo: Clicando no menu de contexto no anexo podemos renomear o arquivo, visualizar, fazer o download ou remover.

Aba Comentários:

Nesta aba é possível comentar, marcar os colaboradores que deverão ser notificados, editar e remover comentários em uma ocorrência

Utilize a barra para formatar o texto.

Para mencionar um colaborador clique no @ no seu teclado que trará a listagem de colaboradores com acesso ao módulo ocorrências
Selecione o colaborador que deve ser mencionado e notificado
Clique em e o comentário aparecerá na listagem

Após realizar o comentário selecionando os é possível editar ou remover o comentário que realizou

Para editar ou remover um comentário é necessário ser a pessoa que o criou!

Aba Histórico

Na aba Histórico temos as alterações registradas.

Aprovar a ocorrência

Para aprovar a ocorrência clique em Salvar e aprovar e temos duas opções:

Salvar e aprovar: Após aprovar a ocorrência é encaminhada para a etapa de análise de causa.
Salvar e reprovar: Grava os dados e reprova a ocorrência.
Salvar: Armazena a ocorrência podendo ser editada até estar pronta para ser encaminhada para a etapa de análise de causa.