Guia Completo dos Símbolos do Fluxo: Conceitos, Aplicações e Boas Práticas

A modelagem de fluxos é uma etapa fundamental para padronizar processos, garantir clareza nas responsabilidades e promover maior controle das atividades dentro da organização. O s fluxos permitem estruturar etapas, decisões, aprovações e movimentações de forma visual e organizada, facilitando tanto a execução quanto a análise dos processos.

Cada símbolo disponível na aba de Fluxos possui uma finalidade específica e representa uma ação ou condição dentro do processo. A utilização correta desses elementos é essencial para que o fluxo seja compreensível, eficiente e alinhado às necessidades da empresa.

Este guia foi elaborado com o objetivo de apresentar todos os símbolos disponíveis na ferramenta, explicando de forma clara e prática a função de cada um, quando utilizá-los e quais cuidados considerar na sua aplicação. Assim, você poderá construir fluxos mais estratégicos, organizados e aderentes à realidade do seu processo.

Símbolos BPMN : Entendendo os Elementos Disponíveis para Modelagem de Processos

A BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação padrão internacional utilizada para modelagem de processos de negócio de forma clara, visual e padronizada. Seu principal objetivo é facilitar o entendimento dos fluxos tanto por áreas técnicas quanto por áreas de negócio, promovendo alinhamento, organização e melhoria contínua dos processos.

Os símbolos BPMN representam eventos, atividades, decisões, conexões e responsabilidades dentro de um fluxo. Cada elemento possui uma finalidade específica e deve ser utilizado de forma estratégica para garantir que o processo seja compreensível, estruturado e eficiente.

Atualmente, o sistema disponibiliza símbolos baseados na notação BPMN para a construção de fluxos, permitindo a criação de processos organizados, com definição clara de etapas, responsáveis e regras de decisão.

Símbolo de Tarefa (BPMN)

A Tarefa é um dos principais elementos da modelagem BPMN.
Ela representa uma atividade única e executável dentro do processo, ou seja, uma ação que precisa ser realizada para que o fluxo avance.

Visualmente, é representada por um retângulo com bordas arredondadas.

As tarefas indicam “o que deve ser feito” dentro do processo e podem variar conforme o tipo de execução (manual, automática, sistêmica, envio de mensagem, etc.).

Principais Tipos de Tarefas Disponíveis no Sistema

Atualmente, o sistema disponibiliza diferentes variações de tarefas baseadas no padrão BPMN:

Tarefa (Padrão)

Representa uma atividade simples, sem característica técnica específica.

Exemplo: "Analisar solicitação".

Atividade de Chamada

A Atividade de Chamada é utilizada quando um processo precisa acionar outro processo já existente.

Em vez de recriar etapas, ela “chama” um fluxo previamente modelado, promovendo padronização e reaproveitamento.

É ideal quando um mesmo subprocesso é utilizado em diferentes fluxos da organização.

Subprocessos

O Subprocesso representa um conjunto de atividades agrupadas dentro de um processo maior.

Ele é utilizado para organizar fluxos complexos, permitindo detalhar etapas sem poluir a visualização principal.

 

Tarefas

A Tarefa representa uma atividade individual dentro do processo — ou seja, uma ação que precisa ser executada para que o fluxo avance.

É o elemento mais comum na modelagem e indica “o que deve ser feito” em cada etapa.

Tarefas de Envio

A Tarefa de Envio é utilizada quando o processo precisa enviar uma informação ou mensagem para outro processo, sistema ou responsável.

Ela representa uma ação ativa de comunicação dentro do fluxo.

Tarefas de Recebimento

A Tarefa de Recebimento indica que o processo aguarda o recebimento de uma informação, mensagem ou retorno para continuar.

Ela representa um ponto de espera dentro do fluxo.

Tarefas de Regra de Negócio

A Tarefa de Regra de Negócio executa validações ou regras automáticas previamente configuradas no sistema.

É utilizada quando o processo depende de critérios técnicos, cálculos ou condições automáticas para avançar.

 

Tarefas de Script

A Tarefa de Script é executada automaticamente por meio de uma programação interna do sistema.

Ela permite automatizar ações específicas sem necessidade de intervenção humana.

 

Tarefas de Serviço

A Tarefa de Serviço representa uma integração ou execução automática realizada por um sistema externo ou serviço automatizado.

É muito utilizada em cenários de integração entre plataformas.

Tarefas de Usuário

A Tarefa de Usuário é uma atividade que precisa ser executada por uma pessoa dentro do sistema.

Exemplos comuns incluem aprovações, preenchimento de formulários e análises.

Tarefas Manuais

A Tarefa Manual representa uma atividade realizada fora do sistema.

Ela é utilizada para registrar ações que acontecem no mundo físico ou fora da plataforma, como uma assinatura presencial ou inspeção em campo.

Evento de Início

O Evento de Início representa o ponto onde o processo começa.
Ele indica o que dispara o fluxo, ou seja, qual ação, condição ou ocorrência dá início à execução das atividades.

Evento Intermediário

O Evento Intermediário ocorre durante o fluxo do processo, ou seja, entre o início e o fim.

Os eventos intermediários são muito utilizados para modelar esperas, notificações, validações temporais ou situações específicas que impactam o andamento do processo.

Gateways (Elementos de Decisão)

Os Gateways são elementos utilizados para controlar o fluxo do processo, permitindo criar desvios, decisões, ramificações ou paralelismos.

Eles determinam qual caminho o processo deve seguir com base em uma condição, regra ou evento.

Gateway Exclusivo (XOR)

É utilizado quando o processo deve seguir apenas um dos caminhos possíveis.

Gateway Paralelo (AND)

Permite que o processo siga por dois ou mais caminhos simultaneamente.

É utilizado quando atividades precisam ocorrer ao mesmo tempo.

Gateway Inclusivo (OR)

Permite que o processo siga por um ou mais caminhos, dependendo das condições configuradas.

Gateway Baseado em Evento

A decisão é tomada com base em um evento que ocorrer primeiro, como:

• Recebimento de resposta

• Expiração de prazo

Subprocesso

O Subprocesso é utilizado para representar um conjunto de atividades que fazem parte de um processo maior, mas que precisam ser organizadas de forma agrupada.

Ele funciona como um “processo dentro do processo”, permitindo estruturar fluxos mais complexos sem deixar o desenho principal poluído ou difícil de entender.

Pool (Piscina)

O Pool é um elemento da BPMN utilizado para representar um participante do processo.

Esse participante pode ser:

• Uma empresa

• Um departamento

• Um sistema

• Uma entidade externa

 Qual é a função do Pool?

O pool serve para delimitar quem está executando o processo.

Ele ajuda a separar responsabilidades e demonstrar interações entre diferentes participantes.

Por exemplo:

• Um pool pode representar a empresa.

• Outro pool pode representar um cliente ou fornecedor.

Quando existem dois pools no mesmo diagrama, normalmente há troca de mensagens entre eles.

Lane (Raia)

A Lane (Raia) é um elemento utilizado dentro do Pool para organizar e dividir responsabilidades no processo.

Enquanto o Pool representa o participante principal (como empresa ou sistema), a Lane representa os setores, cargos ou funções responsáveis pelas atividades dentro desse participante.

Visualmente, a lane aparece como uma divisão horizontal ou vertical dentro do pool.

Qual é a função da Lane?

A lane serve para indicar quem executa cada atividade dentro do processo.

Ela ajuda a:

• Organizar responsabilidades

• Identificar claramente os responsáveis por cada etapa

• Melhorar a visualização do fluxo

• Evitar dúvidas sobre atribuições

Phase (Fase)

A Phase (Fase) é utilizada para dividir o processo em etapas macro, organizando o fluxo de acordo com seus grandes momentos ou ciclos.

Diferente da Lane, que divide por responsável, a Phase divide por etapa do processo.

Visualmente, a phase aparece como uma separação que agrupa atividades dentro de um mesmo estágio do processo.

 Qual é a função da Phase?

Ela serve para:

• Organizar o processo por etapas principais

• Demonstrar evolução do fluxo

• Facilitar a visualização do ciclo do processo

• Agrupar atividades relacionadas a uma mesma fase

Diferença entre Pool, Lane e Phase

• Pool → Quem participa do processo

• Lane → Quem executa as atividades

• Phase → Em que etapa do processo a atividade está