Nos processos de gestão documental, tornar um documento obsoleto é uma etapa fundamental para manter a organização alinhada às versões vigentes e assegurar que apenas informações atualizadas permaneçam acessíveis. Por se tratar de uma ação que afeta diretamente controles de conformidade e rastreabilidade, essa responsabilidade não é liberada a todos os usuários. Este artigo esclarece quais perfis podem realizar a obsolescência de um documento e por que essa atribuição é restrita a funções específicas dentro da estrutura administrativa.
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Tornando um documento obsoleto
Só consegue tornar um documento obsoleto no sistema os colaboradores que possuem a permissão “Alterar data de validade” na pasta. Definido em Papéis > Configurações Clássicas.
Quando um usuário já possui autoridade para ajustar a data de validade de um documento, ele passa a intervir diretamente na continuidade ou na interrupção de seu uso. Por isso, é coerente que esse mesmo perfil também possa marcar o documento como obsoleto, já que ambas as ações fazem parte do mesmo conjunto de decisões ligadas ao encerramento do ciclo de vigência.
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