Como agendar uma reunião?

Atualizado em 17 de dezembro de 2019

No Meeting após configurar os tipos de reuniões que podem ser realizadas, as salas disponíveis e os modelos de ata que podem ser utilizados, podemos agendar uma reunião.

Necessário ter permissão para cadastrar reunião habilitada nas configurações do Qualiex.

Acesse Dashboard.
Clique em Meeting – Reuniões

3. Na aba “Reuniões” podemos agendar uma reunião de duas formas:

Clicando em Nova
Selecionando o período que será realizado a reunião

Após selecionar o horário ou clicando em nova será exibida a tela para agendar a reunião.

Agendar reunião – Aba Geral

Segue abaixo os tipos de agendamento de reuniões do Meeting.

Campo destacado em vermelho é obrigatório.

Assunto: Informe o assunto que será discutido na reunião.
Reunião Pública: Usuários que tem permissão conseguem visualizar o assunto da reunião definida como pública.
Reunião Restrita: Usuários que tem permissão consegue agendar uma reunião restrita.

Na reunião restrita somente o coordenador e secretário podem editar a reunião.

Data/Hora: Selecione a data e informe o horário de início e fim da reunião.

Quando o agendamento é feito selecionando o período na agenda as informações de data e horário já são preenchidas automaticamente.

Recorrência

Habilite a opção se a reunião precisa ser feita periodicamente.

Detalhes: Clique para definir a periodicidade da recorrência.
- Sem repetição: A reunião é agendada apenas no dia marcado, sem repetição.

Todos os dias: A reunião deve ser feita todos os dias no mesmo horário.
- Término: Defina quando a recorrência termina.
  - Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
  - Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
  - Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.

Dias da semana (Seg-Sex): A reunião deve ser feita de segunda a sexta feira no mesmo horário.
- Término: Defina quando a recorrência termina.
  - Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
  - Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
  - Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.

Semanal: A reunião deve ser feita toda semana no mesmo horário.
- A cada: Defina em quantas semanas a reunião será agendada.
- Dias: Selecione os dias da semana que a reunião será realizada.
- Término: Defina quando a recorrência termina.
  - Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
  - Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
  - Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.

Mensal: A reunião deve ser feita todo mês no mesmo horário.
- A cada: Defina em quantos meses a reunião será agendada.
- Término: Defina quando a recorrência termina.
  - Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
  - Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
  - Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.

Anual: A reunião deve ser feita todo ano no mesmo horário.
- A cada: Defina em quantos anos a reunião será agendada.
- Término: Defina quando a recorrência termina.
  - Nunca termina: A recorrência não expira, continuamente agenda reuniões.
  - Após o número de ocorrências: Após uma quantidade de reuniões agendadas, não será mais marcada a reunião.
  - Em uma data: Informando a data após esse dia a reunião recorrente não será agendada.

Continuando o agendamento

Sala: Selecione em qual sala a reunião deve ser realizada.

Para reunião recorrente a sala selecionada deve estar livre, conforme a periodicidade definida. Qualiex checa os próximos 2 anos.

Coordenador: Selecione o coordenador da reunião, quem vai conduzir a discussão.

Se for informado apenas o coordenador na reunião ele ficará responsável por registrar a ata no Meeting.

Secretário: Indique o colaborador que ficará responsável por acompanhar a reunião e descrever a ata.

Não é permitido selecionar o mesmo colaborador como coordenador e secretário para uma mesma reunião.

Categoria: Informe o tipo de reunião que será realizada.
Pauta: Descreva os tópicos e assuntos abordados na reunião.

Clique em Avançar para seguir com a indicação dos participantes.

Aba Participantes

Selecione os colaboradores que devem participar da reunião.

Quantidade de participantes deve estar de acordo com a capacidade da sala. Se exceder, o sistema exibe um alerta, confirme para prosseguir.

Convidado externo: Se for necessário que uma pessoa que não acessa o Meeting, veja as informações da reunião informe o nome e e-mail, clique no para adicionar um convidado externo na reunião.
- Essencial: Marque essa opção para definir se a participação do convidado é indispensável.
- Remover: Clique no para remover da listagem.
Selecionar: Clique no para abrir a listagem de colaboradores, se quiser selecione um grupo de usuários. Selecione os colaboradores e clique em “OK”.
- Essencial: Marque essa opção para definir se a participação do colaborador é indispensável.
- Remover: Clique no para remover da listagem.

Se o colaborador já tiver uma reunião agendada no mesmo horário será exibido um alerta que o usuário está com o horário ocupado, confirme para agendar mesmo assim.

Clique em Gravar para agendar a reunião.

Convite

Os colaboradores e convidados externos são notificados por e-mail com os dados do agendamento da reunião.

Veja como integrar a agenda do Meeting com o Google e Outlook.