O que é e Como Utilizar a Trilha de Auditoria no Fornecedores?

Uma trilha de auditoria,  é um registro detalhado e cronológico de eventos significativos que ocorrem em um sistema de computador. Esses registros são essenciais para garantir a segurança, integridade e conformidade de sistemas de informação.

A principal função de uma trilha de auditoria é fornecer uma trilha de evidências que possa ser usada para monitorar e investigar atividades suspeitas ou não autorizadas. Os registros contidos na trilha de auditoria são detalhados e incluem informações como data e hora do evento, usuário responsável, tipo de evento, e resultados da ação tomada. Esses logs são úteis não apenas para detectar e responder a incidentes de segurança, mas também para demonstrar conformidade regulatória em diversas áreas, como finanças, saúde e governança corporativa.

Portanto, uma trilha de auditoria desempenha um papel crucial na gestão e na garantia de que as operações de um sistema são monitoradas de forma eficaz para evitar violações de segurança e manter a integridade dos dados.

Acessando o módulo

Passo a passo para acessar a Trilha de auditoria 

No módulo Fornecedores, acesse a aba “Trilha de auditoria (Simplificada)”.

Localização e estrutura da trilha

 

Módulo: Evidencia o módulo onde o evento foi realizado.

Data: Exibe a data e o horário do evento realizado.

Usuário: Exibe o usuário que executou o evento.

Evento: Descreve qual foi o evento realizado.

Item: Exibe em qual item específico foi realizado a alteração.

Filtros avançados para análise

No ícone teremos o filtro avançado onde poderá aplicar os critérios necessários para localizar as alterações realizadas.

O sistema oferece um filtro avançado para facilitar a busca por eventos específicos. Os campos obrigatórios estão sinalizados com “*”. Os filtros disponíveis incluem:

• Módulo
  • Ao clicar no campo Módulo é exibido uma listagem com as possibilidades de módulos que estão habilitados, com a finalidade de vermos os eventos alterados. Por enquanto temos somente o Módulo Fornecedores nessa listagem.
  • Aqui também temos a opção de utilizar um campo de busca para facilitar o processo de encontrar o módulo desejado.
  • Esse é um campo obrigatório de preenchimento, ou seja, só é possível concluir a filtragem selecionando uma opção para esse campo.
• Evento
  • Ao clicar no campo Evento é exibido uma listagem de eventos significativos que ocorrem dentro do módulo Fornecedores
  • Dentre as possibilidades de escolha temos:
    • Todos
    • Categoria removida
    • Categoria alterada
    • Classificação removida
    • Critério removido
    • Critério alterado
    • Avaliação aberta
    • Avaliação reaberta
    • Material/Serviço removido
    • Material/Serviço alterado
    • Critérios da etapa de Aquisição do Segmento (Avaliação) alterados
    • Critérios da etapa de Seleção do Segmento (Avaliação) alterados
    • Dados gerais da etapa de Aquisição do Segmento (Avaliação) alterados
    • Dados gerais da etapa de Seleção do Segmento (Avaliação) alterados
    • Resultados da etapa de Aquisição do Segmento (Avaliação) alterados
    • Resultados da etapa de Seleção do Segmento (Avaliação) alterados
    • Segmento (Avaliação) removido
    • Segmento (Avaliação) alterado
    • Contato vinculado no fornecedor
    • Contato desvinculado do fornecedor
    • Contato adicionado no fornecedor
    • Contato removido do fornecedor
    • Contato atualizado do fornecedor
    • Documento baixado
    • Documento removido
    • Documento substituído
    • Documento adicionado
    • Documento visualizado
    • Fornecedor removido
    • Vencimento de documento alterado
    • Dados gerais de fornecedor alterados
    • Tipo de fornecedor removido
    • Tipo de fornecedor alterado
  • Aqui também temos a opção de utilizar um campo de busca para facilitar o processo de encontrar o evento desejado.
  • Esse é um campo obrigatório de preenchimento, ou seja, só é possível concluir a filtragem selecionando uma opção para esse campo.
• Usuário
  • Ao clicar no campo Usuário é exibido uma listagem com os usuários associados na unidade, com a finalidade de vermos os eventos alterados por este usuário em específico.
  • Aqui também temos a opção de utilizar um campo de busca para facilitar o processo de encontrar o evento desejado.
  • Esse é um campo obrigatório de preenchimento, ou seja, só é possível concluir a filtragem selecionando uma opção para esse campo.
• Data
  • Aqui temos a possibilidade de selecionar um período específico para verificar os eventos alterados nessa data selecionada.
  • Data inicial / Data final

Após configurar os filtros, é possível:

 

• Limpar : os campos preenchidos;
• Exportar : os dados filtrados nos formatos CSV, PDF ou XLSX (desde que o usuário tenha a permissão de Baixar trilha de auditoria).
• Filtrar :  os critérios de busca;

• 

Com os filtros parametrizados, é só clicar em para visualizar os resultados!

Detalhamento de eventos

Na listagem de trilha de auditoria, no momento em que clicamos na alteração desejada, é aberto uma janela na lateral direita da tela, com detalhes informativos sobre a alteração realizada:

• Dentro dos detalhes de uma alteração teremos registrado de forma geral:
  • Quem realizou a alteração
  • Qual item foi alterado
  • O que foi alterado
    • Valor antigo
    • Valor novo
  • Quando foi alterado
  • Justificativa (quando houver)
  • Assinatura eletrônica (quando houver)

 

Quando selecionado “Fornecedores” no filtro avançado da Trilha de auditoria, no campo “Módulo”, teremos uma janela de detalhes com a descrição das seguintes informações:

• Evento
• Item
• Justificativa
• Assinatura eletrônica (quando houver)
• [Nome do campo alterado]
• Referência(s)
• Realizado por
• Realizado em

Além disso, é possível exportar os dados de um evento específico diretamente da janela de detalhes, também nos formatos CSV, PDF ou XLSX.