Evoluímos a funcionalidade de fluxo de aprovação das etapas de tratativa de uma ocorrência.
Antes você configurava apenas um usuário por etapa e tinha recursos limitados. Agora, você consegue:
- Configurar n usuários;
- Selecionar grupos de usuários;
- Deixar o campo aberto com "[A definir]", para selecionar um usuário quando achar pertinente;
- Configurar para que seja obrigatório a aprovação de todos os usuários do fluxo para avançar com as etapas;
- Definir etapas dentro de um mesmo fluxo. Por exemplo, ter uma etapa de revisão com alguns usuários e outra etapa de verificação com outros usuários; e
- Configurar notificação de gatilho para quando iniciar uma etapa do fluxo.
E como configurar então o fluxo?
Vamos lá!
Para configurar um fluxo de aprovação, você deve acessar as Configurações > Aba Fluxo de Aprovação.
Para ter acesso a esta aba, é necessário que você possua a permissão de Gerenciar fluxos de aprovação, que você pode habilitar em Configurações > Aba Papéis e Permissões > escolha o seu papel e abra a bottomsheet > Aba Qualiex.
Com a permissão de Gerenciar fluxos de aprovação, você terá acesso a esta aba:
Para cadastrar um novo fluxo de aprovação, basta clicar em "+ ADICIONAR" e preencher as informações gerais:
Aqui, você pode:
- Definir um nome para o seu fluxo de aprovação;
- Confirmar o módulo Ocorrências, como módulo para utilizar o fluxo de aprovação;
- Preencher uma descrição; e
- Habilitar/desabilitar a notificação para os usuários da etapa.
Ao clicar na aba de definição do fluxo, você terá acesso à esta visualização:
Nesta aba de definição do fluxo, você pode:
- Cadastrar uma nova etapa, preenchendo:
- Nome da etapa
- Configurar se é obrigatório que todos aprovem para avançar a etapa
- Texto orientativo
- Adicionar aprovadores
Lembrando que agora você consegue adicionar quantas etapas quiser!
E como adicionar os aprovadores?
Ao clicar em "+ ADICIONAR APROVADOR", abrirá esta janela onde você poderá selecionar um usuário, grupo de usuário ou ainda a opção [A definir]:
Veja um exemplo abaixo onde foi selecionada cada uma das possibilidades mencionadas acima:
- Foi selecionado o usuário Thayna Gimenez;
- Foi selecionada a opção [A definir]; e
- Por fim, foi selecionado o grupo de usuário Experiência do Cliente.
Os usuários que serão listados para serem selecionados neste campo são os usuários que possuírem a permissão de Aprovador das etapas.
Outros recursos
Ainda dentro da configuração do fluxo de aprovação, você tem acesso a aba Histórico, onde ficam registradas todas as alterações realizadas.
Na listagem de fluxos de aprovação, além de visualizar os fluxos cadastrados, você também consegue:
- Habilitar/desabilitar as colunas que achar pertinente de serem exibidas na listagem;
- Inativar/ativar um fluxo de aprovação; e
- Remover um fluxo de aprovação.
Configurei meu fluxo! E agora, como utilizar dentro do módulo Ocorrências?
É simples, vamos te mostrar!
Acesse a Aba Categoria e selecione uma categoria para editar. Ao abrir a bottomsheet da categoria, você poderá selecionar o fluxo de aprovação que você configurou no campo "Fluxo de aprovação".
Clique em "SALVAR" para salvar a alterações da categoria.
No exemplo exibido na imagem acima, quando uma ocorrência avançar da Análise de causa, a mesma ficará na etapa Análise de causa (aprovação) e o fluxo de aprovação será exibido da seguinte maneira:
Ao clicar em "CONCLUIR", você terá acesso às seguintes opções:
Você poderá:
- Aprovar;
- Reprovar e retornar etapa:
- Aqui você pode retornar para uma etapa dentro do próprio fluxo
- Ou ainda retornar para uma etapa da ocorrência
- Preencher o Parecer
Ao acessar o histórico da ocorrência, você poderá visualizar o passo a passo do andamento do fluxo de aprovação:
Na listagem de ocorrências, agora você tem um novo filtro, onde consegue filtrar pelos responsáveis da etapa atual:
E o que acontece com as ocorrências anteriores que já utilizavam aprovação entre etapas?
As ocorrências já concluídas não sofrerão nenhum impacto. Entendemos que registros não podem ser alterados! As etapas concluídas de uma ocorrência, que ainda está em tratativa, também não sofrerão nenhum impacto.
As etapas que ainda não passaram por aprovação, ao chegar nesta etapa, exibirá a opção [A definir]:
Os usuários com permissões de Aprovar ocorrências ou Aprovar ocorrências apenas do meu local, podem selecionar os usuários.